In Ihrem E-Mail-Postfach landet täglich eine Flut von Sitzungsprotokollen, Bestellbestätigungen und Newslettern. Dabei kann schnell mal der Überblick verloren gehen – was ist neu, was wurde schon bearbeitet? Die Lösung für das Problem finden Sie direkt auf Ihrem Schreibtisch. Dort sind Sie Organisationsprofi und sortieren den täglichen Posteingang routiniert in die passende Ablage. Organisieren Sie Ihr E-Mail-Postfach genauso und legen sich Ihr persönliches Ordnersystem an.
Mit einem Ordnersystem den Überblick behalten
Der Posteingang Ihrer E-Mail-Software füllt sich schneller, als Ihnen lieb ist. Schnell geraten gelesene E-Mails und unbearbeitete Nachrichten durcheinander. Die Folge: Sie verlieren den Überblick, lesen E-Mails mehrmals durch und stehen somit auch mehrmals vor der Entscheidung, wie Sie damit verfahren.
Der Ausweg aus dieser Situation: Halten Sie den Posteingang für neu eingegangene und unbearbeitete E-Mails frei. E-Mail-Programme bieten Ihnen verschiedene Hilfsmittel an, mit denen Sie Ihren Posteingang aufgeräumt halten.
Verteilen Sie Ihre E-Mails in Ordner
Jedes E-Mail-Programm ermöglicht das Anlegen von Ordnern. Machen Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch. Bewahren Sie den Überblick und sorgen Sie für einen aufgeräumten Posteingang, indem Sie unwichtige E-Mails löschen und dann die noch verbleibenden E-Mails, die Sie gelesen bzw. bearbeitet haben, in Ordner verteilen.
Nutzen Sie Ordner beispielsweise zum Sammeln von
Welche und wie viele Ordner Sie verwenden, hängt von Ihren Aufgaben ab und bleibt Ihnen überlassen. Damit Sie auch wirklich jede E-Mail einem passenden Ordner zuordnen können und damit das Einsortieren möglichst schnell und intuitiv erfolgen kann, sollten Sie ein auf Ihre Tätigkeit maßgeschneidertes Ordnersystem planen.
Ihr persönliches Ordnersystem – so planen Sie es
Setzen Sie sich einen Termin, ab dem Sie das neue Ordnersystem nutzen werden. Entscheiden Sie sich für ein Ordnungsprinzip, nach dem Sie eingehende E-Mails in Ordner einsortieren, z. B.
- nach Projekten, Teilprojekten oder Aufträgen
- nach Produkten oder Dienstleistungen
- nach Absendern oder Kunden
- nach Termin, Priorität oder Bearbeitungsstatus
Mischen Sie nicht mehrere Prinzipien, da sonst ein und dieselbe E-Mail in mehrere Rubriken passen könnte. Jede E-Mail würde einen Entscheidungsprozess erfordern, der ein schnelles Einsortieren unnötig behindert.
Ermitteln Sie ein Ordnungsprinzip
- Schauen Sie sich die E-Mails an, die in den vergangenen vier Wochen bei Ihnen eingegangen sind.
- Überlegen Sie sich ein Ordnungsprinzip, das am besten zu den E-Mails passt. Denken Sie sich passende Ordnernamen aus.
- Spielen Sie das Ordnersystem durch, indem Sie die vorhandenen E-Mails gedanklich in die Ordner einsortieren.
- Bei welchen E-Mails hatten Sie Schwierigkeiten beim Einsortieren? Welche Ordner müssen angelegt werden, damit auch diese E-Mails zugeordnet werden können?
Mehr dazu in der Oktober-Ausgabe:
Sagen Sie dem Chaos auf dem Schreibtisch den Kampf an: Lesen Sie mehr dazu in der Oktober-Ausgabe des sekretaria-Magazins.
Was Sie beim Anlegen des Ordnersystems beachten sollten
Beachten Sie beim Anlegen der Ordner folgende Aspekte:
- Beschränken Sie sich auf zehn bis zwölf Ordner pro Ebene.
- Legen Sie für nicht eindeutig zuweisbare E-Mails z. B. einen Ordner “Sonstiges” an.
Legen Sie auch Ordner an für E-Mails, die
- Sie regelmäßig erhalten (z. B. Protokolle von Teamsitzungen, Newsletter etc.)
- über Cc: bzw. Kopie: an Sie adressiert wurden.
Prüfen Sie das Ordnersystem auf Praxistauglichkeit
Sortieren Sie Ihre vorhandenen E-Mails in die neuen Ordner ein. Sichten Sie anschließend die E-Mails, die Sie nicht richtig zuordnen konnten, und überlegen Sie, ob gegebenenfalls weitere Ordner erforderlich sind bzw. ob die E-Mails nach Erledigung gelöscht werden können.
- Nehmen Sie sich zwei Wochen Zeit, um sich an die Ordnerstruktur zu gewöhnen.
- Notieren Sie sich während dieser Testphase, falls eine E-Mail nicht bzw. nicht eindeutig einem bestimmten Ordner zugeordnet werden kann.
Falls sich das Ordnersystem während der Testphase im Tagesgeschäft als sperrig und unpraktisch erweist, sollten Sie es anpassen oder komplett überdenken.
→ Extra-Tipp von sekretaria-Autor Stephan Lamprecht: “Eine meiner persönlichen Lieblingserweiterungen für Outlook ist Boomerang. Damit lassen sich E-Mails zur späteren Wiedervorlage markieren, die dann automatisch zum eingestellten Datum wieder im Posteingang erscheinen. Das geht schneller als manuelle Wiedervorlagen und hat den Vorteil, die Nachricht nicht erst suchen zu müssen. Ist der Zeitpunkt gekommen, erscheint sie wieder direkt.”
Den vollständigen Artikel des Autors finden Sie in der November-Ausgabe von sekretaria – das Magazin.
