Formulare in Word helfen Ihnen nicht nur dabei, einheitliche Schriftstücke zu erstellen und zu verteilen – richtig angelegt und genutzt sparen Sie damit auch viel Zeit. Und sie sind viel einfacher anzulegen, als so mancher User glaubt.
Einsatzmöglichkeiten für Formulare in Word
Erstellen Sie Formulare für alle Vorgänge, bei denen Sie standardisierte Dokumente brauchen, über die Sie immer gleich aufgebaute Informationen abfragen, etwa Urlaubsanträge, Personalbögen oder Anmeldungen zu Fortbildungen. Auch Umfragen oder Verträge können Sie einfach mit Formularen verwalten.
Vorteile, die Formulare in Word Ihnen bieten:
- Sie können Bereiche für die Bearbeitung sperren. So verhindern Sie beispielsweise, dass Kollegen einen Text in einem Anschreiben, das schon mehrfach gegengelesen und freigegeben wurde, verändern und dabei möglicherweise Fehler einbauen.
- Sie können die Eingabemöglichkeiten im Dokument über sogenannte Inhaltssteuerelemente steuern. Sperren Sie den Rest, können nur diese Felder vom jeweiligen Nutzer überhaupt befüllt werden: entweder durch einen freien Text oder nach Ihren Vorgaben, etwa indem Sie bestimmen, dass in bestimmten Feldern ein Datum eingegeben werden soll, oder indem Sie über Dropdown-Menüs Antwortalternativen vorgeben.
- Die Formulare können am Bildschirm ausgefüllt, gespeichert und zurückgeschickt werden, aber auch ein Ausdruck ist möglich.
So erstellen Sie Formulare in Word
Im ersten Schritt erstellen Sie ein einfaches Worddokument mit allen Gestaltungselementen, die Ihr Formular haben soll. Grundsätzlich steht Ihnen alles in Word auch für Formulare zur Verfügung. Sie können also in die Kopfzeile Ihr Firmenlogo setzen, mit Grafiken arbeiten und die von Ihrer Firma bevorzugte Schriftart und Schriftgröße verwenden.
Alternativ dazu können Sie auch ein bereits vorhandenes Dokument, das Sie künftig als Formular verwenden wollen, auswählen.
Wichtig: Speichern Sie Ihr Dokument als Vorlage. So ist sichergestellt, dass Sie es immer wieder verwenden können und sich die Mühe, das Formular anzulegen, auch dauerhaft lohnt:
- Klicken Sie auf „Datei“.
- Wählen Sie „Speichern unter“.
- Vergeben Sie einen sprechenden Dateinamen und wählen Sie unter „Dateityp“ „Word-Vorlage.docx“ aus.
Um Formulare zu erzeugen, benötigen Sie die Registerkarte „Entwicklertools“. Wenn dieses Register bei Ihnen nicht angezeigt wird, müssen Sie es zunächst einblenden: Klicken Sie auf „Datei“ – „Optionen“ – „Menüband anpassen“. Setzen Sie ein Häkchen bei „Entwicklertools“ und verlassen Sie das Menü wieder. Die Entwicklertools werden eingeblendet, für die Formulare benötigen Sie die Steuerelemente:
Bewährt hat sich für Formulare in Word die Gestaltung über Tabellen, etwa indem Sie in die linke Spalte die geforderte Information eintragen und in die rechte Spalte das Formularfeld setzen, das vom jeweiligen Nutzer ausgefüllt werden soll.
So ist eine saubere und übersichtliche Anordnung aller Elemente gewährleistet.
Am interessantesten ist sicherlich die Option, bestimmte Antworten bei Feldern vorgeben zu können.
So legen Sie Textfelder für Ihre Formulare in Word fest
Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Nutzer einen Eintrag vornehmen soll, hier in der Zelle hinter der Frage nach dem Namen. Klicken Sie auf das Steuerelement „Nur Text“.
So setzen Sie Datumsfelder ein
Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle und wählen Sie das Steuerelement „Datum“.
Damit fügen Sie ein Dropdown-Menü ein, mit dem der Anwender aus einem Kalender das Datum auswählen kann. Es ist aber auch möglich, das Datum einfach einzutippen.
