Aufgaben und Termine im Blick zu behalten, für sich selbst und für andere zu organisieren und zu überwachen, an Kollegen zu delegieren und erledigte Aufgabe zu dokumentieren – für Assistenzen sind das ganz alltägliche Pflichten. Allerdings brauchen Sie einen sehr guten Überblick, um alle anstehenden Tätigkeiten mit den zugehörigen Erledigungszeitpunkten zu managen.
Der Umgang mit Aufgaben und Terminen ist eine der typischen Organisationsaufgaben im Sekretariat. In unserer Rubrik Organisation lesen Sie, welche weiteren Tätigkeiten noch dazugehören.
Aufgaben und Termine: Tipps für die Verwaltung
Ganz gleich, ob es um Ihre eigenen Aufgaben oder um die Ihres Chefs und Ihrer Kollegen geht, Sie brauchen vernünftige Hilfsmittel, damit Ihnen nichts durchrutscht. Wie diese Hilfsmittel im Einzelfall aussehen, hängt stark davon ab, wie Ihr Unternehmen konkret organisiert ist.
Manchmal reichen einfache To-do-Listen, oft aber benötigen Sie umfangreiche technische Lösungen, um den Arbeitsfluss am Laufen zu halten. Darin sind dann Funktionen enthalten, mit denen Sie Aufgaben delegieren und den Arbeitsfortschritt überwachen können, mit denen Sie die Aufgaben nach unterschiedlichen Gesichtspunkten sortieren und gewichten sowie in verschiedenen Ansichten übersichtlich darstellen lassen können. Entscheidend ist bei den elektronischen Terminplanern die automatische Erinnerungsfunktion, die eigentlich immer enthalten ist. Outlook ist sicherlich die bekannteste Lösung, es gibt aber noch zahlreiche andere, entsprechende Tools sind beispielsweise auch im Thunderbird enthalten.
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Allerdings nutzt die ganze Technik nichts, wenn nicht klar ist, worum es bei der Aufgabe eigentlich konkret geht. Am Beginn steht daher immer die Frage, was mit dem Vorgang genau erreicht werden soll. Worin genau besteht die Aufgabe? Erst wenn diese Frage umfassend geklärt ist, kommen alle weiteren Schritte zum Tragen.
Für die Aufgabenverwaltung ist übrigens das Schriftlichkeitsprinzip besonders wichtig: Nur Aufgaben, die Sie schriftlich festgehalten haben, sind wirklich verbindlich und gehen im allgemeinen Alltagstrubel nicht unter. Aufgabenlisten sind eine einfache, aber wesentliche Hilfe, um die Übersicht zu behalten. Auf sekretaria.de finden Sie daher jede Menge Arbeitshilfen, mit denen Sie Ihre eigenen oder fremde offenen Punkte verwalten können.
Die eigenen Aufgaben fest im Griff
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Gleichzeitig telefonieren, eine E-Mail anlesen und dem Kollegen per Handzeichen bedeuten, dass die Post raus kann – es scheint, als sei die Fähigkeit zum Multitasking eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Sekretariat. Empfehlenswert ist es allerdings nicht, hat eine Untersuchung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) festgestellt: Das gleichzeitige Bearbeiten von Aufgaben beeinträchtigt die Ausführung und führt vermehrt zu Fehlern.
Die Experten der BAuA erforschten, ob das Gehirn aufmerksamkeitsintensive Prozesse gleichzeitig verarbeiten kann. Die Untersuchung, die quer durch alle Altersgruppen durchgeführt wurde, zeigte ernüchternde Ergebnisse: Je anspruchsvoller die Aufgaben wurden, desto größer waren die Zeit- und Ressourcenverluste, die Qualitätseinbußen sowie die physiologischen und psychischen Fehlbeanspruchungen.
Multitasking ist also nicht sinnvoll, wenn Sie schnell und sorgfältig arbeiten wollen. Unsere Tipps:
- Nehmen Sie sich immer nur eine Aufgabe nach der anderen vor.
- Planen Sie bewusst Zeiten in Ihrem Kalender ein, zu denen Sie diese Aufgaben – und nichts anderes – bearbeiten.
- Stellen Sie Ihr Telefon und das Handy auf lautlos. Ankommende Anrufe können Sie später noch beantworten.
- Schalten Sie die automatischen Benachrichtigungen Ihres E-Mail-Briefkastens aus.
Termine planen und verwalten
Eng mit der Aufgabenverwaltung verknüpft ist die Terminverwaltung. Denn in der Regel hat jede Aufgabe einen Erledigungszeitpunkt. Und das ist auch gut so, denn ohne einen solchen Fixpunkt besteht die Gefahr, dass sie auf die sprichwörtliche lange Bank geschoben wird. Neben diesen Zeitpunkten, die sich aus Aufgaben ergeben, spielen aber viele weitere unterschiedliche Faktoren in eine effiziente Terminplanung ein. Es gilt zu berücksichtigen:
- wann Besprechungen stattfinden,
- wann Besucher im Haus sind,
- wann welcher Kollege im Urlaub oder auf Geschäftsreise ist,
- welche äußeren Termine zu beachten sind (Abgabetermine bei Kunden, Messetermine …)
- wie viel Pufferzeiten jeweils notwendig sind
etc.
Meist führt jeder Kollege einen eigenen Terminkalender, hinzu kommt dann aber oft noch ein Kalender für das ganze Team oder die gesamte Abteilung. Dabei nicht den Überblick zu verlieren ist eine Kunst für sich.
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Für Sie als Assistenz kommt noch erschwerend hinzu, dass Sie oft die Terminplanung Ihres Chefs mitführen. Dann sind gute Absprachen unabdingbar. In Idealfall vergeben nur Sie selbst Termine in seinem Kalender, während er alle Anfragen sofort an Sie zur Koordinierung weiterleitet. In der Realität bestücken Chefs ihre Terminplaner gern selbst und sorgen damit nicht selten für Chaos. Hier brauchen Sie eine Lösung für die Koordination der verschiedenen Tasks. Eine Möglichkeit kann beispielsweise darin bestehen, dass Sie selbst vorrangig Termine vergeben, Ihr Chef aber vorab festgelegte Zeiträume reserviert, für die er selbst Verabredungen trifft. So vermeiden Sie, dass Termine doppelt belegt sind. Allerdings ist auch hier noch etwas Koordination notwendig. So sollte Ihr Chef vor der Vergabe von Terminen, die eine weite Anreise notwendig machen, bei Ihnen Rücksprache halten – denn die dafür benötigte Zeit hebelt gegebenenfalls Ihre Planung wieder aus.
