Tipps für digitale Ordnung und digitale Hygiene im papierlosen Büro

Ihr Büro räumen Sie regelmäßig auf und halten es sauber, das ist selbstverständlich. Aber haben Sie sich auch schon mal über digitale Ordnung und digitale Hygiene Gedanken gemacht? Anders als ein unaufgeräumter Schreibtisch ist Unordnung in der elektronischen Ablage nicht auf den ersten Blick sichtbar. Als Effektivitätskiller und Stressfaktor ist sie aber mindestens genauso wirkungsvoll. Die Zeit, in der Sie in Ihrer Verzeichnisstruktur nach Dateien suchen, fehlt Ihnen für Ihre eigentlichen Aufgaben. Da lösen sich die Vorteile des papierlosen Büros ganz schnell in Luft auf. Machen Sie Schluss mit dem digitalen Chaos! Wir haben Office-Effizienztrainerin Andrea Kaden gefragt, was Sie dafür tun müssen, und ihre besten Tipps für Sie zusammengefasst.

Digitale Unordnung im Unternehmen und ihre Folgen

Beim Schlagwort papierloses Büro bekommen Manager wie Assistentinnen leuchtende Augen: Mehr Effizienz, mehr Flexibilität, mehr Platz, mehr Nachhaltigkeit – es klingt wie eine Verheißung auf ein goldenes Zeitalter der Officearbeit. Aber die Sache hat einen Haken: Das Office 4.0 ist kein Selbstläufer. Die Chancen des papierlosen Büros kann nur nutzen, wer es konsequent umsetzt. Und das ist längst nicht in allen Unternehmen der Fall, die sich die Digitalisierung auf die Fahnen geschrieben haben. Durch Chaos in den Ordnerstrukturen, unklare Dateinamen oder uralten Datenmüll auf ihren Laufwerken verschwenden sie Ressourcen und würgen den digitalen Wandel ab, bevor er überhaupt richtig angefangen hat. Die Folgen:

• Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten. Wenn dann die eigentliche Arbeit liegen bleibt, führt das zu Stress – auf Kosten der Kreativität, Innovationskraft und Gesundheit.
• Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit – eigentlich ein großer Vorteil der Digitalisierung – wird erschwert bis unmöglich.
• Für neue Kollegen wird die Einarbeitung zur Sisyphusarbeit, wenn sie sich durch unübersichtliche Strukturen wühlen müssen.
• Es wird immer mehr Speicherplatz benötigt – und der ist, anders als viele glauben, nicht umsonst zu haben.
• In Sachen Datenschutz und Datensicherheit stellt das digitale Chaos ein hohes Risiko dar.

Andrea Kaden will das nicht länger mit ansehen und wirbt als Beraterin in der Wirtschaft für digitale Hygiene. Sie findet: Die Assistentin ist genau die Richtige, um im Unternehmen für digitale Ordnung zu sorgen. Schließlich ist die Verteilung und Ablage von Informationen ihr täglich Brot. Erschließen Sie sich einen neuen Aufgabenbereich und profilieren Sie sich als Informations- und Wissensmanagerin! Ein paar Praxistipps bekommen Sie dafür gleich mit auf den Weg: Mit den folgenden fünf Regeln sorgen Sie an Ihrem eigenen Arbeitsplatz und bei den Kollegen für mehr digitale Hygiene.

Regel Nr. 1: Lokale Kopien von Dateien und Ordnern sind tabu

Speichert Ihr Unternehmen seine Daten in der Cloud? Dann lassen Sie die Dokumente dort, wo sie sind, und legen Sie nur Verknüpfungen auf Ihrem Desktop oder Favoriten im Windows-Explorer an. Auf lokale Kopien auf Ihrem Computer haben andere Nutzer keinen Zugriff – und schon bald kursieren unterschiedliche Dateiversionen.

Regel Nr. 2: Halten Sie Ihren Desktop sauber

Jedes Icon auf Ihrem virtuellen Schreibtisch fordert Ihre Aufmerksamkeit und lenkt Sie von Ihren aktuellen Aufgaben ab. Das kostet Konzentration und Kraft. Legen Sie deshalb nur Verknüpfungen zu laufenden Projekten auf Ihrem Desktop ab. Räumen Sie regelmäßig auf und entfernen Sie alles, was nicht mehr aktuell ist.

Regel Nr. 3: Setzen Sie auf eine klare Ordnerstruktur

Besonders wichtig für die gemeinsame Arbeit aller Kollegen in der Cloud ist eine nachvollziehbare Ordnerstruktur. So gehen Sie vor, wenn Sie sie anlegen:

• Identifizieren Sie mithilfe eines Aktenplans die für Ihre Arbeit wichtigen Themen und Aufgabenbereiche.
• Legen Sie für die übergeordneten Themen maximal zehn Hauptordner an und nummerieren Sie sie von 0 bis 9, z. B. nach der Wichtigkeit.
• Legen Sie in jedem Hauptordner maximal zehn Unterordner an, wiederum nummeriert von 0 bis 9. Um Verwirrung zu vermeiden, sollte keiner der Unterordner dieselbe Bezeichnung haben wie ein Hauptordner.
• Legen Sie einen weiteren Ordner mit dem Namen „Archiv“ an. Die Unterordner benennen Sie mit der Jahreszahl.
• Widerstehen Sie der Versuchung, einen Ordner „Sonstiges“ anzulegen! Dort sammelt sich nur allzu leicht Datenmüll.

