Ein Anrufbeantwortertext ist die akustische Visitenkarte Ihres Unternehmens. Dies sollten Sie immer berücksichtigen, wenn Sie eine Ansage aufnehmen. Bereiten Sie sich sorgfältig vor und beachten Sie einige grundsätzliche Regeln.
Nehmen Sie sich Zeit für Ihren Anrufbeantwortertext
Besprechen Sie den Anrufbeantworter nicht zwischen Tür und Angel oder fünf Minuten vor Feierabend. Planen Sie ausreichend Zeit ein und bedenken Sie, dass Sie eine Art Visitenkarte mit Ihrer Ansage entwerfen. Potentielle Kunden können aus einer unprofessionellen Ansage Schlüsse ziehen, die vielleicht nicht schmeichelhaft für Ihre Firma sind. Dies sollten Sie also durch einen guten Anrufbeantwortertext verhindern.
Ein positiver Anrufbeantwortertext bietet echte Infos
Nennen Sie Zeiten, zu denen Ihr Unternehmen erreichbar ist: “Wir sind täglich von 8:00 bis 18:00 Uhr persönlich für Sie da.” Machen Sie Ihrem Anrufer auf keinen Fall Vorwürfe (“Sie rufen außerhalb der Geschäftszeiten an.”) und geben Sie keine sinnlosen Informationen, die der Anrufer auch alleine feststellen kann (“Unser Büro ist zur Zeit leider nicht besetzt.”).
Beim Anrufbeantwortertext muss die Atmosphäre stimmen
Achten Sie zusätzlich auf folgende Dinge, damit Anrufer einen freundlichen Eindruck bekommen und alle Informationen gut verstehen:
- Beim Besprechen des Apparates sollten keine Nebengeräusche aufgenommen werden.
- Die Ansage sollte so lebendig und natürlich wie beim Telefonieren sein.
- Wählen Sie einen sympathischen Ansagebeginn.
- Sprechen Sie nicht so schnell, Ihre Anrufer müssen in der Lage sein, sich Notizen zu machen.
- Stellen Sie sich beim Besprechen einen Anrufer bildhaft vor.
- Bilden Sie kurze Sätze, sprechen Sie wenig Text und lassen Sie alles Überflüssige weg.
- Wiederholen Sie grundsätzlich Telefonnummern und Namen.
- Bitten Sie Ihre Anrufer – bei Geräten mit Aufzeichnungsmöglichkeit – dass Sie zuerst ihren Namen und dann die Telefonnummer nennen sollen.
- Verabschieden Sie sich freundlich mit einer Dankesformel.
- Testen Sie Ihre Ansage kritisch und lassen Sie diese von Kollegen ebenfalls kritisch testen.
Durchwahlsysteme: Individualisieren Sie den Anrufbeantwortertext
Beispiel A: Machen Sie bei kurzer Abwesenheit (z. B. Mittagspause) deutlich, dass Ihr Anrufer noch heute mit einem Rückruf von Ihnen rechnen kann:
“Guten Tag, dies ist der Anrufbeantworter von Petra Winter, Firma Peter Sommer. Ich bin nur für kurze Zeit nicht am Platz, rufe Sie aber garantiert heute noch zurück. Bitte hinterlassen Sie mir Ihre Nachricht. Vielen Dank.”
Beispiel B: Nennen Sie bei längerer Abwesenheit das Datum, zu dem Ihr Anrufer mit Ihrem Rückruf rechnen kann. Geben Sie eine alternative Rufnummer an, wie z. B. die Durchwahl eines Kollegen oder Ihre eigene Handynummer:
“Guten Tag, dies ist der Anrufbeantworter von Petra Winter, Firma Peter Sommer. Am Montag, 25. Oktober, bin ich wieder persönlich zu erreichen. Bitte hinterlassen Sie mir Ihre Nachricht, ich rufe Sie gerne am Montag zurück. Meine Vertreterin, Monika Weiss, können Sie unter der Durchwahl 123 erreichen. Vielen Dank.”
Beispiel C: Wenn Sie selbst nur schwer einschätzen können, wann Sie direkt erreichbar sind, halten Sie Ihren Anrufbeantwortertext kurz und neutral:
“Guten Tag, dies ist der Anrufbeantworter von Petra Winter, Firma Peter Sommer. Bitte hinterlassen Sie mir Ihre Nachricht, ich rufe Sie schnellstmöglich zurück. Vielen Dank.”
Beispiel D: Nehmen Sie für Ihre Telefonzentrale einen allgemeinen Anrufbeantwortertext auf:
“Guten Tag und herzlich willkommen bei der Peter Sommer GmbH. Wir sind täglich von 8:00 bis 18:00 Uhr persönlich für Sie da. Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht und Ihre Telefonnummer auf diesem Anrufbeantworter. Wir rufen Sie gern so schnell wie möglich zurück. Vielen Dank.”
Länger abwesend? Ändern Sie den Anrufbeantwortertext
Wenn in Ihrem Unternehmen Betriebsferien anstehen, sollten Sie diese Information schon einige Wochen als Hinweis mit auf Ihren Anrufbeantworter sprechen. (So wie der Hinweis auch auf Geschäftsbriefen, Rechnungen und Lieferscheinen aufgedruckt wird.) Beachten Sie auch, dass in vielen Firmen die so genannten Brückentage für ein langes Wochenende genutzt werden. Dies ist jedoch nicht in allen Unternehmen der Fall, außerdem sind die Feiertage abhängig vom jeweiligen Bundesland. Sie sollten also berücksichtigen, dass für viele Menschen ein solcher Brückentag ein normaler Arbeits- und Geschäftstag ist. Auch darauf sollten Sie rechtzeitig hinweisen und Ihren Anrufbeantworter entsprechend besprechen.
Extratipp: Wer ist verantwortlich für den Anrufbeantworter? Dass Sie sich um Ihren eigenen Anrufbeantworter selbst kümmern müssen, ist wohl selbstverständlich, aber wer hat die Verantwortung für den Anrufbeantworter in der Telefonzentrale? Grundsätzlich derjenige, der in der Telefonzentrale arbeitet. Aber was ist, wenn der- oder diejenige plötzlich krank geworden oder in Urlaub ist? Dies ist vor allem wichtig nach Feiertagen und Betriebsferien. Es soll schon vorgekommen sein, dass der Anrufbeantworter einer Firma immer noch an war, obwohl alle Mitarbeiter nach einem längeren Feiertagswochenende wieder an ihren Plätzen saßen.
Wissen alle Mitarbeiter, welcher Anrufbeantwortertext läuft?
Ihre Kollegen sollten alle den Anrufbeantwortertext kennen. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, denken Sie? Es kommt jedoch schon mal vor, dass ein Kunde oder Geschäftspartner sich im Gespräch auf den Ansagetext bezieht und ein Mitarbeiter nicht Bescheid weiß. Dies macht einen denkbar schlechten und vor allem unprofessionellen Eindruck.
