Geschäftsreise

Eine Geschäftsreise für den Chef oder für Kollegen zu organisieren, gehört zu den Standardaufgaben in fast allen Sekretariaten. Je länger der Geschäftsreisende unterwegs ist und je entfernter und exotischer das Ziel ist, desto anspruchsvoller und interessanter ist diese Aufgabe. Dann geht es nicht mehr nur darum, ein Hotel zu buchen und dafür zu sorgen, dass ein Mietwagen bereitsteht, sondern es müssen beispielsweise Detailfragen zum Visum oder zur Gesundheitsvorsorge geklärt werden. Teilweise benötigen Sie auch ausgefeilte Sicherheitskonzepte, wenn die Geschäftsreise in Risikogebiete führt.

Die Organisation einer Geschäftsreise und das Reisemanagement gehören für viele Kolleginnen fest zum Arbeitsalltag im Office dazu. Welche Aufgabengebiete noch darunter fallen, lesen Sie in unserer Rubrik „Büroorganisation“.

Grundsätzliches zur Geschäftsreise

Einige Punkte müssen Sie bei der Organisation einer Geschäftsreise immer beachten, unabhängig davon, um welche Form der Auswärtstätigkeit es sich handelt, ob die Reise in benachbarte Ausland oder in ein Land am anderen Ende der Welt führt, ob der Geschäftsreisende mit dem Mietwagen oder mit dem Flugzeug unterwegs ist und ob er in einer einfachen Pension oder einem Fünfsternehotel übernachtet. Wichtig ist immer, die internen und externen Rahmenbedingungen rechtzeitig abzuklären. Zu den internen Rahmenbedingungen gehört vor allem das zur Verfügung stehende Budget, aber auch die Frage, ob aus Gründen der Datensicherheit möglicherweise noch Dokumente vom Laptop entfernt werden müssen. Aber auch die Organisation der Kommunikation mit dem Geschäftsreisenden – z. B. das Problem der Erreichbarkeit auch über verschiedene Zeitzone hinweg – fällt darunter. Viele Unternehmen haben eine spezielle Reiserichtlinie entwickelt, um solche Fragen für alle Mitarbeiter eindeutig und verbindlich zu beantworten.

Zu den externen Rahmenbedingungen zählen alle Faktoren, die sich aus dem Reiseziel ergeben. Das beginnt damit, dass alle Reisedaten nicht nur dem Reisenden zugänglich gemacht werden sollten. Zumindest Sie als Sekretärin oder Assistentin sollten Ausdrucke und Kopien aller notwendigen Dokumente vorrätig halten, um im Notfall schnell helfen zu und um jederzeit darüber Auskunft geben zu können, wo sich Ihr Chef gerade befindet. Hinzu kommen Visa und Reisenebenkosten, Devisen und Versicherungen, Kreditkarten und Anschriften von Botschaften und Konsulaten.

Tipp: Nutzen Sie dafür Checklisten, die Sie auf die jeweilige Geschäftsreise anpassen. So verhindern Sie, dass Sie wesentliche Punkte übersehen.

Mobilität: Flugzeug, Mietwagen & Co. für die Geschäftsreise buchen

Eine der ersten Fragen für einen Geschäftsreisenden ist: „Wie komme ich hin?“ Je nachdem, wohin die Reise geht, stehen verschiedene Verkehrsmittel zur Verfügung. Viele Kollegen nutzen einfach den Dienstwagen oder auch ihr Privatauto und rechnen anschließend über die Reisespesen das entsprechende Kilometergeld ab. Steht kein eigenes oder firmeneigenes Auto zur Verfügung, können Sie einen Mietwagen bei einem der großen Anbieter buchen. Sehr praktisch ist, dass viele Autoverleiher sogenannte „One-way”-Lösungen anbieten. Ein Wagen kann also in Kiel gebucht und in Kempten zurückgegeben werden.

Je weiter aber die Entfernung ist, die der Geschäftsreisende bis zu seinem Zielort hinter sich bringen muss, desto unpraktischer ist es, mit dem Auto zu fahren. Autofahren ist anstrengend und erfordert viel Konzentration. Die Zeit hinterm Steuer ist produktiv in keinem Fall nutzbar. Da ist es besser, wenn Sie auf die Bahn setzen und für Ihren Chef einen Sitzplatz mit Tisch in der ersten Klasse buchen. Hier hat er Ruhe zum Arbeiten, einen Stromanschluss und ausreichend Platz für seinen Laptop. Und je früher Sie die Bahnfahrkarte kaufen, desto preiswerter wird auch die erste Klasse, wenn Sie eine Fahrkarte mit Zugbindung kaufen. Damit können Sie oft auch den erhöhten Komfort der ersten Klasse für Mitarbeiter und Angestellte buchen, ohne das Budget zu sprengen.

Oft genug aber werden Sie für Ihren Chef oder die Kollegen einen Flug buchen. Dabei gibt es in vielen Unternehmen im wahrsten Sinne des Wortes eine „Zwei-Klassen-Gesellschaft“. Angestellte und sonstige Mitarbeiter fliegen in der Regel mit der Economy Class, für die Chefetage hingegen buchen Sie die Businessclass oder darüber. Bei Langstreckenflügen ist allerdings Geiz an dieser Stelle fehl am Platz. Was nützt es, wenn der Mitarbeiter nach einem langen, anstrengenden Flug in der Economy Class völlig übermüdet und mit Jetlag in China aus dem Flugzeug klettert und dem Meeting nicht wirklich folgen kann? Je länger der Flug dauert, desto eher sollte Ihr Unternehmen die höheren Kosten für die Businessclass in Kauf nehmen, um nicht den Erfolg der gesamten Geschäftsreise zu gefährden.

Unterbringung: Hotels und Alternativen buchen

Je länger Geschäftsreisen dauern, desto stärker schlagen Übernachtungskosten zu Buche. In Zeiten, in denen fast alle Unternehmen gespart werden muss, steht dieser Posten besonders schnell auf dem Prüfstand. Die Hotelrate, die das Unternehmen für Mitarbeiter einer bestimmten Gehaltsklasse zu zahlen bereit ist, wird oft in den Reiserichtlinien definiert. Hier lauert in vielen Unternehmen noch ein großes Einsparpotenzial. So können Sie als Unternehmen mit Hotelketten über Firmenvereinbarungen ein bestimmtes Kontingent buchen und dabei Sonderkonditionen aushandeln. Das lohnt sich natürlich vor allem für Unternehmen, die viele Übernachtungen im Hotel benötigen. Solche Verhandlungen werden aufgrund der Komplexität oft an spezialisierte Travel Manager übergeben, die die Buchungssituation analysieren, optimierte Lösungen entwickeln und anschließend mit Dienstleistern (darunter vor allem Hotels, aber auch Fluggesellschaften und Mietwagenunternehmen) preisgünstige Raten aushandeln.

Wenn für Ihr Unternehmen kein ausgefeiltes Travel Management infrage kommt, haben Sie dennoch Möglichkeiten, auch bei den Übernachtungskosten zu sparen. Überlegen Sie doch einmal, ob Sie einen Kollegen statt in einem Hotelzimmer in einer Wohnung auf Zeit unterbringen. Insbesondere wenn er sich für längere Zeit am Zielort aufhalten wird, kann sich die Recherche nach entsprechenden Anbietern lohnen.