Die Reiseplanung ist eines der wichtigsten Aufgabengebiete für Assistenzen. Meistens geht es um die Organisation klassischer Geschäftsreisen, beispielsweise für die Führungskräfte. Jedoch können je nach Unternehmen auch Sonderfälle in Ihren Aufgabenbereich fallen, beispielsweise die Planung von Montageeinsätzen, sei es für einzelne Mitarbeiter oder ganze Montageteams. Neben den allgemeinen Tätigkeiten der Reiseplanung gilt es dabei einige Besonderheiten zu beachten, damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet wird. Zudem gilt es, stets die Finanzen im Blick zu behalten, um die Montage- sowie Reisekosten auf ein Minimum zu reduzieren. Folgende Checkliste hilft dabei.
Besonderheiten der Reiseplanung bei Montageeinsätzen
Jede Geschäftsreise ist individuell, wie Sie mittlerweile wissen. Welche Aufgaben Sie im Rahmen der Planung übernehmen müssen, hängt daher vom Einzelfall ab: Von der Destination, von der Reisedauer, vom Transportmittel, von den Terminen vor Ort und vielen weiteren Faktoren. Im Regelfall sind Sie vor allem für die Terminabsprache sowie die Buchung von Unterkünften sowie der An- und Abreise zuständig. Das gilt auch bei der Planung von Montageeinsätzen. Sie müssen also eine geeignete Unterkunft finden, einen Mietwagen reservieren oder einen Flug buchen. Aber die Organisation solcher Montageeinsätze umfasst zusätzlich die Abstimmung der möglichen Einsatzzeiten mit den Kunden, die Zuordnung von Fahrzeugen sowie Werkzeugen (auch) vor Ort oder die Abstimmung zwischen verschiedenen Teams. Ein Stück weit übernehmen Sie als Assistent oder Assistentin also nicht nur die Reiseplanung, sondern auch die Ressourcenplanung: für Mitarbeiter, für Fahrzeuge und für Material.
Worauf kommt es bei der Montageplanung an?
Um Monategeeinsätze planen zu können, benötigen Sie also neben dem Wissen rund um die Reiseplanung auch grundlegendes Know-how, was die Montageplanung betrifft. Für Sie ist vor allem wichtig, die Prioritäten zu kennen, sodass Sie die Reise für alle Beteiligten zufriedenstellend organisieren können – für die Vorgesetzten, für die Kunden und für die Monteure selbst. Reibungslose Abläufe sind daher das A und O bei Montageeinsätzen, damit sie zeit- sowie kosteneffizient durchgeführt werden können, den Monteuren aber dennoch ausreichend Kapazitäten bleiben für eine qualitativ hochwertige Arbeit. Zudem muss immer mit unvorhergesehenen Verzögerungen gerechnet werden. Die Einplanung von Pufferzeiten ist deshalb bei Montageeinsätzen essentiell. Im Fokus stehen zudem:
- Flexibilität in Form von Pufferzeiten, aber auch bei Terminänderungen oder -verzögerungen. Sie fungieren daher nicht nur vor, sondern auch während des Montageeinsatzes als Ansprechpartnerin beziehungsweise Ansprechpartner für die Koordination.
- Kosteneffizienz, sprich die Montage muss in bestmöglicher Qualität, aber zu geringstmöglichen Kosten durchgeführt werden. Für Sie bedeutet das einen Balanceakt.
- Termintreue, welche für die Kundenzufriedenheit und im Sinne einer verlässlichen Reiseplanung unverzichtbar ist. Es ist deshalb wichtig, die Termine zwar zeitnah zu planen, aber dennoch realistisch.
- Transparenz ist im Umgang mit den Monteuren essentiell, sodass alle Beteiligten genau wissen, was sie wann zu erledigen haben. Auch können Absprachen im Vorfeld wichtig sein, schließlich haben die Monteure mehr praktische Erfahrung als Sie und können hilfreiche Hinweise für die Reiseplanung geben – sie können beispielsweise oft realistischer einschätzen, wie lange ein Termin dauern wird. Auch die Kommunikation sollte daher transparent sein.
