Zeitmanagement: alles Wichtige erledigen

Kluges Zeitmanagement verspricht die Lösung für ein Dauerproblem in vielen Büros: Auf dem Schreibtisch liegt viel zu viel Arbeit und die Zeit, sie zu erledigen, ist viel zu knapp. Kein Wunder also, dass Tipps rund ums Zeitmanagement, die verschiedenen Methoden und Instrumente hoch im Kurs stehen. Dabei geht es aber nicht darum, immer mehr Aufgaben in immer kürzerer Zeit vom Schreibtisch zu bekommen und den Tag immer dichter zu verplanen. Viel wichtiger ist, für ausreichend Zeit und Ruhe zu sorgen, um die wichtigen Dinge gut zu machen. Nur dann ist auch die Qualität der Ergebnisse gewährleistet, Ihre Leistungsfähigkeit bleibt erhalten und ganz wie von selbst steigt die Effizienz.

Ein gutes Zeitmanagement gehört für eine Sekretärin mit Sicherheit zu den wichtigsten Fähigkeiten – angesichts der Vielzahl an verschiedenen Aufgaben ist es unabdingbar für eine gute Organisation. In unserer Rubrik Organisation können Sie nachlesen, welche weiteren Eigenschaften und Fähigkeiten Sie im Office darüber hinaus noch benötigen.

Erste Regel des Zeitmanagements: Prioritäten setzen

Wenn wir Ihnen an dieser Stelle nur einen einzigen Tipp zum Zeitmanagement geben dürften, wäre es dieser: Setzen Sie Prioritäten! Das ist sozusagen die Grundvoraussetzung für alle weiteren Schritte. Denn was nutzt Ihnen der schönste Tagesplan, wenn Sie ihn mit Unwichtigem gefüllt haben? Indem Sie Prioritäten setzen, sorgen Sie dafür, dass Sie Ihren Tagesplan mit den wirklich wichtigen Aufgaben füllen. Bestimmen Sie, wie bedeutend die jeweilige Aufgabe ist – entweder für ein wichtiges Projekt, Ihre eigene Karriere oder auch nach Maßgabe Ihres Chefs. Nur Aufgaben, die wirklich wichtig sind, verdienen es, in Ihre Tagesplanung aufgenommen zu werden. Dazu gehört auch, dass Sie sich über Ihre Ziele klar werden müssen, denn nur dann können Sie erkennen, wie wichtig die Tätigkeiten sind.

Unwichtige Aufgaben hingegen erweisen sich oft als echte Zeitfallen: Sie verbrauchen Ihre wertvolle Zeit im Job mit Tätigkeiten, die Sie und Ihre Karriere nicht voranbringen – mit dem Ergebnis, dass die Erledigung zentraler Arbeiten dann in Zeitnot, unter Stress und mit geringerer Konzentration erfolgt. Eine ungünstige Kombination!

Mit der richtigen Planung ans Ziel

Stehen die Aufgaben mit den jeweiligen Wichtigkeit und Dringlichkeit erst einmal fest, geht es darum, Ihren Tag so zu planen, dass Sie die wichtigsten Tätigkeiten mit Sicherheit bis zum Feierabend erledigen können. Bei der Tagesplanung gilt es, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. So spielt die Dauer, die Sie für die Erledigung einer Aufgabe vorsehen, eine große Rolle. Außerdem sind Pufferzeiten für ein Arbeiten ohne Stress entscheidend. Ansonsten wirft jede unerwartete Aufgabe Ihren schönen Tagesplan durcheinander. Ebenso wichtig ist aber auch Ihr persönlicher Biorhythmus, den Sie bei der Planung im Auge behalten sollten, diese Frage betrifft also auch Ihr Selbstmanagement. Sonst kann es schnell geschehen, dass gerade dann eine Aufgabe, bei der Sie sich sehr konzentrieren müssen, vor Ihnen liegt, wenn Ihre Aufmerksamkeit auf dem Tiefpunkt ist. Wirklich effizientes Arbeiten ist dann nicht möglich.

Gegen Ablenkungen und für mehr Konzentration

Ihre Planung kann noch so gut sein, wenn es Ihnen nicht gelingt, Ablenkungen abzustellen, wird es Ihnen schwerfallen, bis zum Feierabend alles, was Sie sich vorgenommen haben, auch zu erledigen. Zum Zeitmanagement gehört daher auch zwingend, Unterbrechungen, Ablenkungen und alle weiteren Zeitfresser, die Ihre Konzentration behindern können, abzustellen. Machen Sie sich regelmäßig und gezielt auf die Suche nach Ihren ganz persönlichen Zeitfallen und überlegen Sie sich Maßnahmen, wie Sie ihnen den Garaus machen können. Zeitmanagement ist damit auch ein Teil des Selbstmanagements – beide Bereiche bedingen und durchdringen sich. Mit dem Zeitmanagement legen Sie den Rahmen für Ihren Tagesablauf fest, mit einem guten Selbstmanagement sorgen Sie dafür, dass dieser Rahmen auch gültig bleibt, Sie Zeitdieben nicht auf den Leim gehen, tatsächlich auf die Prioritäten achten etc.