Outlook steckt voller kleinerer Funktionen, die schnell übersehen werden. Dabei können Sie den Arbeitsalltag so viel einfacher machen. Wir stellen einige der praktischen Funktionen vor.
Nachricht als gelesen markieren
Outlook ist so konfiguriert, dass eine E-Mail in der Leseliste als gelesen markiert wird, wenn sie einmal angeklickt wurde. Wer häufig mit sehr wichtigen E-Mails arbeitet und sicher sein will, dass eine Nachricht nur dann als gelesen markiert wird, wenn sie auch bewusst wahrgenommen wurde, kann die Funktion in Outlook deaktivieren.
Dazu klicken Sie in das Register “Datei”. Dort finden Sie den Eintrag “Optionen”. Wechseln Sie im nachfolgenden Dialog in den Abschnitt “EMail”. Auf der nachfolgenden Seite klicken Sie auf “Lesebereich”. Deaktivieren Sie dort die Option “Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt”.
Damit eine Nachricht jetzt als gelesen markiert wird, müssen Sie diese Markierung entweder manuell über das Kontextmenü eines Eintrags setzen. Oder aber die Nachricht aus der Leseliste mit einem Doppelklick öffnen.
Zweite Zeitzone anzeigen
Sie haben keine Lust darauf, ständig zwischen der lokalen Zeit und der Ortszeit einer Niederlassung im Ausland umzurechnen? Damit die Vereinbarung von Terminen möglichst einfach wird, können Sie sich im Kalender optional eine zweite Zeitzone anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf “Datei”, danach auf “Optionen” und wechseln Sie schließlich zu “Kalender”. In der Mitte der nachfolgenden Seite finden Sie den Abschnitt “Zeitzonen”. Dort aktivieren Sie die zweite Zeitzone und wählen diese anschließend aus. Diese wird im Kalender mit Ihrer Beschriftung dargestellt, sodass Sie auch nicht durcheinander kommen sollten.
Abgelehnte Termine behalten
Wenn Sie eine Einladung zu einem Termin erhalten, wird dieser automatisch unter Vorbehalt im Kalender dargestellt. Lehnen Sie den Termin ab, so wird er aus dem Kalender gelöscht. Das hindert die Kollegen natürlich nicht daran, sich zu einer Besprechung einzufinden.
Wenn Sie zu Zwecken der Dokumentation auch Veranstaltungen im Kalender behalten wollen, deren Teilnahme Sie abgesagt haben, markieren Sie den Termin im Kalender. Führen Sie [Strg]+[C] und danach [Strg]+[V] aus. Damit duplizieren Sie den Eintrag. Jetzt können Sie die Originalanfrage bearbeiten und ablehnen. Die Kopie bleibt in Ihrem Kalender.
Termine einfärben
Vielleicht setzen Sie ganz bewusst die Funktion der automatischen Formatierung bei eintreffenden E-Mails ein. Weniger bekannt ist allerdings, dass Outlook Regeln für die automatische Zuweisung von Formaten getrennt für E-Mails und Termine verwalten kann. So könnten Sie sich automatisch alle Termine farbig kennzeichnen, zu denen Ihr Vorgesetzter Sie eingeladen hat.
Falls Sie im Kalender Hotelbuchungen oder Abfahrten eintragen, lassen Sie Outlook doch nach entsprechenden Schlüsselbegriffen suchen, um dann eine farbige Markierung zu erhalten. Um eine automatische Formatierung anzulegen, wechseln Sie in den Kalender. Klicken Sie auf das Menüband “Ansicht”. Dort dann auf “Ansichtseinstellungen”. Im nachfolgenden Dialog finden Sie den Schalter “Bedingte Formatierung”. Mit “Hinzufügen” legen Sie einen neuen Eintrag an. Diesem weisen Sie einen Namen und eine Farbe zu. Danach können Sie auf “Bedingung” drücken und den gewünschten Filter zusammenbauen.
