Nicht nur organisatorisch, auch inhaltlich müssen Meetings vor- und nachbereitet werden. Professionalität und Effizienz bei der Vorbereitung sowie eine zielgerichtete Auswertung im Anschluss tragen dazu bei, dass Besprechungen schlank abgehalten werden und zu raschen und befriedigenden Ergebnissen führen.
Die Tagesordnung in einem Meeting
Die Tagesordnung sollte gut durchdacht sein und einen organischen Sitzungsablauf vorsehen. Wenn Sie ein Treffen ohne offizielle Agenda planen, sollten Sie im Vorfeld dennoch den Gesprächsablauf überdenken und die zu besprechenden Punkte schriftlich vor sich liegen haben. Überlegen Sie sich, welche möglichen Einwände, Kritik oder Fragen Ihr Gesprächspartner anbringen könnte, und formulieren Sie Ihre Antworten in Form eines Argumentariums aus. Ohne Argumentarium sollten Sie in keine Verhandlung und in kein Konfliktgespräch eintreten.
Eine Methode pro Thema
Bei Teamsitzungen, Brainstormings, Workshops oder Projektsitzungen genügt es nicht, die Agenda und die Präsentationen sorgfältig vorzubereiten. Mindestens ebenso wichtig ist es, für die einzelnen Besprechungspunkte die geeignete Methode vorzubereiten, mit der das Thema behandelt werden sollte. Vor allem bei der Ideenfindung oder der Erarbeitung und Bewertung von Lösungsansätzen sind gute Moderationsmethoden ausschlaggebend, um brauchbare und auswertbare Ergebnisse zu erzielen.
Vorgehen zur Problemlösung
Wenn Sie Besprechungen zur Lösung anspruchsvoller Probleme anberaumen müssen, empfiehlt es sich, nach einer festen Struktur vorzugehen, damit Sie ohne unnötige Extraschlaufen zu einer Lösung kommen. Nehmen Sie sich die nachfolgende Checkliste als Leitfaden:
1. Problemanalyse
- Problem umfassend und eindeutig beschreiben
- Problemursache(n) ermitteln
- Zielrichtung der Lösungsmaßnahmen festlegen
- Ziel quantifizieren (innerhalb eines bestimmten Spielraums von –> bis)
2. Entwickeln von Lösungsvorschlägen
- Lösungsideen entwickeln und sammeln
- Ideen ordnen und ggf. weiterentwickeln
- Ideen auf Realisierbarkeit überprüfen
- realistische Lösungsalternativen formulieren
3. Alternativideen bewerten
- Entscheidungskriterien festlegen
- Kriterien gewichten
- Lösungsalternativen anhand der festgelegten Kriterien bewerten
- Rangfolge nach Nutzwert erstellen
4. Lösung wählen
- zu realisierende Variante auswählen und plausibel begründen
- allfällige Bedenken und erkannte Risiken festhalten
- Entscheidungsverfahren dokumentieren
5. Maßnahmenplanung
- Maßnahmenkatalog mit Ablaufund Zeitplan festlegen
- erforderliche Finanzen, Persona lund Sachmittel festlegen
- Kontrollmaßnahmen und -termine vereinbaren
Protokollaufnahme
Ob und in welcher Form Sitzungen protokolliert werden sollen, hängt ebenfalls von der Art der Besprechung ab. Fest steht, dass keine einzige Besprechung stattfinden sollte, ohne dass die Ergebnisse und getroffenen Vereinbarungen anschließend schriftlich festgehalten werden, und sei es auch nur als Besprechungsnotiz. Bei heiklen Gesprächen oder Sitzungen zu Themen, in denen Sienicht sattelfest sind, können Sie zusätzliche Tonaufnahmen machen. Das geht heute mit dem Smartphone auch spontan und spielend einfach. Wichtig ist, dass alle Anwesenden mit der Aufnahmeeinverstanden sind. Wenn Sie als Protokollführerin eine Aussage entweder akustisch oder inhaltlich nicht verstanden haben, dann fragen Sie sofort nach – nicht erst anschließend an die Sitzung, wenn der Betreffende vielleicht selbst nicht mehr so genau weiß, was er im Zusammenhang gesagt hat.
Wir unterscheiden folgende Protokollarten:
a) Das Vollprotokoll (wörtliches Protokoll)
Das Vollprotokoll kommt bei Versammlungen zum Einsatz, bei denen die Teilnehmenden ihre Redebeiträge festgehalten haben wollen, zum Beispiel bei Generalversammlungen, Mitgliederversammlungen und dergleichen. Es beinhaltet die vollständige, chronologische und wortgetreue Wiedergabe aller Voten inklusive Anträge, Beschlüsse, Aufträge und Terminhinweise. DieNamen der Sprecher müssen angegeben werden.
b) Das Verhandlungs- oder Verlaufsprotokoll
Ein Verhandlungsprotokoll ist sinnvoll bei heiklen Verhandlungen mit Rechtsfolgen. Haben die beteiligten Parteien das Protokoll gutgeheißen, können die aufgeführten Beschlüsse und Absichtserklärungen als verbindlich betrachtet werden. Das Verhandlungsprotokoll gibt den Verlauf von Verhandlungen sinnvoll wieder, inklusive Beschlüsse, Aufträge und Terminhinweise. Die Redebeiträge werden mit Namen der Sprecher inhaltlich richtig wiedergegeben.
c) Das Kurzprotokoll
Das Kurzprotokoll ist eine übliche Variante für viele Business Meetings. Hier werden die wesentlichen Diskussionspunkte gerafft wiedergegeben, inklusive Beschlüsse, Aufträge und Terminangaben. Redebeiträge werden ohne namentliche Nennung der Sprecher zusammengefasst.
d) Das Ergebnisprotokoll
Das Ergebnisprotokoll enthält nur Ergebnisse, also die Beschlussfassungen einer Sitzung. Wortbeiträge und Diskussionen werden nicht festgehalten.
Vorgefertigte Raster für Ergebnisprotokolle unterstützen die Projektarbeit und die Effizienz von Sitzungen enorm. Wenn Sie mit einer Projektmanagement- Software arbeiten, werden Sie Ihrem Projekt dort eine Nummer erteilen, die auch auf dem Protokoll erscheint. Die Projektsitzungen werden nummeriert. So sieht jeder auf den ersten Blick, wo dieses Protokoll einzuordnen ist, und jedes Projektteammitglied merkt sofort, ob es im Besitz aller Protokolle ist.