Mit diesen Grundsätzen im Hinterkopf funktioniert die Planung von Montageeinsätzen einfacher sowie besser. Bestenfalls steht Ihnen hierfür ein Montageplaner zur Verfügung – oder Sie haben Einblick in den Montageplaner der betreffenden Abteilung. Denn solche Programme können die Organisation der Reise und der Einsätze erheblich vereinfachen.
Montageplaner nutzen – die Vorteile
Ein solcher Montageplaner steht mittlerweile als Software oder App zur Verfügung und bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Mit ihm können grundlegende Aufgaben der Planung von Montageeinsätzen automatisiert werden. So werden durch das Programm beispielsweise bei entsprechender Voreinstellung automatisch Doppelbelegungen verhindert – sei es bei der Einsatzplanung von Mitarbeitern oder bei der Zuordnung von Fahrzeugen. Zudem behalten alle Beteiligten mit Zugriff auf den Montageplaner jederzeit den Überblick über die Mitarbeiter, die Kunden, die Einsätze, die Werkzeuge und die Arbeitstage. In der Regel kann der Montageplaner zudem individualisiert werden, sprich er lässt sich speziell auf Ihre Branche und Ihren individuellen Bedarf anpassen. Sollten Sie noch keinen zur Verfügung haben, aber häufiger Montageeinsätze planen, lohnt sich daher die Rücksprache mit dem Arbeitgeber, ob Ihnen ein Montageplaner zur Verfügung gestellt wird. Schlussendlich können davon alle Beteiligten nur profitieren.
Schritt für Schritt: Montageeinsätze richtig planen
Sie haben nun die Grundlagen für eine erfolgreiche Planung von Montageeinsätzen geschaffen. Jetzt gilt es, schrittweise an die Aufgabe heranzugehen:
Schritt 1: Aufgabenstellung
Bevor Sie mit der eigentlichen Planung beginnen, ist eine Klärung der Ziele notwendig. Bringen Sie also in Erfahrung, welche Mitarbeiter wiederum welche Aufgaben im Rahmen des Montageeinsatzes erledigen müssen, wie viel Zeit ihnen dafür zur Verfügung steht und welche Werkzeuge sie benötigen. Es gilt, die Situation zu analysieren und konkrete Ziele festzulegen, damit Sie diese im Rahmen einer effizienten Reiseplanung realisieren können.
Schritt 2: Grobplanung
Im zweiten Schritt steht erst einmal die grobe Planung an. Sie recherchieren also, welches Transportmittel am besten geeignet wäre oder welche Art von Unterkunft. Auch können Sie bereits einen groben Plan für die Termine erstellen, das notwendige Werkzeug zuteilen oder die Verfügbarkeit der Fahrzeuge überprüfen. Bevor es jedoch an die Feinplanung geht, empfiehlt es sich, die grobe Planung von den Vorgesetzten sowie den betreffenden Monteuren abnehmen zu lassen. In diesem Zuge können noch offene Fragen geklärt oder Veränderungen vorgenommen werden, sodass Missverständnisse oder Planungsfehler verhindert werden.
Schritt 3: Feinplanung
Sobald die Grobplanung abgenommen wurde, können Sie die Buchungen tätigen oder tiefergehende Recherchen durchführen, wenn notwendig, beispielsweise bezüglich der Unterkunft. Nun gilt es zudem die Details festzulegen. Das betrifft die einzelnen Termine, Fragen der Verpflegung und viele weitere Punkte der Reiseplanung.
Schritt 4: Realisierung
Wie bereits erwähnt, ist Ihre Aufgabe nicht mit dem Beginn des Montageeinsatzes beendet, sondern auch währenddessen stehen Sie als Kontaktperson zur Verfügung. Sie müssen vielleicht Termine verlegen, fehlendes Werkzeug organisieren oder offene Fragen mit der Unterkunft klären – um nur einige von vielen typischen Szenarien zu nennen.
