Was dauert viel zu lang und danach denkt jeder: “Hätten wir uns sparen können”? Das Meeting. Lesen Sie hier, warum die meisten Treffen überflüssig sind und mit welchen Tipps Sie als als Assistenz Ihre Führungskraft unterstützen, wirklich sinnvolle Sitzungen zu halten.
Die Chefin ist nicht im Büro, wo wird sie wohl sein? Im Meeting. Studien zufolge sitzen Führungskräfte heute im Schnitt bis zu vier Stunden täglich in Besprechungen – und das meist völlig nutzlos. Die meisten Meetings dauern zu lang, liefern keine wirklichen Erfolge und langweilen oder frustrieren nur. Denn mit der Chefin brüten auch viel zu viele Mitarbeiter im Besprechungsraum, die meisten davon wissen nicht einmal, warum.
Jammern, schimpfen, trödeln
Zwischen drei und fünf Meetings pro Woche müssen Büroangestellte derzeit durchschnittlich “durchleiden”. Und das darf ruhig wörtlich genommen werden. Denn anstatt fruchtbare Gespräche zu führen, wird vor allem:
- über Missstände und unerfüllte Wünsche gejammert
- nach Schuldigen gesucht und Verantwortung abgewiesen
- über nicht anwesende Kollegen, Nachbarabteilungen und Vorgesetzte gelästert
- in kleine Plaudereien mit dem Sitznachbarn abgeschweift
Effizientes “Powwow” statt sinnloser Sitzmarathon
Auf Effizienz statt auf Dauer getrimmt, können Meetings allerdings zum wahren Powwow werden. Klar werden Sie dabei nicht tanzen und singen – aber produktive Ideen entwickeln und handfeste Ergebnisse gewinnen. Dazu streichen Sie am besten die folgenden 10 Zeitfresser von der Tagesordnung:
1. Die Sitzung wird routinemäßig abgehalten, auch wenn es eigentlich nichts Neues gibt.
Besser: Routinemeetings abschaffen. Sitzungen nur dann halten, wenn tatsächlicher Handlungsbedarf besteht.
2. Keiner weiß, worum es geht.
Besser: vorab per Mail alle Beteiligten über Grund und Ziel des Meetings informieren.
3. Der Team-Leiter ist unvorbereitet und improvisiert das Meeting aus dem Stegreif.
Besser: eine Tagesordnung festlegen und an alle Teilnehmer schicken oder im Meeting verteilen. Alle wichtigen Unterlagen vorab zusammentragen und mitnehmen!
4. Kollegen sitzen dabei, die mit dem Thema – wenn überhaupt – nur am Rande zu tun haben.
Besser: nur Personen einladen, die tatsächlich Produktives sagen können.
5. Äußere Störungen wie klingelnde Handys, wichtige Telefonate oder hereinplatzende Kollegen unterbrechen die Konzentration.
Besser: einen eigenen Raum reservieren, Handys stumm schalten und Telefone umleiten.
6. Das Meeting läuft ohne Pausen, dauert über 1,5 Stunden und überschreitet die Konzentrationskraft der Teilnehmer.
Besser: maximal eine Stunde einplanen, vorab allen Beteiligten verbindliche Meeting-Zeiten mitteilen und pünktlich Schluss machen.
7. Die Teamleitung saugt alle Aufmerksamkeit auf die PowerPoint-Präsentation, anstatt dass man die Teilnehmer aktiv über Meinungen und Ideen sprechen lässt.
Besser: Wichtige Unterlagen und Informationen vorab an alle Beteiligten mailen und das Meeting nicht als Monolog sondern als Dialog nutzen.
8. Es sind immer die gleichen Teilnehmer, die das Wort an sich reißen, während andere gar nichts sagen.
Besser: “Schweiger” direkt aber höflich auf ihre Meinung ansprechen und um Vorschläge bitten.
9. Anstatt zuzuhören, wird sofort gejammert, geschimpft, gelästert.
Besser: Spielregeln aufstellen wie: keine Nebengespräche, keine emotionalen Zwischenrufe, keine Wortmeldungen ohne Aussage etc.
10. Das Protokoll ist mangelhaft oder fehlt ganz.
Besser: Noch im Meeting festlegen, wer was bis wann erledigen muss und wann welche Ergebnisse wem präsentiert werden.
