Haben Sie heute auch schon wieder zig Mal den gleichen Satz unter eine E-Mail geschrieben? Oder ertappen Sie sich dabei, wie Sie für Word-Formulare jedes Mal umständlich die IBAN suchen müssen? Sparen Sie sich Zeit und Nerven mit Textbausteinen. Wir erklären Ihnen, wie es geht!
Textbausteine sind – wie kleine Vorlagen – Teile eines Dokuments von Abschnitts- bis Seitenlänge. Tippen Sie zum Beispiel in Outlook “mfg”, kann das Programm diese Eingabe automatisch zu “Mit freundlichen Grüßen” vervollständigen. So können Sie schnell und mit wenigen Tasten ganze Texte aus immer wiederkehrenden Bausteinen zusammenbauen.
Tipp: Sammeln Sie Ihre Textbausteine in einem eigenen Dokument auf Ihrem Desktop. So finden Sie sofort alle Textbausteine an einem Ort und können neue vorlagenverdächtige Textpassagen schnell in Ihre Sammlung aufnehmen.
So legen Sie in Word einen Textbaustein an
- Markieren Sie die Textpassage, die Sie als Baustein speichern möchten.
- Drücken Sie gleichzeitig die Tasten Alt und F3.
- Geben Sie in das Dialog-Fenster den Namen Ihres Bausteins. Dabei können Sie auch eine Kategorie oder Beschreibung einfügen. Wichtig: Der Name Ihres Bausteins ist gleichzeitig das Buchstabenkürzel, mit dem Sie diesen Baustein später abrufen.
- Speichern Sie den Textbaustein mit OK.
- Zum Abrufen dieses Textbausteins tippen Sie Ihr eben festgelegtes Kürzel und drücken dann die Taste F3.
Schon fügt Word Ihren Baustein wunschgemäß ein – und Sie sparen eine Menge Zeit und Schreibarbeit.
Nützliche Textbausteine
Kontaktinformationen: Legen Sie alle Ihre Adressangaben als Textbaustein an oder auch nur Teile davon (zum Beispiel “tm” eintippen und Word macht daraus “Thomas Müller”).
E-Mail-Adressen: Definieren Sie bei mehreren verschiedenen E-Mail-Adressen für jede eine eigene Abkürzung.
Grußformeln: Am besten legen Sie sich gleich mehrere Grußformeln zur Auswahl an, wie “Mit freundlichen Grüßen” “(“mfg”) oder “Herzliche Grüße aus München” (“hgam”).
Anreden: Legen Sie sich lange und/oder komplizierte Personennamen als Textbausteine an, können Sie sich nicht mehr vertippen.
Kontonummern: Vor allem die lange “IBAN” können Sie jetzt schnell und einfach einrichten und einfügen.
Ganze E-Mails: Sie müssen viele Auftragsbestätigungen schreiben oder immer wieder auf die AGB verweisen? Mit Textbausteinen sparen Sie sich hier viel Zeit.
Diese Tipps funktionieren natürlich auch in Outlook.