Schritt 5: Analyse
Nach dem Montageeinsatz lohnt sich zudem eine Analyse, was bei der Planung gut war und wo Sie sich zukünftig verbessern können. Auch ist es manchmal sinnvoll, sich für wiederkehrende Aufgaben gewisse Vorlagen zu erstellen, sodass Sie zukünftig noch effizienter arbeiten. Der Montageplaner kann Ihnen diesbezüglich erneut helfen, indem Sie einige Abläufe automatisieren. Sprechen Sie daher nach der Rückkehr der Monteure mit ihnen, um positive oder negative Kritik einzuholen. Auch die Rücksprache mit den Vorgesetzten lohnt sich, wenn es beispielsweise um finanzielle Themen geht.
Detaillierte Reiseplanung für Monteure
Im Rahmen der Planung, also im zweiten und dritten der genannten Schritte, stellt sich die Frage nach dem Transportmittel und der Unterkunft, welche für den Montageeinsatz am besten geeignet sind. Hierbei sind ebenfalls einige Besonderheiten zu beachten, im Gegensatz zur Planung von normalen Geschäftsreisen:
Transport
Bei üblichen Geschäftsreisen ist das Flugzeug häufig das Mittel der Wahl, vor allem bei weiteren Strecken. So lassen sich diese schließlich schnell, komfortabel, stressfrei und trotzdem vergleichsweise günstig zurücklegen, weshalb das Fliegen in den meisten Fällen die effizienteste Wahl ist, sowohl zeitlich als auch finanziell. Bei Montageeinsätzen bringt es aber einen erheblichen Nachteil mit sich: Es macht den Transport von Werkzeug oder Maschinen schwierig bis unmöglich. Zudem finden viele Montageeinsätze nicht in Großstädten mit Flughafen statt, sondern in schwieriger zu erreichenden Destinationen. In der Regel ist ein Fahrzeug daher die bessere Wahl, sei es firmenintern oder ein Mietwagen. Wichtig ist daher, dass Sie bei der Planung die richtige Perspektive einnehmen und jenes Transportmittel wählen, das effizient und praktikabel zugleich ist.
Unterkunft
Ein wichtiger Kostenfaktor sind zudem die Unterkünfte. Bei Geschäftsreisen wird dabei ein gewisser Komfort und Service vorausgesetzt, weshalb die Wahl meist auf spezielle Business-Hotels fällt. Monteure sind diesbezüglich hingegen weniger anspruchsvoll, da sie meist ohnehin kaum Zeit im Hotelzimmer verbringen. Ihr Fokus liegt stattdessen auf Flexibilität dank 24-Stunden-Rezeption und Annehmlichkeiten wie einer eigenen Küche oder Waschmaschine – vor allem bei länger andauernden Montageeinsätzen. Es geht also eher um ein Zuhause auf Zeit. Daher gibt es mittlerweile spezielle Angebote für Monteure, die all diese Anforderungen erfüllen, und zugleich günstig sind, sodass Sie zusätzliche Kosten einsparen können. Es lohnt sich somit, am jeweiligen Einsatzort nach entsprechenden Angeboten zu recherchieren.
Kosteneffizienz in der Ressourcen- und Reiseplanung
Mit den Kosten ist bereits mehrfach ein wichtiges Stichwort gefallen. Dann als Organisatorin oder Organisator der Montageeinsätze sind Sie nicht nur für die Koordination und Ressourcenplanung zuständig, sondern Sie müssen stets auch die Kosten im Blick behalten. Es gilt also, die Reise so zu planen, dass reibungslose Abläufe entstehen und die Monteure qualitativ ihre bestmögliche Arbeit verrichten können. Gleichzeitig gilt es dabei die Ausgaben zu minimieren, ohne dass sich diese Reduktion negativ auf die Monteure, die Kunden oder das Unternehmen im Allgemeinen auswirkt. Wie bereits erwähnt, handelt es sich um einen Balanceakt. Folgende Tipps helfen Ihnen dabei, diesen zu meistern – und mit etwas Übung fällt Ihnen die Reiseplanung dann von Montageeinsatz bis Montageeinsatz leichter.
