Professionelles E-Mail-Management

Wer den Durchblick hat, arbeitet vorausschauend und selbstbestimmt. Das ist leicht gesagt, doch in der Fülle ständig neu auf uns einstürzender Aufgaben, Nachrichten und Informationen nicht so leicht in die Tat umzusetzen. Zum Beispiel beim täglichen E-Mail-Management.

Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Da nehmen Sie sich einmal einen Tag frei, und schon trauen Sie sich danach kaum noch nachzusehen, wie viele E-Mails inzwischen eingetroffen sind. Oder sind Sie im Gegenteil richtig süchtig danach, jede eingehende E-Mail sofort zu lesen? Ob nun das eine oder das andere zutrifft – fest steht: Im Grunde sind nicht nur die E-Mails das Problem, sondern mindestens so entscheidend ist, wie wir damit umgehen!

Lassen Sie sich nicht ablenken!

Müssen Sie wirklich ständig E-Mails checken und gleich antworten? Oder ist das nicht vielmehr eine (schlechte) Gewohnheit oder gar der unbewusste Versuch, sich vor der eigentlich gerade anstehenden Aufgabe zu drücken?

„Erziehen“ Sie drängelnde Absender

Bevor Sie sich also wahllos an die Bearbeitung Ihrer E-Mail-Nachrichten machen, überlegen Sie sich genau, welche Prioritäten und Kriterien Sie dabei befolgen wollen.

In dringenden Fällen ist ein Anruf ohnehin die bessere Wahl: Ein sofortiger Dialog mit direkter Antwortmöglichkeit entlastet Sie nämlich von einer Aneinanderreihung wechselseitiger E-Mail-Monologe mit mühsamen Wartezeiten dazwischen. Sofern es nicht Ihre Kernaufgabe ist, auf Anfragen per Live-Chat oder E-Mail innerhalb von Minuten einzugehen, ist es absurd, auf E-Mails eine sofortige Antwort zu erwarten. Sollte also jemand drängeln oder sich beschweren, bitten Sie ihn höflich, künftig in dringenden Fällen einfach anzurufen.

Hinweis:
Beachten Sie bitte die in Ihrem Unternehmen (eventuell) geltenden Richtlinien zur Archivierungs- und Aufbewahrungspflicht von E-Mails. Möglicherweise dürfen Sie bestimmte (oder im Extremfall sogar alle) Nachrichten, für die ich hier das Löschen empfehle, nicht endgültig löschen. Legen Sie sich in diesem Fall einen mit „Kompost“, „Abfallarchiv“ oder ähnlich bezeichneten Ordner an, in den Sie die Nachrichten verschieben, wann immer ich von „löschen“ spreche. Falls Sie das Archiv nach anderen Kriterien als Datum, Absender oder Betreff sortiert halten müssen, legen Sie entsprechende Unterordner für diesen Ordner an.

Deaktivieren Sie die Benachrichtigung über neue E-Mails

Schalten Sie die Benachrichtigung über neu eingetroffene E-Mails ab. Sie werden dadurch nur abgelenkt oder dazu verleitet, eine wichtige, aber unangenehme Arbeit schon wieder zu unterbrechen oder zu verschieben. Auch wenn Sie nur schnell eine Nachricht „zwischendurch“ beantworten, bremst dies Aufgaben, die über einen längeren Zeitraum hinweg hohe Konzentration erfordern.

Arbeiten Sie E-Mails im Block ab

Intuitiv prüfen wir den Posteingang viel zu häufig. Würde es nicht reichen, viermal am Tag oder nur zu jeder vollen Stunde den Posteingang zu bearbeiten?

Gerade beim Abarbeiten von E-Mails hilft die Blockbildung, Unwichtiges schneller zu beantworten oder gleich zu löschen.

Manchmal führen die längeren Wartezeiten beim Gegenüber sogar zur Reduzierung der Anzahl eintreffender E-Mails – nämlich dann, wenn es für die Kollegen schneller geht, bestimmte Informationen selbst herauszusuchen, statt eine E-Mail an Sie zu schicken.

Falls Ihre Rolle die einer klassischen Sekretärin ist, wird von Ihnen eventuell verlangt, jede E-Mail beim Eintreffen zu lesen und auf bestimmte Nachrichten sofort zu reagieren. Das heißt aber noch lange nicht, dass Sie jede E-Mail sofort bearbeiten müssen. Lassen Sie in diesem Fall die Desktop-Benachrichtigung aktiviert und entscheiden Sie anhand von Absender und Betreff, ob eine sofortige Reaktion erforderlich ist oder ob das Ganze bis zum nächsten E-Mail-Block warten kann.

