Klick – schon ist die wichtige E-Mail einfach weg, an der Sie seit einer halben Stunde feilen? Nicht unwiderruflich. Mit den folgenden Tipps rekonstruieren Sie versehentlich weggeklickte und verlorene Dateien in Outlook.
Der sicherste Retter: Ihre Entwurf-Einstellungen
Beginnen wir gleich mit dem schwierigsten Fall: Sie haben eine wichtige und lange E-Mail geschrieben und sie aus Versehen mit dem roten X rechts oben weggeklickt. Die E-Mail wurde weder versendet, noch gelöscht. Sie findet sich deshalb weder im Postausgang, noch unter “gesendet” und auch nicht im Papierkorb.
Um dieses unbedachte Wegklicken zu verhindern, öffnet Windows in den neueren Versionen automatisch das Fenster “Möchten Sie die Änderungen speichern”. Klicken Sie auch hier (aus Versehen) auf “Nein”, ist die E-Mail oft unwiderruflich gelöscht.
Doch ähnlich wie bei Word, Excel und Powerpoint bietet Windows auch hier eine Art Schutzeinrichtung. Das Zauberwort heißt “Entwürfe”. Am besten prüfen Sie diese Backup-Option gleich manuell und passen sie Ihren Wünschen an:
- In Outlook 2010 klicken Sie dazu auf “Datei” am oberen Bildschirmrand.
- Klicken Sie dann auf “Optionen” und anschließend auf “E-Mail”.
- Scrollen Sie nach unten zum Menüpunkt “Nachrichten speichern”.
- Setzen Sie hier einen Haken vor “AutoSpeichern von Elementen alle:” und
- geben Sie die Minutenanzahl ein, nach der Outlook das Element automatisch speichern soll.
- Bestätigen Sie mit “OK”.
Informationsmanagement leicht gemacht
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In neueren Outlook-Versionen gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf “Extras” am oberen Bildschirmrand.
- Klicken Sie im Drop-Down-Menü auf “Optionen”.
- In diesem Fenster klicken Sie im ersten Punkt unter “E-Mail” auf “E-Mail-Optionen”.
- Klicken Sie auf den Button “Erweiterte E-Mail-Optionen”.
- Setzen Sie hier das Häkchen vor “AutoSpeichern von Elementen alle:” und
- geben Sie die Minutenanzahl ein, nach der Outlook das Element automatisch speichern soll.
- Schließen und bestätigen Sie alle Fenster mit “OK”.
Outlook speichert jetzt Ihre E-Mails (nebst Anhang) nach Ihrem Wunschzeitraum im Ordner “Entwürfe”, und das selbst dann, wenn Sie Outlook ganz schließen.
Wichtig: Selbst wenn Sie jetzt beim Schließen der E-Mail und der Frage “Möchten Sie die Änderungen speichern” auf “Nein” klicken, speichert Outlook Ihre E-Mail ” und zwar dann unter “Gelöschte Objekte”.
Der Sicherheits-Trick mit dem Server
Suchen Sie nach einer empfangenen E-Mail, die Sie aus Versehen gelöscht haben, hilft Ihnen die Backup-Funktion Ihres Servers:
Gehen Sie wie oben beschrieben in die “Optionen”.
- Öffnen Sie hier das “E-Mail-Setup” und klicken Sie auf den Button “E-Mail-Konten”.
- Klicken Sie per Doppelklick auf das E-Mail-Konto, über das Sie die E-Mail empfangen haben.
- In diesem Fenster klicken Sie auf “Weitere Einstellungen” und
- hier auf den Reiter “Erweitert”.
- Unter dem Punkt “Übermittlung” setzen Sie jetzt ein Häkchen vor “Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen” und fügen Sie Ihre gewünschte Anzahl an Tagen ein, nach denen die Daten vom Server gelöscht werden sollen.
- Bestätigen und schließen Sie alle Fenster mit “OK”.
Jetzt können Sie bis zu dem von Ihnen gewünschten Zeitraum auf Ihr persönliches Archiv des Servers zugreifen. Am besten loggen Sie sich dazu direkt auf Ihrem E-Mail-Provider (also auf Web.de, GMX.de etc.) ein.
Das automatische Outlook-Archiv: die PST-Datei
Jedes Mal, wenn Sie in Outlook Ihre Daten archivieren, legt das Programm eine Personal Store- oder PST- Datei an. Darin befinden sich sowohl Ihre Posteingang-, als auch Ihre Kalender- und Ihre Kontakte-Ordner.
Wichtig: Um dem totalen Datenverlust vorzubeugen, sollten Sie Ihre PST-Dateien regelmäßig auf einer externen Festplatte, einem Datenstick oder einer DVD speichern. Exportieren Sie dazu Ihr PST-File wie folgt – übrigens empfiehlt sich dieser Daten-Export auch, wenn Sie Ihre Daten und Einstellungen auf einen neuen Rechner “umziehen” möchten:
- Klicken Sie in Outlook 2010 auf “Datei” und “Optionen”.
- Gehen Sie auf “Erweitert”.
- Klicken Sie rechts auf “Exportieren” und klicken Sie im “Import/Export-Assistent” auf “In Datei exportieren” und auf “Weiter”.
- In diesem Fenster gehen Sie auf “Outlook-Datendatei (.pst)” und klicken auf “Weiter”.
- Wählen Sie den zu sichernden Ordner aus und klicken auf “Weiter”.
- Wenn Sie möchten, können Sie hier auch einen passenden Dateinamen Ihres Backups und einen leicht zu findenden Speicherort wählen.
- Starten Sie die Sicherung mit einem Klick auf “Fertig stellen”.
In neueren Outlook-Versionen finden Sie den “Import/Export-Assistent” direkt im “Datei”-Drop-Down.
