Der Einstieg als Neu-, Quer- oder Wiedereinsteigerin in das Berufsbild der Sekretärin/Assistentin ist eine große Herausforderung. Als Drehscheibe sind Sie intern sowie extern zentraler Ansprechpartner. Dazu erhalten Sie täglich eine Vielzahl von Informationen über die verschiedensten Kanäle die verarbeitet werden müssen. Wenn dann auch noch der Chef die Präsentation für den Termin in einer halben Stunde benötigt und gleichzeitig das Sekretariat des Vorstands im Display am Telefon erscheint, ist es verständlich, dass Ihr Stresspegel steigt. Wie können Sie mit situativem Zeitdruck souverän umgehen? Was können Sie tun um permanenten Zeitdruck zu vermeiden?
Gut zu wissen: Der Umgang mit Zeitdruck ist individuell
Es gibt Personen, die sich bei 380 km/h auf der Überholspur wohl fühlen, hochmotiviert ihre Leistung bringen und andere sind bei 120 km/h stark überfordert sind. Fakt ist, dass beide Varianten subjektiv von den Betroffenen und dem Umfeld wahrgenommen werden. Des Weiteren ist die Reaktion auf Zeitdruck davon abhängig, ob es sich hierbei um eine kurzzeitige Ausnahmesituation oder um einen dauerhaften, also chronischen Zeitdruck handelt.
Ihr Fitnessplan für den Umgang mit Stresssituationen:
1. Bewahren Sie Ruhe
Leichter geschrieben als getan, aber versuchen Sie Ruhe zu bewahren. Je mehr Sie sich von der Hektik treiben lassen, desto ehr geraten Sie ins Schleudern und es passieren Fehler, die Sie dann wieder ausbügeln müssen. Atmen Sie dazu einige Male tief durch. Dann kann es losgehen.
2. Treffen Sie Entscheidungen
Schnelle, wohlüberlegte Entscheidungen sind gefragt, um dem Zeitdruck zu eliminieren. Dazu müssen Sie wissen welche Aufgabe welche Priorität hat. Werden Entscheidungen ständig hinausgezögert, werden dadurch auch alle damit verbundenen Aufgaben aufgeschoben, was letztlich den Zeitdruck erhöht. Deshalb: Treffen Sie Ihre Entscheidungen möglichst schnell!
3. Beginnen Sie rechtzeitig
„Das hat noch Zeit, die Aufgabe ist ja erst in einer Woche fällig.“ Die Zeit vergeht und plötzlich wird die Aufgabe dringend und wichtig. Sie duldet keinen weiteren Aufschub. Je zeitiger Sie eine anstehende Aufgabe angehen, desto weniger werden Sie damit in Zeitdruck geraten.
4. Sagen Sie „Nein“ – das Zauberwort für mehr Entlastung und Zeitautonomie
Je mehr Sie „Ja“ sagen desto mehr Zeitressourcen werden benötigt um die Zusagen abzuarbeiten. Fragen Sie sich dazu: Muss ich diese Aufgabe übernehmen, oder kann diese Aufgabe auch Kollege XY übernommen werden.
5. Mit der To-Do-Liste zielorientiert arbeiten
Wer den Kopf mit tausend Gedanken voll hat, steigert die Belastung und Wahrnehmung des Zeitdrucks. Stellen Sie deshalb alle anstehenden Aufgaben in einer zentralen Übersicht dar. Sie entlasten Ihren Kopf und erhalten den Fokus auf das Wesentliche.
6. Setzen Sie Prioritäten
Wenn Sie Ihre Aufgaben konsequent nach Prioritäten abarbeiten, dann beugt dies dem Zeitdruck vor. Ohne Prioritäten geraten Sie immer wieder unter Zeitdruck. Jetzt ist das mit den Prioritäten jedoch nicht so einfach, da wir gerade als Assistentin von den Prioritäten unseres Chefs und dem Umfeld abhängig sind. Aber auch, wenn man die Prioritäten von außen erhält, muss man immer noch selbst entscheiden, wann was – meist auch in welcher Reihenfolge – zu erledigen ist.
7. Aufschieben
Dieser Tipp klingt vielleicht paradox für Sie, aber wenn Sie das Gefühl haben unterzugehen, versuchen Sie, für einige Aufgaben und Termine einen Aufschub zu erhalten. Oft reicht ein freundlicher Anruf bei dem Auftraggeber oder der zuständigen Person. Schon haben Sie wieder etwas Luft. Das setzt voraus, dass vorher eine Priorisierung stattgefunden hat. Denn ohne Priorisierung wissen Sie nicht, welche Aufgaben aufgeschoben werden können.
8. Perfektionismus ade!
Erledigen Sie die Aufgaben so gut wie nötig bzw. gefordert, aber nicht besser, zumindest nicht in Phasen des Zeitdrucks. Ehrgeiz ist prima, sein Bestes geben zu wollen, ist auch richtig. Gut ja – perfekt nein! Denn Perfektionismus kostet Zeit.
Zitat: „Es gibt keine Gifte, es ist alles eine Frage der Dosierung.“ – Paracelcus
Die Autorin:
Kerstin Uebler-Gottschalk ist nach über 25 Jahren Sekretariatserfahrung Sekretärin der Geschäftsleitung Entwicklung Betriebswirtschaftliche Produkte, DATEV eG, Nürnberg
