Der digitale Wandel ist ein Prozess, den die meisten Unternehmen inzwischen durchlaufen. Die Implementierung moderner Technologien ist ein essenzieller Entwicklungsschritt, um Arbeitsprozesse zukunftsfähig zu machen und die Unternehmensausrichtung an die Märkte von morgen anzupassen.
Als zentrale Kommunikations- und Organisationsstelle übernimmt das Sekretariat im digitalen Wandel eine entscheidende Funktion. Das papierlose Büro ist zu einem Schlüsselbegriff für moderne und nachhaltige Abläufe in Unternehmen geworden. Durch die Digitalisierung grundlegender Prozesse kann die effiziente Gestaltung von Arbeitsabläufen, Schnittstellen und Kommunikationskanälen hier wichtige Weichen für eine digitale Unternehmensausrichtung stellen.
Der digitale Wandel in Unternehmen hat Technologien und Tools mit sich gebracht, die das moderne Sekretariat revolutioniert haben. Diese Software-Lösungen verändern den Büroalltag nachhaltig und transportieren die Digitalisierung aus dem Sekretariat in die gesamte Unternehmensstruktur.
Termin- und Aufgabenplanung mit Organisationstools
Zeitmanagement und Terminplanung gehören zu den zentralen Aufgaben des modernen Sekretariats. Sekretariatskräfte unterstützen ihre Vorgesetzten durch die Verwaltung wichtiger Kalenderfunktionen, durch die Vereinbarung, Verwaltung und Koordination ihrer internen und externen Termine sowie durch ein effizientes Zeitmanagement, das ihre eigenen Aufgaben sowie die Aufgaben von Vorgesetzten und die zeitlichen Rahmenbedingungen im Fokus behält.
Moderne Tools für das Aufgaben- und Terminmanagement bieten ein breites Spektrum an Funktionen, die Assistenzen bei diesen täglichen Herausforderungen unterstützen. Neben der bekannten Microsoft-Lösung Outlook, die in vielen Unternehmen zur grundlegenden Softwareausstattung gehört, gibt es vielfältige Apps und Programme, die mit weiterführenden Funktionen überzeugen und vielfältige Schnittstellen zu internen und externen Abteilungen anbieten. So können viele alltägliche Aufgaben zentral verwaltet und grundlegende Prozesse effizient und zuverlässig gestaltet werden.
Die digitale Termin- und Aufgabenkoordination mithilfe von digitalen Organisationstools zählt zu den wesentlichen Grundlagen des digitalen Wandels in modern ausgerichteten Unternehmen.
Digitale Führung von Geschäftskonten
Insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen gehört die Verwaltung von Geschäftskonten häufig zu den Aufgaben des Sekretariats. Die modernen Möglichkeiten von Online-Banking und der digitalen Verwaltung von Konten und Kontobewegungen haben Bankgeschäfte effizienter gemacht.
Die Auswahl an digitalen Geschäftskonten ist groß. Je nach Unternehmensgröße und Komplexität der regelmäßigen Bankgeschäfte können unterschiedliche Funktionen wichtig sein. Um das passende Produkt für die eigenen Unternehmensabläufe zu ermitteln, kann es hilfreich sein, vorab die besten Geschäftskonten im Vergleich zu betrachten und dabei den Fokus insbesondere auf zusätzliche Funktionen und Schnittstellen zu legen, die in der Verwaltung der Geschäftskonten relevant werden können.
Zu den Anwendungen, die für den täglichen Verwaltungsprozess relevant werden können, gehören Zusatzfunktionen wie
- Die unkomplizierte Einrichtung eines Geschäftskontos per Video-Ident
- Ein kundenorientierter Kontowechselservice
- Ein umfangreicher Kundenservice, der jederzeit über verschiedene digitale Kanäle erreichbar ist
- Vielfältige Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen, insbesondere zu Warensystemen, Software für die Lohnbuchhaltung und zur allgemeinen Buchhaltung
- Integrierte Lösungen für die vorbereitende Buchhaltung
- Anpassungsmöglichkeiten auf vielfältige Unternehmensformen und ihre gesetzlichen Rahmenbedingungen zur Kontoführung
Moderne Lösung für digitale Geschäftskonten bieten einen ganzheitlichen Ansatz, der das Sekretariat dabei unterstützt, eine Vielzahl an regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben effizient und innerhalb rechtlicher Rahmenbedingungen zu erledigen.
Kommunikation als digitale Schnittstelle zwischen Abteilungen und Prozessen
Für die Kommunikation zwischen internen und externen Stellen ist das Sekretariat unverzichtbar. Durch die Globalisierung und die internationale Vernetzung von Unternehmen sind neue Kommunikationskanäle wichtig geworden, die Absprachen in Echtzeit unabhängig von der Entfernung möglich machen und die Verständigung auf allen Prozessebenen lückenlos gewährleisten.
Mit dem digitalen Wandel ist die Unternehmenskommunikation zunehmend in den virtuellen Raum abgewandert. Digitale Telefon- und Videokonferenzen, Smartphone und Tablet als Kommunikationsplattformen und E-Mail, Messenger und Cloud-Dienste zur Übermittlung von Daten lassen die Welt enger zusammenrücken und ermöglichen komplexe Kooperationen ohne Zeit- und Qualitätsverlust.