1. Montagekosten realistisch ansetzen.
Auch hier gilt: Bevor Sie mit der konkreten Planung beginnen, ist es wichtig, ein grundlegendes Verständnis für die Problematik zu entwickeln. Denn die Kalkulation von Montagekosten ist auf den zweiten Blick deutlich komplexer als sie auf den ersten Blick erscheinen mag. Wie bereits erwähnt, ist Flexibilität bei Montageeinsätzen schließlich essentiell, was auch die Kosten betrifft. Denn unvorhergesehene Ereignisse können auch hier den Kostenrahmen sprengen. Zum Problem werden zudem oft unproduktive Zeiten, die beispielsweise durch Terminverzögerungen oder das Warten auf Werkzeug entstehen. Rund elf Prozent machen solche Störzeiten im Durchschnitt aus, sprich elf Prozent der Kosten könnten in den meisten Fällen eingespart werden. Zudem erhöht eine bessere Planung die Zeiteffizienz, sprich durch die Verhinderung von Leerlaufzeiten können die eingesparten Arbeitsstunden beim nächsten Projekt produktiv eingesetzt werden. Zuletzt sind es die Vor- und Nachbereitung der Montage, die zu unnötigen Zeitfressern werden können – und genau hier kommen Sie ins Spiel. Je besser Sie nämlich die Planung und Analyse meistern, desto weniger Zeit verlieren die Monteure durch Nebentätigkeiten wie Terminabsprachen.
2. Organisation effizient(er) gestalten.
Eine effiziente Organisation ist also die beste Voraussetzung, um einen Montageeinsatz mit dem geringstmöglichen Zeit- sowie Kostenaufwand durchzuführen. Manchmal sind Sie alleine für diese Aufgabe zuständig, in anderen Fällen arbeiten Sie im Team. So oder so ist es wichtig, die Organisation strukturiert durchzuführen – anhand der geschilderten fünf Schritte. Wie vorab erwähnt, lohnt es sich zudem, diesen Prozess weitestgehend zu automatisieren und dafür Hilfsmittel wie einen Montageplaner zu nutzen. Dennoch wird es Aufgaben geben, die Sie von Hand erledigen müssen, beispielsweise die Buchung der Unterkünfte. Arbeiten Sie dabei mit Prioritäten und teilen Sie die einzelnen Aufgaben konkreten Personen zu, falls Sie bei der Planung der Montageeinsätze Unterstützung haben. Je strukturierter Sie vorgehen, desto schneller wird die Organisation der Reise ablaufen, desto geringer ist die Fehleranfälligkeit und desto kleiner ist auch der dafür anfallende Kostenblock.
3. Viel und richtig kommunizieren.
Sei es vor oder während des Montageeinsatzes: Je mehr Personen zusammenarbeiten, desto wichtiger ist die Kommunikation. Sie stellen dabei sozusagen das Bindeglied dar zwischen Monteuren, Arbeitgeber und Kunden. Je klarer Sie kommunizieren, desto geringer ist das Risiko von Missverständnissen, die wertvolle Zeit kosten können. Genau aus diesem Grund ist Transparenz schon während der Planungsphase so wichtig – und das bleibt sie auch bis zum erfolgreichen Projektabschluss. Hierbei gilt das Motto: Lieber zu viel kommunizieren als zu wenig.
4. Monteure in die Planung einbinden.
Gerade, wenn Sie noch nicht allzu viel Erfahrung mit der Planung von Montageeinsätzen haben, ist die Rücksprache mit den Monteuren hilfreich, wie bereits geschildert. Sie sind schließlich die Experten, wenn es um typische Probleme vor Ort geht, um Einsatzzeiten, um benötigte Werkzeuge und um viele weitere Fragen, die auch im Rahmen Ihrer Planungen relevant sind. Erneut ist deshalb Kommunikation essentiell. Am besten bereiten Sie dafür konkrete Fragen vor, die Ihnen bei der Planung helfen und für die Sie Rückmeldungen von den Monteuren wünschen oder benötigen. Gemeinsam können Sie optimale Abläufe entwerfen, sodass Sie die Reiseplanung schlussendlich nur noch um die Montageplanung „herumbauen“ müssen.