Regel Nr. 4: Benennen Sie Dateien einheitlich

Für Dokumente sollten eindeutige Benennungsregeln gelten. Die Grundfrage ist, ob die Dateien chronologisch oder alphabetisch sortiert sein sollen. Für die chronologische Ordnung gehören folgende Informationen in die Dateinamen:

• Datum der letzten Bearbeitung – verlassen Sie sich nicht auf das Datum, das Ihnen der Computer in den Dateieigenschaften anzeigt. Es kann trügerisch sein, z. B. wenn ein Dokument kopiert wurde.
• Ein Stichwort zum Thema – es sollte einen eindeutigen Hinweis auf den Inhalt des Dokuments geben. Vermeiden Sie allgemeine Begriffe wie „Brief“ oder „Korrespondenz“.
• Die laufende Nummer der Dateiversion.

Das könnte dann z. B. so aussehen: 20190307-Protokoll-V3-FM (JahrMonatTag-Inhalt-Version-Bearbeiterkürzel).

Bei einer alphabetischen Sortierung können Sie z. B. von den Nachnamen Ihrer Kunden ausgehen und Dateien nach diesem Muster benennen: Maier 190307.

Regel Nr. 5: Vermeiden Sie Datenmüll

Die digitale Ablage verleitet dazu, nutzlose Daten anzuhäufen. Warum auch aufräumen, archivieren, löschen, wenn Speicherplatz fast unbegrenzt verfügbar ist? Weil Datenmüll Ressourcen frisst und Kosten verursacht – siehe oben. Also, weg damit! Andrea Kadens Hinweise für digitale Müllvermeidung:

• Klasse statt Masse! Achten Sie auf die Qualität der Informationen, die Sie abspeichern. Nicht alles, was Sie z. B. bei einer Internetrecherche finden, können Sie später tatsächlich gebrauchen.
• Archivieren Sie in regelmäßigen Abständen und löschen Sie Daten, die Sie nicht mehr benötigen. Denken Sie dabei auch an Dokumente, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
• Nutzen Sie den Abschluss eines Projekts zum Aufräumen und Aussortieren der gesammelten Daten und bewahren Sie nur die Essenz auf.

Extratipp: Als Teamerlebnis macht das digitale Ausmisten richtig Spaß! Bei einem Kaizen-Aufräum-Event mit Andrea Kaden nehmen Sie sich einen ganzen Tag Zeit, um alte Unterlagen auszusortieren – und zwar nicht nur in Ihrer digitalen Ablage, sondern auch in Ihrem Büro.

Den Umstieg auf eine neue Datenstruktur organisieren

Eine unternehmensweit einheitliche Datenstruktur und die dazugehörigen Regeln lassen sich nicht von heute auf morgen einführen. Das sollte im Rahmen eines längerfristigen Projekts geschehen. Und bei wem wäre die Projektverantwortung besser aufgehoben als bei der Assistentin als Informations- und Wissensmanagerin? Das sind die Schritte für Ihr Projekt „Digitale Ordnung im Unternehmen“:

• Holen Sie Vertreter aller Abteilungen an einen Tisch, um gemeinsam eine neue Ordnerstruktur zu entwerfen. Wichtig: Versuchen Sie dabei nicht, die alte Ordnung zu überarbeiten, sondern strukturieren Sie von Grund auf neu, damit Sie sich nicht in Altlasten verzetteln. Sie dürfen sich auf eine lebhafte Diskussion einstellen. Die Vogelperspektive auf Workflows und Aufgabenfelder wirft oft grundsätzliche Fragen auf: Wo verlaufen die Grenzen zwischen Kompetenzbereichen? Was ist ein Projekt? Wann wird ein Kunde zum Kunden? So kann die Einführung einer neuen Datenstruktur sogar neue Impulse für den laufenden Betrieb bringen. Denken Sie auch daran, Prozesse für die Weitergabe, Archivierung und Löschung von Daten zu vereinbaren.
• Sobald die neue Struktur mit Unterstützung der IT-Abteilung angelegt ist, öffnen Sie sie für alle Nutzer und geben ihnen ein paar Tage Zeit, sich alles anzuschauen und Ihnen Feedback zu geben.
• Währenddessen läuft die Arbeit in der gewohnten Ordnerstruktur weiter. Bitten Sie die Kollegen, in dieser Zeit Dateien, die sie nicht mehr benötigen, großzügig zu löschen. Auf keinen Fall sollen sie dabei jedes Dokument einzeln prüfen – es geht nur um ein ganz grobes Ausmisten.
• An einem vorher festgelegten Datum schalten Sie von der alten auf die neue Struktur um und alle arbeiten nur noch dort hinein. Der Lesezugriff auf die alten Ordner bleibt für eine Übergangsphase möglich. So können Dokumente, die regelmäßig gebraucht werden, in die neue Struktur überführt werden.
• Nach Ablauf der Übergangsfrist wandert die alte Ordnerstruktur mitsamt den verbliebenen Inhalten in ein Archiv, sodass sie für die Nutzer unsichtbar wird. Wer nun noch einmal an die alten Daten ran will, muss sich an die IT-Abteilung wenden.

