Wenn Sie große Aufgaben strukturiert angehen, wird es einfacher, ein gutes Ergebnis zu erzielen. Es gibt Vorhaben, die wie ein riesiger Berg vor einem liegen. Da weiß man oft gar nicht, wie und wo man anfangen soll. Welche Schritt sind sinnvoll und welche nicht? Wo sind Informationen zu finden und wie sind diese zu bewerten?
Unser Tipp: Entscheidend ist, dass Sie zu Beginn den Auftrag eindeutig klären. Dann ergeben sich viele der weiteren Schritte automatisch.
Angenommen, Sie erhalten von Ihrem Chef einen Recherche-Auftrag, es geht um eine neue Software für die Kundenverwaltung. Statt ein Problem erst einmal gründlich zu durchdenken, beginnen viele Menschen gleich mit der Arbeit. Sinnvoller ist es, die Aufgabe Schritt für Schritt zu analysieren und abzuarbeiten.
Tipp: Dahinter verbirgt sich übrigens das Konzept des Managementprozesses, das das ideale Vorgehen eines Managers beschreibt.
Wie Sie in sieben Schritten große Aufgaben strukturiert angehen können
1. Auftrag klären
Hand aufs Herz – wissen Sie bei jedem Auftrag immer, was Sie nun genau zu tun haben? Oft äußern Chefs ihre Vorstellung nur sehr vage. Dann ist es an Ihnen, nachzuhaken:
- Welchen Zweck verfolgt Ihr Chef mit dem Auftrag (Kenntnis einer sicheren und effizienten Software für Kundenverwaltung)?
- Wer ist der Kunde (die Kollegen, die bei Einführung damit arbeiten müssen)?
- Welchen Anforderungen muss das Ergebnis entsprechen (z. B. Recherche von konkreten Ansprechpartnern in den Lieferunternehmen)?
- Woran wird das Ergebnis gemessen (mindestens drei verschiedene Software-Anbieter in zwei Wochen)?
2. Ziele definieren
Sind die oben genannten Fragen alle beantwortet, lässt sich das Ziel leicht ableiten. Im Beispiel lautet das Ziel also, innerhalb von zwei Wochen drei Ansprechpartner bei Anbietern einer effizienten und sicheren Kundenverwaltungslösung zu liefern. Die Software soll bei den Kollegen in der Kundenbetreuung eingesetzt werden.
3. Informationen sammeln
Mit dem Ziel vor Augen können Sie sich daran machen, relevante Informationen zu Ihrem Auftrag zu sammeln. Dazu gehören Fragen wie:
- Was muss ich über den Kunden meines Auftrags wissen, um den Zweck zu erfüllen?
- Welche Entwicklungen muss ich berücksichtigen, was sind die Risiken, was die Chancen?
- Welche Mittel stehen zur Verfügung?
Im Beispiel sollten Sie also mit den Kollegen sprechen und sich mit den Abläufen in der Kundenbetreuung vertraut machen. Was wünschen sich die Kollegen, die später mit der Software arbeiten müssen? Ebenfalls intern müssen Sie die Frage nach dem zur Verfügung stehenden Budget klären. Außerdem sollten Sie recherchieren, was gerade “state of the art” in diesem Bereich ist. Generell gilt: Je genauer Sie sich vorher informieren, desto besser wird Ihre Planung.
4. Plan aufstellen
Um Ihren Plan auszuarbeiten, fragen Sie sich einfach: Wer macht was womit bis wann? Möglicherweise nimmt Ihnen ja ein Kollege oder eine Kollegin aus der Kundenbetreuung ab, die Anforderungen für die neue Software zusammenzustellen. Dann gehört es zu Ihren Aufgaben, für solche delegierten Tätigkeiten Termine vorzugeben. Bei der Planung sollten Sie sich auch fragen, welcher Schritt auf welchen folgt, also z. B. erst das Budget festzurren, dann auf Anbietersuche gehen. Sonst kann es leicht geschehen, dass Sie Dinge doppelt erledigen müssen.
5. Umsetzung
Wenn Sie festgelegt haben, wer welche Aufgaben erledigt und in welcher Reihenfolge dies zu erfolgen hat, gehen Sie an die Umsetzung Ihres Plans. Nehmen Sie sich Teilschritt für Teilschritt vor. Möglicherweise erscheint Ihnen der Aufwand bei kleineren Aufträgen sehr groß. Wenn Sie Ihr Vorgehen jedoch mit der Ausgangsituation vergleichen, werden Sie feststellen, dass Sie nach den Vorüberlegungen viel zielgerichteter und vor allem strukturierter verfahren können. Das Risiko, am von Ihrem Chef gewünschten Ergebnis vorbeizuarbeiten, ist deutlich gesunken. Möglicherweise stellen Sie zu diesem Zeitpunkt fest, dass sich die Vorgaben nicht erfüllen lassen. Dann sollten Sie Alarm schlagen und Ihren Chef informieren.
6. Kontrolle und Ergebnispräsentation
Am Ende überprüfen Sie anhand Ihrer Zieldefinition, ob Sie den Auftrag erfüllt haben: Liegen Ihnen bis zum geforderten Zeitpunkt entsprechende Angebote vor? Präsentieren Sie Ihrem Chef die Ergebnisse und erläutern Sie ihm gegebenenfalls auch, wie Sie vorgegangen sind, damit er Ihre Auswahl nachvollziehen kann.
7. Erfahrungen sammeln
Zuletzt geht es darum, aus diesem Auftrag zu lernen. Was lief gut? Was weniger? Was können Sie beim nächsten Mal besser machen? Fragen Sie auch Ihren Chef und die beteiligten Kollegen nach deren Einschätzung.
Tipp: Wenden Sie diese Schritte auch bei kleinen Vorhaben an, um diese Aufgaben strukturiert anzugehen – so üben Sie für große Aufträge.
