Als Assistentin oder Sekretärin nutzen Sie sicher täglich Outlook für die Terminplanung. Dieses Programm ist jedoch so umfangreich, dass man immer wieder neue Funktionen entdecken kann. Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie Farben und Formatierungen geschickt nutzen.
Was liegt in den kommenden sieben Tagen eigentlich an? Werden Sie unterwegs sein und dementsprechend Zeit für das Packen und Fahrzeit einplanen? Müssen Sie für einen Termin noch Vorbereitungszeit einkalkulieren? In Outlook können Sie Ihren Kalender mit Farben und Formatierungen übersichtlich gestalten.
Formatierungsmöglichkeiten nutzen
Farben im Kalender helfen Ihnen, sich deutlich schneller zu orientieren. Entwerfen Sie ein möglichst einfaches Farbsystem: Kennzeichnen Sie zum Beispiel alle Fahrtzeiten blau. Rot könnte Termine signalisieren, zu denen Sie Vorbereitungszeit einkalkulieren, und grün etwa alle Besprechungen, zu denen Sie eingeladen worden sind.
Wichtig ist, dass Sie mit den Farben konkret einen Inhalt assoziieren, sich die Farben merken und konsistent einsetzen. Genau dabei kann Outlook Ihnen durch eine automatische Formatierung helfen.
Beispiel:
In Ihrer Abteilung finden regelmäßig Quartalssitzungen statt, auf die Sie im Kalender aufmerksam gemacht werden wollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste zum Termineintrag in der Tagesansicht. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag “Ansichtseinstellungen”. Im nachfolgenden Dialog drücken Sie auf “Bedingte Formatierung”. Klicken Sie auf “Hinzufügen”. Vergeben Sie eine Bezeichnung für die Regel und suchen Sie sich eine Farbe aus. Tippen Sie jetzt auf “Bedingung”. Die einfachste Form einer Bedingung besteht in der Suche nach einem Begriff im Feld Betreff. Geben Sie dort “Quartalsmeeting” im Feld “Suchen nach” ein. Bestätigen Sie mit “OK”. Sobald Sie jetzt einen Termin erhalten oder eintragen, der den gesuchten Begriff enthält, erscheint dieser automatisch in der gewünschten Farbe.
Wenn Sie sich die zwei weiteren Register ansehen, werden Sie feststellen, dass es kaum ein Feld oder ein Kennzeichen von Objekten in Outlook gibt, die Sie nicht abfragen und damit berücksichtigen können. Im Register “Erweitert” suchen Sie sich mit den Einträgen im Listenfeld die gewünschten Felder aus und tragen die gesuchten Begriffe oder Werte ein.
Tipps für Terminvereinbarungen
Sofern Sie es noch nicht getan haben, sollten Sie in den Optionen von Outlook im Abschnitt “Kalender” unbedingt die Anzeige der Wochennummern im Datumsnavigator aktivieren. Denn bei der Vereinbarung von Terminen ist die Kalenderwoche eine wichtige Angabe.
Eine geniale, aber wenig bekannte Funktion besteht in der Auswahl von nicht zusammenhängenden Tagen im Datumsnavigator. Ein Beispiel: Ihr Gesprächspartner muss dringend in den kommenden drei Wochen einen Termin erhalten, kann aber immer nur am Dienstag und Donnerstag. Wie ermitteln Sie jetzt rasch die freien Zeiten, die Sie anbieten können? Wechseln Sie in das Register “Tagesansicht”. Im Datumsnavigator suchen Sie jetzt die kommenden drei Wochen aus. Klicken Sie bei gedrückter Taste Strg auf die Dienstage und Donnerstage. Diese erscheinen nun parallel in der Tagesansicht. So ermitteln Sie rasch, wo Sie Zeit für das gewünschte Gespräch anbieten können.
Der Expertentipp
Sie wollen schnell zu einem bestimmten Datum navigieren? Dann nutzen Sie am besten die Funktion des “Gehe zu” in Outlook, die Sie mit dem Tastenkürzel Strg+G erreichen. In dem nachfolgenden Dialog tragen Sie das gesuchte Datum direkt ein. Oder Sie nutzen die Maus, um aus dem Listenfeld den Termin zu finden.
