Was löst bei Ihnen den größten Stress aus? Sind es tatsächlich die umfangreichen Projekte, die große Arbeitspakete und feste Abgabetermine mit sich bringen? Oder ist es nicht eher das übliche Klein-Klein, das uns auf Dauer belastet?
Was verursacht Stress im Office?
Ständige Unterbrechungen, Lärm und die Notwendigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen zu müssen – solche Herausforderungen können uns mehr belasten als eine große Aufgabe. Besonders anstrengend sind Ärgernisse und Hindernisse, die uns dauerhaft begleiten. Denn nach dem Motto „Täglich grüßt das Murmeltier“ wissen wir, dass wir uns auch morgen und übermorgen mit ihnen herumplagen müssen. Zu den Stressauslösern gehören also:
Ständige Unterbrechungen
Erst klingelt das Telefon, dann steht die Kollegin in Ihrem Büro und schließlich pingt auch noch ständig der Posteingang des E-Mail-Programms: Bei so vielen Unterbrechungen ist es kein Wunder, dass unser Stresslevel steigt. Konstantes Arbeiten ist so nicht möglich und Ideen entwischen uns, weil der Gedankengang unterbrochen wird. Die Folge: Am Abend haben wir nicht viel von dem geschafft, was wir uns eigentlich vorgenommen hatten.
Multitasking
Der Mensch ist in der Lage, verschiedene Reize gleichzeitig wahrzunehmen und zu verarbeiten. Allerdings können wir nicht gleichzeitig reagieren. Statt die Dinge im gleichen Moment zu bearbeiten, bearbeiten wir sie nebeneinander, springen in Millisekunden zwischen ihnen hin und her. Es kostet uns mehr Kraft, Dinge parallel zu erledigen, als wenn wir uns auf eine Sache konzentrieren. Mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten, ermüdet uns also, wir werden langsamer und sind am Abend erschöpfter.
Lärm
Eine laute Umgebung macht auf Dauer krank. Vor allem das konstante Grundrauschen beispielsweise in einem Großraumbüro kann sehr belastend sein. Möglicherweise nehmen wir diese Geräuschkulisse gar nicht mehr wahr. Aber sie ist dennoch da, stört unsere Konzentration und sorgt für eine permanente unbewusste Störung.
So gehen Sie bei Stress am besten vor
Klar ist: Wenn wir nichts unternehmen, ändert sich an diesen Zuständen nichts. Werden Sie also aktiv und fordern Sie andere Bedingungen ein. Glücklicherweise sind die Gegenmaßnahmen gegen die genannten drei Stressursachen identisch.
Nehmen Sie sich Zeit für sich selbst
Viele Aufgaben einer Assistenz bedeuten, dass wir ständig erreichbar sind, dass unsere Tür offen steht und dass wir sofort ans Telefon gehen. Viele andere Aufgaben aber erfordern auch das genaue Gegenteil. Wir müssen umfangreiche Berichte schreiben, Präsentationen erstellen und Treffen der Geschäftsleitung vorbereiten. Dann müssen wir uns stark konzentrieren und Unterbrechungen sind besonders störend.
Sorgen Sie für ablenkungsfreie Zeiten. Als Erstes sollten Sie die Benachrichtigungen für E-Mails ausschalten. Definieren Sie Ausnahmen für wichtige Absender, alle anderen E-Mails können warten. Sprechen Sie mit einer Kollegin oder einem Kollegen ab, dass Sie wechselseitig die Telefone übernehmen. Dann hängen Sie ein Bitte-nicht-stören-Schild an die Tür und legen los.
Erledigen Sie eine Aufgabe nach der anderen
Für das Multitasking sind wir selbst verantwortlich. Legen Sie nur die Unterlagen für eine einzige Aufgabe auf Ihre Arbeitsfläche und verbannen Sie alles Weitere möglichst aus Ihrem Blickfeld. Stellen Sie zudem ein Posteingangskörbchen auf, in das Ihre Kollegen und Kolleginnen neue Unterlagen legen können.
Sorgen Sie für Ruhe
Wenn Ihnen wichtige Aufgaben übertragen werden, sprechen Sie gleich ab, zu welchen Zeiten Sie sich für deren Erledigung in ruhige Räume zurückziehen. Machen Sie dies zum Standard in Ihren Jour-fixe-Gesprächen. Nutzen Sie diese stille Zeit, um konzentriert an dieser konkreten Aufgabe zu arbeiten.
Die Autorin Cordula Natusch ist Chefredakteurin des sekretaria-Magazins, freie Texterin und Redakteurin für Unternehmenskommunikation sowie Bloggerin bei www.arbeiten-im-sekretariat.de.
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