Stellen Sie Alternativen über ein Dropdown-Menü zur Verfügung
Um den Anwendern Ihres Formulars verschiedene Antwortoptionen zur Verfügung zustellen, klicken Sie auf das Inhaltssteuerelement “Dropdown-Liste”.
Anschließend legen Sie fest, aus welchen Alternativen der Anwender auswählen soll. Klicken Sie dafür auf „Eigenschaften“.
Ein neues Fenster öffnet sich. Unter „Titel“ tragen Sie ein, mit welcher Bezeichnung das Inhaltssteuerelement in Ihrem Formular erscheint. Bei „Dropdownlisten-Eigenschaften“ bestimmen Sie die Alternativen. Dazu klicken Sie auf „Hinzufügen“, tragen die Begriffe, die zur Auswahl stehen, ein und bestätigen. Mit „Okay“ fügen Sie die Eigenschaften dem Inhaltssteuerelement ein.
Der Nutzer kann nun in Ihrem Formular das Dropdown-Menü anklicken und seine Auswahl treffen. Eine andere Eingabe ist nicht möglich.
Wollen Sie neben den Einträgen aus dem Dropdown-Menü noch weitere Eingaben möglich machen, wählen Sie das Inhaltssteuerelement „Kombinationsfeld“.
Weitere Inhaltssteuerelemente
Über weitere Inhaltssteuerelemente können Sie in Ihr Formular Checkboxen ein oder Bilder einbauen.
Interessant ist noch die Möglichkeit, über Formularfelder Schnellbausteine einzufügen. Angenommen, Sie verschicken regelmäßig an Interessenten Warenmuster und wollen im Begleitschreiben die jeweiligen Vorteile beschreiben. Dann legen Sie Schnellbausteine mit diesen beschreibenden Texten an, gestalten das Begleitschreiben und definieren an die Stelle, an der der Beschreibungstext eingefügt werden soll, ein Schnellbausteine-Inhaltssteuerelement.
Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil werden Ihnen alle Schellbausteine angezeigt, aus denen Sie dann Ihre Auswahl treffen.
Nach der Auswahl wird der Text sofort in Ihr Dokument eingefügt.
Schützen Sie Ihre Formulare in Word
Wenn Sie alle Elemente angelegt, Einleitungstexte, Erläuterungen und Fragen geschrieben und gegengelesen haben, ist es sinnvoll, das Formular vor einer weiteren Bearbeitung zu schützen. Word bietet Ihnen die Option, alle Bereiche außer den Formularfeldern zu sperren. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen Ihre Dokumente tatsächlich nur an den von Ihnen gewünschten Stellen bearbeiten können.
In den Entwicklertools finden Sie die Schaltfläche „Bearbeitung einschr.“, über die Sie die zuvor markierten Bereiche sperren können. Wenn Sie das gesamte Dokument schützen wollen, markieren Sie alles, auch die Formularfelder. Am linken Bildschirmrand öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem Sie die Optionen für diesen Bereich festlegen können. Setzen Sie bei „2. Bearbeitungseinschränkungen“ ein Häkchen und treffen mit dem Pull-down-Menü die Wahl: „Ausfüllen von Formularen“. Mit „Ja, Schutz jetzt anwenden“ bestätigen Sie die gewählte Option.
Als Nächstes erscheint ein Fenster, mit dem Sie den Schutz weiter erhöhen, indem Sie ein Kennwort festlegen. Aber Achtung: Vergessen Sie das Kennwort, können auch Sie keine Änderungen mehr vornehmen.
Bestätigen Sie mit OK. Nun sind im Dokument nur noch die Formularfelder bearbeitbar.
Die Inhaltssteuerelemente bieten Ihnen eine Vielzahl an Möglichkeiten, Formulare nach Ihren Wünschen zu gestalten und die Eingabemöglichkeiten einzuschränken und zu steuern. Eine intensive Beschäftigung damit lohnt sich – wenn ein Formular einmal vollständig und sinnvoll angelegt und genutzt wird, sparen Sie sich viele Korrektur- und Nachfragerunden.