5. Ansprechpersonen vor Ort klären.
Zwar sind Sie die wichtigste Ansprechperson, wenn es um die Planung der Montageeinsätze geht – auch während des Einsatzes. Dennoch ist manchmal ein zusätzlicher Ansprechpartner vor Ort unverzichtbar. Klären Sie daher die Zuständigkeiten der mitreisenden Monteure, damit jeder weiß, an wen er sich bei welchen Problemen wenden muss. Dadurch können Sie Verzögerungen minimieren, was wiederum Kosten einspart.
6. Montageberichte einholen und auswerten.
Auch im Nachhinein kann es helfen, im Rahmen der Analyse die Monteure aktiv einzubinden. So können Sie wertvolle Informationen für die Zukunft gewinnen und die Planung von Montageeinsätzen noch effizienter gestalten. Bereiten Sie dafür Formulare vor, in welchen die Monteure ihren Bericht eintragen und wertvolles Feedback geben können. Sollte es während des Einsatzes zu Problemen wie unvorhergesehenen Verzögerungen gekommen sein, können Sie diese in einem gemeinsamen Gespräch analysieren. Dadurch können Sie ähnliche Vorkommnisse in Zukunft bestenfalls verhindern. Auch ist es sinnvoll, die Zeiten möglichst genau zu dokumentieren, damit Sie bei weiteren Planungen von Montageeinsätzen besser abschätzen können, wie viel Zeit Sie für einzelne Tätigkeiten einplanen müssen und welche Pufferzeiten eventuell notwendig sind. So haben Sie für die Zukunft eine bessere Grundlage bei der Planung sowie Kalkulation.
7. Externe Experten einspannen.
Sollte Ihnen die Erfahrung oder das Know-how fehlen, um einen Montageeinsatz (bereits) selbständig zu planen, können Sie sich externe Hilfe durch Experten holen. Entsprechende Dienstleister gibt es mittlerweile für quasi jede Branche und natürlich gilt es, solche Maßnahmen mit den Vorgesetzten abzusprechen. Sie können sich aber durchaus amortisieren, indem Sie mit der zusätzlichen Hilfe effizienter Planen oder kostspielige Fehler verhindern. So wird nicht nur der betreffende Montageeinsatz zeit- sowie kosteneffizienter, sondern auch alle weiteren, denn Sie lernen in diesem Prozess für die Zukunft.
Fazit
Die Planung von Montageeinsätzen fällt nicht in das klassische Aufgabengebiet von Assistenten und Assistentinnen, kann aber durchaus zum Arbeitsalltag gehören, wenn Sie in einer entsprechenden Branche sowie Position tätig sind. Wenn Sie schrittweise vorgehen und die genannten Tipps berücksichtigen, handelt es sich in der Regel um eine Aufgabe, die Sie meistern können, sofern Sie schon Erfahrung mit der Reiseplanung sowie -organisation gesammelt haben. Wichtig ist jedoch, dass Sie die richtige Perspektive einnehmen, denn bei Montageeinsätzen gibt es einige Besonderheiten im Gegensatz zu normalen Geschäftsreisen. Am besten legen Sie direkt Checklisten, Formulare & Co für die Zukunft an, um weitere Montageeinsätze immer effizienter zu planen und bei der Kalkulation noch genauer zu werden. Falls Sie sich mit dieser Aufgabe jedoch überfordert fühlen, sollten Sie nach interner oder externer Hilfe fragen, um kostspielige Fehler oder zeitliche Verzögerungen zu vermeiden. Denn von einer optimalen Koordinierung der Mitarbeiter-, Fahrzeug- und Materialressourcen können schlussendlich alle Beteiligten nur profitieren.