Durchbrechen Sie das Muster des Reagierens

Dieser Tipp kostet im ersten Moment vielleicht etwas Zeit, die Sie jedoch an anderer Stelle zurückgewinnen. Halten Sie vor dem Beantworten einer E-Mail erst einmal drei Sekunden inne und horchen Sie in sich hinein, ob Sie emotional neutral schreiben können.

Falls Sie wütend, genervt, verängstigt oder gerade etwas verwirrt sind, warten Sie mit der Antwort. Fragen Sie sich: „Wieso habe ich diese Anfrage im Posteingang, wo kommt sie her, was passiert, wenn ich jetzt eine kurze Antwort zurückschreibe, und ist eine E-Mail tatsächlich das richtige Antwortmedium?“

Meist werden Sie fast so antworten wie bisher – nur etwas bewusster. Hin und wieder werden Sie jedoch durch diese Fragen deutliches Verbesserungspotenzial entdecken. So mancher E-Mail-Marathon, der sich über mehrere Nachrichten und Stunden hinzieht, ist mit einem zweiminütigen Telefonat vermeidbar.

Gehen Sie systematisch vor

• Richten Sie feste Zeitblöcke ein, in denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten.
• Bearbeiten Sie die E-Mails zügig, damit Sie nicht noch mehr Erinnerungsmails erhalten.
• Halten Sie Ihre E-Mails kurz und verzichten Sie wegen der längeren Ladezeiten auf Smileys und Scherzgrafiken.
• Achten Sie darauf, dass Ihre Ordner für „E-Mail-Eingänge“ und „Gesendete E-Mails“ immer leer sind – so wie es auch Ihr Schreibtisch sein sollte.
• Nutzen Sie Spamfilter, um die E-Mail-Flut einzudämmen.
• Kündigen Sie Newsletter, die Sie nicht benötigen.
• Leeren Sie regelmäßig das Postfach „Gelöschte E-Mails“ bzw. arbeiten Sie mit der temporären Autoarchivierung in Outlook.

Halten Sie Ihren Posteingang aufgeräumt – mit dem AHA-System

Die mit vernünftigem Aufwand erreichbare Minimalanzahl an übrigen E-Mails im Posteingang am Ende eines Blocks oder Arbeitstages variiert. Je nach Branche, Arbeitsweise und Unternehmenskultur sind vielleicht 20 oder 30 Nachrichten bereits ein Topergebnis – manche Office-Managerinnen schaffen in bestimmten Arbeitsumfeldern sogar fünf bis null verbleibende Mails. Solange es nicht mehr als 30 bis 50 Nachrichten sind, können Sie diese schnell und gut überblicken.

Vielleicht kennen Sie noch die gute alte Regel zur Reduktion der Papierflut auf dem Schreibtisch: „Nehmen Sie jedes Blatt nur einmal in die Hand.“ Dies ist auch ein guter Leitsatz für E-Mails. Nehmen Sie sich zu Beginn Ihres E-Mail-Blocks jede Nachricht der Reihe nach vor und beurteilen Sie sie unter den folgenden Aspekten:

A = Abfall
Das Beste und Zeitsparendste, das Sie mit eingehenden Mails tun können, ist löschen. Löschen Sie so viel und so schnell wie möglich. Die erste Frage lautet also: Kann ich diese E-Mail bedenkenlos löschen? Oft reicht für die Entscheidung ein Blick auf Absender und Betreffzeile.

H = (Sofort) handeln
Besonders wichtige Nachrichten, die zugleich auch dringlich sind, bearbeiten Sie sofort. Ebenso Kleinigkeiten, deren vollständiges Abarbeiten nur drei bis vier Minuten dauert. Wenn Sie diese Nachrichten nämlich liegen lassen, wird sich bald ein riesiger Berg bilden. Also: Tempo und so schnell wie möglich weg damit!

A = Ablage
Wenn die Bearbeitung einer Nachricht mehr als fünf Minuten dauern würde und nicht sofort erledigt werden muss, sortieren Sie diese in Ihre Ablage. Allerdings bitte so, dass Sie die betreffende Nachricht dann beim nächsten Anklicken auch wirklich wiederfinden, wenn Sie sie erledigen wollen.

Nachricht löschen oder doch nicht?

Fragen Sie sich, ob von Ihnen eine Reaktion bzw. Folgeaktivität oder einfach nur eine kurze Antwort gefordert wird (und ob diese berechtigt bzw. wirklich erforderlich ist).

Falls nein:
Fragen Sie sich, ob Sie die Informationen dieser E-Mail später einmal nachschlagen werden müssen und ob Sie diese E-Mail dann anhand Ihrer Suchkriterien auch finden würden.

Falls nein:
Löschen Sie die Nachricht.

Die Autorin Claudia Behrens-Schneider berät und trainiert Sekretärinnen sowie Assistentinnen für die Herausforderungen in ihrem Alltag.