Dokumentenmanagementsysteme: digitale Ordnung auf höchstem Niveau

Der Goldstandard der digitalen Ablage sind professionelle Dokumentenmanagementsysteme (DMS) in der Cloud, wie sie z. B. Microsoft Office 365 und SharePoint oder die Businessdienste von Google und Dropbox bieten. In Sachen digitale Ordnung und digitale Hygiene nehmen sie Ihnen vieles ab und machen die Informationsverwaltung komfortabler und sicherer:

• Dank der automatischen Änderungsdokumentation müssen Sie nicht mehr selbst darauf achten, Dateiversionen korrekt zu benennen. Das bedeutet auch: eine Fehlerquelle weniger.
• Nichts geht verloren. Dateiversionen lassen sich problemlos wiederherstellen.
• Sie können mit Ihren Kollegen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.
• Dank Volltext- und Metadatensuche sind Ihre Dokumente noch leichter auffindbar.

Ein DMS ist übrigens nicht nur etwas für große Unternehmen. Es kann sich schon für Firmen mit fünf Mitarbeitern lohnen.

Sind Ihre Daten gut geschützt?

Für ein professionelles Dokumentenmanagementsystem spricht nicht zuletzt, dass Business-Cloud-Anbieter in Sachen Datenschutz und Datensicherheit in der Regel besser aufgestellt sind als unternehmensinterne IT-Abteilungen – das gehört schließlich zu ihrem Kerngeschäft.

Zusatzinfo: Kennen Sie den Unterschied zwischen Datensicherheit und Datenschutz? Datensicherheit bedeutet, dass der Zugriff auf Ihre Dokumente jederzeit gewährleistet ist, auch bei technischen Störungen. Ganz wichtig ist in diesem Zusammenhang eine Backup-Routine, die Datenverlust verhindert. Der Datenschutz sorgt dafür, dass Informationen über Mitarbeiter und Kunden, aber auch sensible Unternehmensdaten nicht in unbefugte Hände gelangen.

Auch wenn Ihre Daten in der Cloud schon relativ sicher sind, sollten Sie im Rahmen der digitalen Hygiene individuelle Schutzmaßnahmen ergreifen:

• Lassen Sie auf Ihrem Computer keine sensiblen Dokumente geöffnet, wenn Sie sich kurz entfernen, nicht im Büro und schon gar nicht an öffentlichen Orten.
• Achten Sie auf mögliche Mitleser oder Zuhörer, wenn Sie im Zug, am Flughafen oder im Café arbeiten oder telefonieren.
• Neugierige Blicke auf Ihren Laptop-Bildschirm verhindern Sie mit einem Blickschutzfilter.
• Bearbeiten Sie Dokumente direkt in der Cloud, statt sie herunterzuladen. Auf Ihrem lokalen Computer sind die Dateien nicht durch die automatischen Sicherungssysteme geschützt.

Die Einführung und Durchsetzung von Richtlinien zu Datensicherheit und Datenschutz ist in erster Linie Sache der Geschäftsführung. Zusätzlich sollte aber jedes Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten haben – für große Firmen ist das sogar gesetzlich vorgeschrieben. Für Sie als Assistentin bietet sich hier eine weitere interessante Perspektive zur beruflichen Weiterentwicklung, denn durch Ihre Schnittstellenposition zwischen Führungskräften und Mitarbeitern sind Sie für diesen Job bestens geeignet. Neben den technischen und rechtlichen Fragen ist die Sensibilisierung der Kollegen für das Thema ein wichtiger Aspekt – da ist Ihr Kommunikationstalent gefragt.

Halten Sie die Balance zwischen Online und Offline

Zu guter Letzt sollten Sie bei allen technischen Überlegungen eines nicht vergessen: Digitale Hygiene heißt auch, die digitale Welt hin und wieder zu verlassen. Klar, es gehört zu Ihrem Job, auf dem Laufenden zu sein und digitale Tools, Medien und Methoden auszuprobieren. Aber bitte mit Augenmaß: Wer sich gedankenlos auf jede neue Anwendung stürzt, steigert nicht seine Produktivität, sondern nur seine Onlinezeiten. Und der Raum für konzentriertes Arbeiten und Kreativität wird immer kleiner. Also gönnen Sie sich Ihre Offlinephasen, in denen Sie Smartphone, Computer und Tablet ganz bewusst einfach mal abschalten.