Jede Art der Unterbrechung oder des Stillstandes stört einen gut laufenden Betrieb. Leider gilt das auch für tragische Ereignisse wie einen schweren Betriebsunfall oder den Tod eines Kollegen. Lesen Sie hier wie Sie als Assistentin und Sekretärin Ihrem Team bei der Trauerarbeit helfen.
Überbrücken Sie die Kluft zwischen Schock, Trauer und Unternehmerdenken
Auch wenn es höchst taktlos klingen mag, bedeutet ein plötzlicher Todesfall für Chef und Management einen wirtschaftlichen Schaden und Mehrarbeit. Als Assistentin und Sekretärin helfen Sie am besten, indem Sie Ihr Team mit taktvoller, aber herzlicher Trauerarbeit unterstützen und Ihrem Chef den Rücken frei halten, damit im Hintergrund der Betrieb weiter laufen kann.
Die Nachricht vom Tod eines Kollegen reist schnell: Kontrollieren Sie den Informationsfluss
Ob nach einer ernsthaften Erkrankung, nach einem Suizid oder durch einen unerwarteten Betriebsunfall: Handeln Sie nach dem Tod eines Kollegen sofort! Sorgen Sie mit professionellem Informationsmanagement dafür, dass der Informationsfluss nicht aus dem Ruder läuft und üble Gerüchte oder gar Horrormeldungen schließlich den ganzen Betrieb lahm legen.
So bringen Sie Team und Chef durch den ersten Schock
- Überbringen Sie Todesnachrichten immer persönlich.
- Am besten überbringt der Chef die Nachricht selbst.
- Benachrichtigen Sie nie telefonisch oder per E-Mail.
- Informieren Sie zuerst die Angehörigen, dann das Management, dann die engen Team-Kollegen und Mitarbeiter.
- Wenn unmittelbar beteiligte Kollegen betreut werden müssen, rufen Sie den psychologischen Dienst, ein Care-Team oder den Betriebsarzt.
- Die übrigen Firmenkollegen, Kunden oder Medien informieren Sie später – wie, entscheiden Sie am besten individuell mit Ihrem Chef.
- In der Regel ruft der Chef die Firmenkollegen in einem Besprechungszimmer zusammen.
- Rechnen Sie mit unterschiedlichsten, emotionalen Reaktionen, denn jeder Mensch geht mit Schock und Trauer anders um.
- Lassen Sie den Kollegen und Mitarbeitern unbedingt genug Zeit, um die traurige Nachricht zu verarbeiten.
- Geht es jemandem sehr schlecht, erlauben Sie der Person auch, für den Tag nach Hause zu gehen.
- Geben Sie den Kollegen die Möglichkeit, Abschied zu nehmen: Teilen Sie (falls von den Angehörigen erwünscht!) die Daten der Beerdigung und/oder für einen späteren Besuch die Lage des Grabes mit.
Wichtige Schritte an den schweren Tagen danach
- Verfassen Sie eine Todesanzeige im Namen der Firma.
- Schreiben Sie einen Kondolenzbrief an die Angehörigen, am besten von Hand, mit einfachen, ehrlichen und taktvollen Formulierungen, die von Herzen kommen.
- Handelt es sich bei dem Verstorbenen um ein Mitglied der Geschäftsführung oder eine wichtige öffentliche Person, verfassen Sie eine kurze Pressemitteilung und stellen Sie eine Kurzmeldung auf die Firmenwebsite.
- Organisieren Sie einen Kranz oder ein Blumengesteck für die Beerdigung.
- Erwägen Sie je nach individuellem Fall die Teilnahme an der Beerdigung durch den direkten Vorgesetzten und die (unmittelbaren) Kollegen.
- Informieren Sie auch ehemalige, nahe Kollegen, direkte Geschäftskontakte, Kunden und Kreise, an denen die Person im Namen Ihrer Firma beteiligt war.
- Verfassen Sie einen internen Nachruf veröffentlichen Sie diesen per Rundmail, Aushang am Schwarzen Brett, Mitarbeiterzeitschrift, Intranet etc.
Halten Sie auch nach der Beerdigung des Kollegen den Kontakt zu den Angehörigen aufrecht – zumindest, bis alle Formalitäten zwischen Hinterbliebenen und Arbeitgeber geregelt sind. Dazu gehört:
- die Klärung der Todesumstände und Versicherungsfragen
- Lohnzahlungen, Auszahlung ausstehender Urlaubstage etc.
- Rückgabe der persönlichen Gegenstände
- Entgegennahme möglicher Firmengegenstände.