Das moderne Sekretariat ist mit innovativen Technologien ausgestattet, die die digitale Kommunikation in allen Facetten ermöglichen. Gleichzeitig ist das Anforderungsprofil für Assistenzen und Sekretariatskräfte um umfangreiche Kompetenzen im Bereich der digitalen Kommunikation gewachsen. Je komplexer die Vernetzungen moderner Unternehmen in der internationalen Wirtschaft sind, desto wichtiger werden leistungsfähige Tools und ganzheitliche Softwarelösungen, die allen Anforderungen der modernen Kommunikation gerecht werden.
Digitale Ablage und Dokumentenmanagement
Der Trend zu nachhaltigerem Wirtschaften und effizienten Arbeitsabläufen hat das papierlose Büro zunehmend in den Fokus gerückt. Für das Sekretariat bedeutet das, dass ganzheitliche Lösungen für eine digitale Ablage und Verwaltung von Dokumenten unverzichtbar geworden sind.
Eine vorwiegend oder ausschließlich digitale Ablage kann Prozesse effizienter gestalten, Kooperationen erleichtern und neue Schnittstellen schaffen. Ganzheitliche Tools für das Dokumentenmanagement im Sekretariat müssen verschiedenen Anforderungen gerecht werden, um die Unternehmensabläufe bestmöglich unterstützen zu können:
- Benutzerfreundliche Bedienung der Ablage- und Suchfunktionen
- Eine sinnvolle Kombination aus integrierter Suchfunktion und durchdachtem Ablagesystem
- Vielfältige Schnittstellen und ganzheitliche Lösungen für den Zugriff auf die Datenablage sowie Weiterleitungsmöglichkeiten
- Moderne Lösungen zur Datensicherheit
- Berücksichtigung aktueller Datenschutzbestimmungen
Größtmögliche Flexibilität in der täglichen Nutzung bei gleichzeitig maximaler Datensicherheit sind Qualitätsmerkmale, die digitale Lösungen zum Ablage- und Dokumentenmanagement auszeichnen. Für den Weg zum papierlosen Büro müssen ganzheitliche Systeme entwickelt werden, die den individuellen Anforderungen unterschiedlicher Unternehmensstrukturen genügen.
Digitale Protokollführung
Auch in Meetings ist die Digitalisierung zum bereichernden Faktor geworden. Das gilt nicht nur für digitale Videokonferenzen als Kommunikationskanal für eine globale Wirtschaft. Auch die Protokollführung ist in den virtuellen Raum abgewandert. Programme wie Minute, Meetings, AgreeDo oder MeetingBooster gehören längst zum Handwerkszeug in einem modernen Sekretariat. Die ganzheitlichen Softwarelösungen ermöglichen es nicht nur, schnell und komfortabel Protokoll zu führen, sondern auch, die aufgenommenen Daten digital weiterzubearbeiten und anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmern zur Verfügung zu stellen.
Damit kann das Protokoll als organisatorischer Begleitakt weitreichenden Funktionen übernehmen und Beispielsweise die Grundlage für Geschäftsverträge, Präsentationen oder Marketingkampagnen bilden.
Um einen echten Mehrwert zu generieren, sollten Programme zur digitalen Protokollführung vor allem mit anderen Softwarelösungen und Systemen innerhalb des Unternehmens kompatibel sein und wertvolle Schnittstellen generieren können. Zu den zentralen Schnittstellen gehören Kontaktdatenbanken und Programme zur Terminverwaltung.
Mit einer ganzheitlichen Protokoll-Software in Kombination mit der erforderlichen digitalen Kompetenz kann das Sekretariat effizient, strukturiert und qualitätssichernd arbeiten und damit noch breitere Unterstützung im Unternehmensalltag bieten.
Automatisierung von Routineaufgaben zur Prozessoptimierung
Im Bereich der täglichen Routineaufgaben können digitale Lösungen zur Prozessoptimierung im digitalen Sekretariat beitragen. Dazu gehören Aufgaben wie
- Erstellen und Verwalten von To-Do-Listen
- Notizen und Ideensammlung
- Verwaltung von Fälligkeitsdaten
- Terminkoordination
- Aufgabenpriorisierung
- Verwaltung von Kontakten
- Regelmäßige Mailings und Infoschreiben
- Verwaltung von Projektplänen und Zuständigkeiten
- Verwalten und Nachhalten im Bereich der Rechnungslegung
- Mahnwesen
- Verwalten von internen Terminen wie Mitarbeitergeburtstagen, Jubiläen, Firmenveranstaltungen, etc.
Die Liste der Routineaufgaben, die durch digitale Tools effizienter gestaltet werden können, ist lang und variiert je nach Unternehmensstruktur und Aufgabenspektrum, das im Sekretariat gebündelt wird. Umfangreiche Unterstützung bieten Softwarelösungen, die in ihren Funktionen breit aufgestellt sind, zahlreiche Schnittstellen unterstützen und sich einem wachsenden Aufgabenspektrum mühelos anpassen. Je einfacher sich die alltäglichen Aufgaben im Büro in digitale Systeme überführen lassen, desto reibungsloser lässt sich der digitale Wandel im Unternehmen von der Organisationszentrale Sekretariat aus realisieren.
