Hat Ihr Unternehmen seine Firmen- und Bürogebäude gemietet, liegt üblicherweise einmal im Jahr die Nebenkostenabrechnung des Vermieters auf Ihrem Tisch. Gerade in kleineren Firmen gehört es oft zum Aufgabenbereich der Assistenz, diese Abrechnungen zu prüfen. Gegenüber privaten Vermietungen umfasst die Nebenkostenabrechnung für Gewerbeobjekte häufig mehr Punkte und andere Kosten. Es kann sich lohnen, diese Abrechnung genau unter die Lupe zu nehmen. Denn viele dieser Abrechnungen sind fehlerhaft. Gerade bei größeren angemieteten Flächen können Ungenauigkeiten oder nachteilige Abrechnungen schnell übermäßig teuer werden.
Besonderheiten der gewerblichen Nebenkostenabrechnung
Es gibt Unterschiede zur privaten Abrechnung. Die „Nebenkostenabrechnung Gewerbe“ unterliegt zwar ebenfalls klaren Vorgaben. Es gilt darüber hinaus aber auch eine relativ große Vertragsfreiheit. Diese können im Detail nicht nur erhebliche Unterschiede, sondern auch fragwürdige Abrechnungen zur Folge haben.
So sind gewerbliche Vermieter zwar an §2 BetrKV (Betriebskostenverordnung) gebunden. Sie können aber den unter Punkt 17 dort genannten sonstigen Betriebskosten auch Posten hinzufügen, die private Vermieter nicht abrechnen können. Dazu zählen zum Beispiel Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten.
Sparpotenzial: Es ist nur das abzurechnen, was im Mietvertrag steht
Allerdings liegt hier schon das erste Sparpotenzial. Denn es gibt eine Reihe von Vermietern, die ihre Ausgaben nicht detailliert im Mietvertrag auflisten. Für Sie heißt das: Sie müssen die Kosten nicht zahlen. Wie bei privaten Mietverträgen müssen auch bei gewerblichen Anmietungen sämtliche Betriebskosten (und Nebenkosten) im Mietvertrag genau aufgeführt sein. Eine allgemeine Beschreibung wie „sonstige Kosten“ oder „Instandhaltung“ reicht nicht aus. Ist ein Posten nicht im Mietvertrag aufgeführt, aber abgerechnet, können Sie um eine Korrektur bitten.
Obergrenzen für bestimmte Ausgaben sind geboten
Instandhaltung und Verwaltungskosten sind zugleich die typischen Gruppen, deren Kosten auf Gewerbemieter umlegbar sind. Dazu müssen sie aber eben im Vertrag genau erläutert sein. Verwaltungskosten können unter anderem ein Facility-Management umfassen, die Instandhaltung kann anders als bei privaten Mietern auch Reparaturkosten beinhalten.
Allerdings gibt es eine gängige Praxis, nach der maximal acht bis zehn Prozent der Instandsetzungskosten auf gewerbliche Mieter umlegbar sind. Liegt eine Abrechnung mit einem höheren Satz vor, können Sie um eine Korrektur bitten. Häufig wissen Vermieter nicht einmal, dass Sie eine solche Kappungsgrenze beachten und im Mietvertrag festhalten müssen. Fehlt eine solche Angabe, ist der gesamte Abrechnungsposten unzulässig.
Gewerbliche Nebenkostenabrechnung wird nach Fläche berechnet
Ein wichtiger Punkt bei gewerblichen Vermietungen: Es wird nach Fläche abgerechnet. Dabei sollten Sie genau hinsehen, ob der Anteil an der Gesamtfläche wirklich korrekt ist. So können Gemeinschaftsflächen falsch zugeordnet oder berechnet sein, was zu fehlerhaften Abrechnungen führt. Bei einem großen Gelände kann es auf jedem Quadratmeter ankommen.
Ausgenommen sind die Kosten, die nach Verbrauch abgerechnet werden können. Dazu muss ein einwandfreies Abrechnungssystem für zum Beispiel Strom oder Wasser vorliegen. In dem Fall ist der Verbrauch maßgebend. Ist in der gewerblichen Nebenkostenabrechnung etwas anderes ausgewiesen, besteht das Recht zur Korrektur.
Sonderfall: gewerbliche Heizkosten
Ein Sonderfall ist die Heizkostenabrechnung. Dabei gilt für gewerbliche Mietverträge: Die Heizkosten dürfen zu 100 Prozent nach Verbrauch berechnet werden. Ist dies nicht der Fall, darf eine Mischabrechnung nach Verbrauch und Fläche erfolgen. Der Anteil der Abrechnung nach Fläche darf jedoch maximal 50 Prozent betragen. In anderen Fällen dürfen Sie die Abrechnung korrigieren lassen.
Die Heizkosten können gerade im Gewerbebereich mit schlecht isolierten Hallen oder Betriebsstätten ein echter Kostenfresser sein. Es lohnt sich, diese Position auf der Abrechnung genau zu prüfen. Kleine Abrechnungsfehler können große Beträge bedeuten.
Besonderheit bei gemischt genutzten Immobilien
Bei gemischt genutzten Immobilien aus Gewerbeeinheiten und Mietwohnungen greift noch eine weitere Besonderheit. Hier muss der Vermieter die Kosten für private und gewerbliche Mieter getrennt voneinander aufschlüsseln und berechnen. Das führt häufig zu fehlerhaften Nebenkostenabrechnungen. Bei solchen Immobilien lohnt es sich, ganz besonders hinzusehen und die einzelnen Kosten genau zu prüfen.
Form der gewerblichen Nebenkostenabrechnung prüfen und Fristen beachten
Erhalten Sie die Nebenkostenabrechnung, sollten Sie sich die Zeit zum Prüfen nehmen. Kontrollieren Sie zunächst die Form: Sind alle Angaben vollständig und korrekt? Wenn nicht, lassen Sie den Vermieter die Abrechnung auf den benötigten Stand bringen.
Nehmen Sie außerdem Einsicht in die Belege. Der Vermieter muss jede Ausgabe nachweisen können. Achtung: Eventuell ist hierfür eine Frist im Vertrag vereinbart, die den Zeitraum beschränkt.
Wichtiger im gewerblichen Mietbereich ist jedoch der Inhalt der Abrechnung. Finden Sie erhebliche Unstimmigkeiten, können Sie den Vermieter mit Frist um eine Änderung bitten. Dann können Sie auch die Zahlung mit Verweis auf die fehlende korrekte Abrechnung verweigern. Bei leichten Fehlern wie Zahlendrehern sind Sie dagegen zur Zahlung innerhalb der genannten Frist verpflichtet.
Wichtig: Zwar soll der Vermieter auch im gewerblichen Bereich die Abrechnung spätestens ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode ausgestellt haben. Er kann die Nebenkostenabrechnung aber noch drei Jahre später aktualisieren.
Wenn Sie selbst unsicher bei der Bewertung sind, ziehen Sie einen Experten hinzu. Es gibt unter anderem Online-Anbieter, die als Spezialisten auch gewerbliche Nebenkostenabrechnungen genau prüfen und Sie so vor zu hohen Nachzahlungen oder zu niedrigen Rückzahlungen bewahren.
