Oft hat man das Gefühl, effektive Zeitplanung sei ein “Ding der Unmöglichkeit”. Dennoch gibt es einige erprobte Methoden, um auch unvorhergesehene Aufgaben in den Tagesablauf zu integrieren. Testen Sie verschiedene Ansätze und finden Sie die Methode, die für Sie am besten passt und am effektivsten ist.
Kleinteilige Aufgaben, viele Unterbrechungen, Dauerstress – im Büroalltag ist eine solide Zeitplanung ebenso wichtig wie schwierig. Damit Sie am Ende des Tages möglichst viele Ihrer Aufgaben von der To-do-Liste streichen können, bieten sich einige Verfahren an. Die Methoden lassen sich übrigens auch gut kombinieren – probieren Sie einfach aus, was für Sie am besten passt.
1. Setzen Sie Schwerpunkte mit der PEPE-Regel
PEPE steht für: “Priorität vor Eiligkeit vor Perfektion vor schnellem Erfolg”.
Mit der PEPE-Regel werden zunächst die “richtigen Dinge” festgelegt, dies ermöglicht ein Maximum an Effektivität. Zu den richtigen Dingen gehören immer die Kernaufgaben Ihres eigenen Arbeitsbereichs.
An zweiter Stelle kommt alles, was Sie an diesem Tag unbedingt erledigen müssen.
Danach befassen Sie sich mit den Dingen, die perfekt sein müssen, denn Perfektionismus kostet viel Zeit und Energie. Manche Aufgaben müssen Sie mehrfach oder mit anderen zusammen bearbeiten, um ein perfektes Ergebnis zu erzielen.
Die verbleibende Zeit gehört dann den Aufgaben, die schnellen Erfolg bringen. Sie erfordern nur wenig Ausdauer und kaum Energie. Und als Erfolgserlebnis am Ende eines Arbeitstages vermitteln sie ein gutes Gefühl.
2. Planen Sie Tagesetappen mit der ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode nach Lothar J. Seiwert ist eine einfache Art, einen Tagesablauf ohne spezielle Hilfsmittel zu planen. Sie brauchen nur wenige Minuten, um einen schriftlichen Tagesplan zu erstellen. Die fünf Eckpunkte dafür lauten:
- Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
- Länge schätzen
- Pufferzeiten einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle
Auf dem Papier machen Sie die Anforderungen des Tages sichtbar. Ihr Tagesplan ist dann realistisch, wenn er nur das beinhaltet, was auch tatsächlich in der zur Verfügung stehenden Zeit bewältigt werden kann.
3. Legen Sie “einsame Stunden” fest
Die ersten und die letzten 30 Minuten eines Arbeitstages werden bei Zeitmanagern als “einsame Stunde” bezeichnet. Bei Ankunft im Büro planen und strukturieren Sie als Erstes grob Ihren Tag – halten Sie dabei Zeiten für Aufträge Ihres Chefs frei. Erst danach checken Sie Post und E-Mails. So verhindern Sie, dass Kollegen und Ansprechpartner von außen Einfluss auf Ihre Planung nehmen können. Denn diese meist vermeintlich dringenden Aufgaben kommen von außen. Für alles, was von Ihrem Chef im Laufe des Tages noch kommt, haben Sie sich ja Pufferzeiten eingeplant.
Am Tagesende nehmen Sie sich dann noch einmal eine halbe Stunde Zeit. Jetzt heißt es, aufräumen, vorbereiten und sich darüber freuen, was Sie alles geschafft haben.
4. Behalten Sie den Überblick mit Mind-Mapping
Um Aufgaben zu sammeln und sich einen Überblick zu verschaffen, bietet sich als Methode das Mind-Mapping an. Dabei stellen Sie Gedanken bildhaft dar. Statt Worten setzen Sie vor allem Bilder und Symbole ein. So entsteht eine “Gedankenkarte”. Damit lassen sich auch Informationen, Aufgaben und sogenannte Meilensteine bzw. Etappenziele in einer hierarchischen Struktur erarbeiten.
Oder besser gesagt: Die Systematik entwickelt sich sozusagen nebenbei. Und am Schluss ordnen Sie jeder Aufgabe einen Termin zu. Mind-Mapping eignet sich sowohl für die Tagesplanung als auch für längerfristige Projekte.
5. Planen Sie mit Pufferzeiten und Pausen
Unvorhergesehenes kann Ihren Zeitplan schnell zum Scheitern bringen. Vor allem dann, wenn Sie den Zeitbedarf für die einzelnen Aufgaben zu knapp kalkuliert haben. Deshalb ist es wichtig, einerseits den Zeitaufwand ausreichend groß zu bemessen, andererseits aber auch Pufferzeiten einzuplanen. Wenn Ihr Chef dann mit einem eiligen Auftrag vor Ihnen steht, bringt das nicht gleich alles durcheinander.
Auch Pausen sollten Sie fest einplanen. Sie sind keine Zeitverschwendung, sondern Sie bekommen dadurch wieder Energie und verbessern Ihre Leistungsfähigkeit..
Praxis-Tipp: Untersuchungen haben ergeben, dass nach einer Stunde konzentrierter Arbeit zehn Minuten Pause genügen, um sich zu regenerieren!
6. Unterbinden Sie Unterbrechungen
Wenn Sie nach einem Zeitplan arbeiten, wissen Sie, dass die beste Planung nichts nutzt, wenn Störungen auftreten. Oft sind es andere, die einen stören:
- der Chef,
- die Kollegen, aber auch
- Kunden oder
- die eigene Familie.
Natürlich ist es für Sie als Assistentin nicht möglich, solche “Störer” ganz zu verbannen. Schließlich ist es Ihre Aufgabe, als Ansprechpartnerin bei Problemen da zu sein. Dennoch haben auch Sie wichtige Aufgaben, die viel Konzentration fordern. Sprechen Sie mit Ihrem Chef darüber, ob es die Möglichkeit gibt, Ihr Büro für eine gewisse Zeit – zum Beispiel eine Stunde am Tag – für Anfragen von außen zu schließen, sodass Sie sich dann um Ihre Projekte kümmern können.
Wenn Sie von gewissen Personen regelmäßig gestört werden, kann das an der Arbeitsorganisation liegen. Arbeiten Sie mit Kollegen gemeinsam an Projekten, kann es hilfreich sein, feste Termine zu vereinbaren, aber auch Zeiten, in denen Sie für diese Tätigkeiten nicht zur Verfügung stehen.
