Ihr Chef fährt zu einer internationalen Messe. Sie buchen den Flug, organisieren einen Mietwagen und reservieren das Hotel. Zudem müssen Sie Prospekte und Kataloge anliefern lassen. Damit Sie bei der Reisevorbereitung auch garantiert nichts vergessen und Ihren Chef optimal unterstützen, haben wir für Sie eine Checkliste zur Reisevorbereitung erstellt.
Rund um den Flug
- Flug buchen, Buchungsbestätigung zufaxen lassen
- Datum, Uhrzeit, Flugnummer, Terminal und voraussichtliche Dauer der Reise sowie des Fluges notieren
- Machen Sie sich Notizen über Flüge vor und nach den errechneten Zeiten. Falls die Termine anders verlaufen als geplant, sind Sie für eine Umbuchung bereits gerüstet.
- Buchen Sie für die Weiterreise vom Flughafen zum Zielort eine Bahnverbindung oder organisieren Sie einen Mietwagen.
- Pufferzeiten in die Reiseplanung des Ankunftstages einkalkulieren, falls das Flugzeug Verspätung hat.
Hotel buchen
Beachten Sie: Bei den meisten Hotels ist die Anreise nur bis 18 Uhr möglich. Eine spätere Ankunft müssen Sie ausdrücklich vereinbaren.
Wichtige Dokumente
– Sind Reisepass und Personalausweis noch gültig? Viele Länder verlangen eine Mindestgültigkeit von sechs Monaten.
– Benötigt Ihr Chef ein Visum?
– Wird ein Visum benötigt? Sind die Einreisebestimmungen des Landes geprüft worden?
– Wenn ein Mietwagen gebucht wird, braucht Ihr Chef eventuell einen internationalen Führerschein.
– Nummern aller Schecks und Dokumente notieren
– Kopien der wichtigen Dokumente anfertigen. Diese getrennt von den Originalen aufbewahren, dann sind Sie im Falle eines Verlustes gerüstet.
Versicherungen
– Gepäckversicherung
– Auslandreisekrankenversicherung
– ADAC-Karte, Grüne Versicherungskarte, Schutzbrief
Rund ums Geld
– Devisen besorgen
– Kreditkarten und Reiseschecks
– Kreditkartensperrnummern für das Ausland herausfinden
Im Büro
– E-Mails im Büro umleiten, Abwesenheitsmeldung einrichten
– Rufumleitung einrichten
– ggf. Anrufbeantworter besprechen
– Reiseplan im Büro hinterlassen
– Vollmachten erstellen
Sonstiges
– Erinnern Sie Ihren Chef an Visitenkarten, Terminkalender, wichtige Adressen und Telefonnummern, Prospekte
– Notieren Sie ihm Adressen von Botschaften und Ämtern
– Finden Sie heraus, ob sein Laptop und sein Handy im Reiseland funktionieren. Ansonsten benötigt er gegebenenfalls einen Adapter, Telefonkarten bzw. ein Miethandy.
Zum Schluss
– Überprüfen Sie alle Unterlagen auf ihre Vollständigkeit
– Machen Sie sich Kopien von den Reiseunterlagen, damit Sie für Rückfragen und Umbuchungswünsche gerüstet sind
– Ordnen Sie die Unterlagen in einer Mappe nach der zeitlichen Reihenfolge
