Meetings: mit der richtigen Organisation zum Erfolg

Meetings, Sitzungen und Besprechungen sind in vielen Unternehmen bei Mitarbeitern denkbar unbeliebt. Sie gelten als überflüssige Zeitfresser, als Schwafelrunden oder als Bühne für Selbstdarsteller. Dabei können die regelmäßig oder unregelmäßig stattfindenden Treffen unter Kollegen ein zentrales Kommunikationsmedium sein, eine Tagung, in der Prozesse vorangetrieben, Absprachen getroffen und Entscheidungen gefällt werden. Damit Meetings aber wirklich effizient ablaufen, müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu gehören eine gründliche Vorbereitung, eine zielgerichtete Durchführung und eine genaue Kontrolle und Nachbereitung. In all diesen Phasen haben Sie als Assistenz eine Schlüsselposition inne.

Die Organisation von Meetings und Besprechungen gehört in sehr vielen Unternehmen zum Tätigkeitsfeld einer Assistenz. Zugleich ist sie aber nur ein Teilbereich der Organisationsaufgaben. In unserer Rubrik Organisation erfahren Sie, was noch dazu gehört.

Meetings richtig vorbereiten

Ob eine Sitzung erfolgreich verläuft oder nicht, entscheidet sich oft schon deutlich vor dem eigentlichen Besprechungstermin. Werden während der Vorbereitung Fehler gemacht, ist die Gefahr sehr groß, dass das Treffen zu lang dauert, keine greifbaren Ergebnisse bringt und sich im Nachhinein niemand an das Besprochene erinnert, geschweige denn, sich an Absprachen hält.

Die Bedeutung der Vorbereitung kann damit gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Dennoch besteht sie in vielen Abteilungen darin, ein “Wir treffen morgen Nachmittag dazu mal …” in die Runde zu werfen. Bei einer solchen Ankündigung weiß niemand, welches Ziel mit dem Meeting verfolgt werden soll, wie sich jedermann darauf vorbereiten kann, wie lange die Besprechung etwa dauern wird usw. All dies sind Punkte, die Sie während der Vorbereitungsphase unbedingt klären sollten.

Konkret geht es bei der Vorbereitung um Fragen wie:

• Welche Kollegen sollen an der Besprechung teilnehmen?
• Welches Ergebnis soll am Ende mit dem Meeting erreicht werden?
• Welche Themen werden in der Sitzung behandelt?
• Wie viel Zeit werden die einzelnen Punkte beanspruchen?
• Wer muss was vorbereiten?
• Wann und wo findet das Treffen statt? Welche Dauer ist dafür eingeplant?
• Brauchen wir zusätzliches Material? Werden ein Beamter oder ein Flipchart benötigt?

Diese Fragen dienen dazu, am Ende des Vorbereitungsprozesses eine sinnvolle und stimmige Tagesordnung sowie eine aussagekräftige Einladung für die Teilnehmer erstellen zu können.

Tipp: Treffen Sie sich nicht ohne Tagesordnung! Sollten Sie keine Agenda beschlossen haben, so holen Sie dies am Anfang der Besprechung nach.

Meetings effizient durchführen

Überlange Redebeiträge, eine konfuse Moderation, eine ausufernde Diskussion zu Nebensächlichkeiten … keine Frage, die effiziente, zielgerichtete Durchführung eines Meetings ist eine Kunst für sich. Aber eine, die man erlernen und trainieren kann! Immer mehr Assistenzen übernehmen in Zusammenkünften die Moderation. Für diese Aufgabe gibt es nützliche Tools, die Ihnen bei der Vorbereitung weiterhelfen. Wenn Sie als Moderatorin das Meeting leiten, sorgen Sie dafür, dass der Zeitplan eingehalten wird und dass alle Beteiligten zu Wort kommen. Sie stoppen Vielredner und aktivieren Schweiger. Läuft ein Gespräch aus dem Ruder, führen Sie sie wieder in angemessene inhaltliche Bahnen zurück.

Als Moderatorin ist es Ihre Aufgabe, den Teilnehmern den Ablauf des Meetings vorzugeben. Die folgenden zehn Schritte gehören zu einer guten Moderation:

1. Sie begrüßen die Teilnehmer. Personen, die dem Kreis noch nicht bekannt sind, stellen Sie vor. Fangen Sie unbedingt pünktlich an, auch wenn noch nicht alle Teilnehmer anwesend sind. Das diszipliniert für die Zukunft.
2. Sie motivieren die Anwesenden, indem Sie die Ziele und die Bedeutung des Meetings hervorheben und um rege Mitarbeit bitten.
3. Sie schlagen einen Geprächsverlauf vor.
4. Sie überzeugen sich vom Sachverständnis der Teilnehmer und stellen fest, inwieweit sie über die Inhalte der Besprechung informiert sind. Falls nötig, geben Sie eine kurze Einführung.
5. Sie eröffnen die Diskussion, z. B. mittels einer Startfrage.
6. Sie fassen regelmäßig zusammen, skizzieren die angesprochenen Szenarien und visualisieren Zwischenergebnisse.
7. Sie arbeiten Resultate heraus und delegieren Aufgaben. Betrachten Sie eine Frage erst dann als geklärt, wenn feststeht, wer was wann wo und wie zu tun hat.
8. Sie nehmen Anregungen und Themen für das nächste Treffen an.
9. Sie geben einen Termin für die Protokollverteilung an.
10. Sie erläutern kurz das weitere Vorgehen und danken allen für ihr Engagement. Halten Sie sich an die vereinbarten Schlusszeiten und weisen Sie darauf im Verlauf des Meetings immer wieder hin. Sie könnten z. B. sagen: “Bevor wir zum Ende kommen …” oder “Als letzten Punkt sollten wir …”.

Tipp: Hängen Sie an die Tür des Besprechungsraums ein Schild: “Besprechung. Bitte nicht stören!”

Die Nachbereitung eines Meetings

Ist die Besprechung erst einmal vorbei, steht die Umsetzung des Besprochenen im Vordergrund. Von zentraler Bedeutung ist dabei das Schriftlichkeitsprinzip: Nur das, was auch auf Papier oder im Computer festgehalten ist, strahlt Verbindlichkeit aus und bringt die Teilnehmer dazu, die offenen Punkte auch wirklich anzugehen und umzusetzen.

Tipp: In vielen Meetings und Besprechungen werden Protokolle geführt. Zu diesem umfangreichen Thema haben wir auf www.sekretaria.de eine eigene Rubrik eingerichtet.