Dass Sie in Excel Zellen teilen müssen, kann beispielsweise nach dem Datenimport aus einem anderen Programm geschehen: Unterschiedliche Angaben sind plötzlich in einer Spalte zusammengefasst, obwohl sie nicht zusammengehören.
Bereiten Sie die Daten zur Weiterverarbeitung vor
Besonders oft tritt das Problem bei Vor- und Nachnamen auf. Beide sind in einer Zelle aufgeführt, für die weitere Verwendung der Daten, etwa bei Serienbriefen, müssen diese Informationen aber in zwei getrennten Zellen vorhanden sein. Bevor Sie eine solche Datei also als Datenquelle nutzen können, müssen Sie die Daten wieder richtig aufteilen. In Excel gibt es dafür den Textkonvertierungsassistenten, mit dem Sie eine Zelle auf Knopfdruck teilen.
Aber Achtung – hier lauert eine Falle auf Sie!
Mit dem Textkonvertierungsassistenten in Excel Zellen teilen
Als Erstes müssen Sie für die Informationen Platz schaffen. Fügen Sie also neben die Spalte, die Sie teilen wollen, eine weitere Spalte ein. Als nächstes öffnen Sie den Textkonvertierungsassistenten. Dafür markieren Sie die Spalte, deren Inhalt Sie auf zwei Spalten verteilen wollen, und wechseln Sie in das Menüband “Daten”. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche “Text in Spalten”. Der Textkonvertierungsassistent öffnet sich.
- Wählen Sie hier unter “Ursprünglicher Datentyp” die Option “Getrennt” und klicken Sie auf “Weiter”.
- Geben Sie an, durch welche Trennzeichen Ihre Daten voneinander getrennt sind, z. B. durch Leerzeichen. Klicken Sie auch hier auf “Weiter.”
- Im nächsten Fenster des Textkonvertierungsassistenten können Sie noch festlegen, welches Datenformat die einzelnen Spalten haben sollen. Diese Möglichkeit sollten Sie insbesondere dann nutzen, wenn zuvor Zahlen und Texte gemeinsam in einer Spalte standen oder ein Datum mit im Spiel ist. Vorgegeben ist das Format “Standard”. Um es zu ändern, klicken Sie im Textkonvertierungsassistenten auf die jeweilige Spalte und weisen im oberen Bereich das Format neu zu. Sie können wählen aus “Standard”, “Text” und “Datum”. Wenn Ihnen das nicht ausreicht, finden Sie daneben eine Schaltfläche “Weitere”, mit der Sie weitere Formate ansteuern können. Interessant ist an dieser Stelle noch die Option “Spalten nicht importieren (überspringen)”. Damit können Sie schon an dieser Stelle Informationen aussortieren, die Sie nicht benötigen. Welche Option Sie gewählt haben, wird Ihnen in der Datenvorschau im Spaltenkopf angezeigt.
- Als Zielbereich wählt Excel die Spalten aus, die auf die ausgewählte folgen. Dies können Sie aber an dieser Stelle auch ändern und einen neuen Zielbereich anlegen.
- Klicken Sie nun auf “Fertig stellen” – schon teilt Excel die Daten auf.
Vermeiden Sie falsche Trennungen
Eine Falle lauert dann auf Sie, wenn in einer Spalte mehrteilige Angaben stehen, die durch Trennzeichen geteilt sind. Der Name “Hans Werner Maier” enthält zwei Leerzeichen, die Excel als Trennzeichen interpretiert. Somit wird der Vorname fälschlicherweise getrennt. Außerdem ist die Verteilung der Nachnamen, wie Excel sie vornimmt, nicht korrekt. In diesen Fällen müssen Sie diejenigen Leerzeichen, die nicht als Trennzeichen verwendet werden sollen, durch geschützte Leerzeichen ersetzen. Markieren Sie das betreffende Leerzeichen und wählen Sie über das Menüband “Einfügen” die Schaltfläche “Symbole → Symbol”. Wechseln Sie auf die Registerkarte “Sonderzeichen”, klicken Sie auf “Geschütztes Leerzeichen” und anschließend auf “Einfügen”.
