Kaum ein Bereich im Unternehmen ist so abwechslungsreich wie das Personalmanagement. Die Aufgaben einer Personalassistentin sind anspruchsvoll und vielseitig. Kommunikation und Recht sind ebenso wichtig wie Diskretion und Organisationstalent. Aber auch Kenntnisse in BWL sind gefragt, etwa wenn es um Personalkennzahlen im Personalcontrolling geht. Im Mittelpunkt der Arbeit steht der Mensch. Alle Stationen, die ein Mitarbeiter im Laufe des Berufslebens hinter sich bringt, haben mit dem Personalmanagement zu tun: von der Bewerbung über die Ausbildung, Fortbildungen, Beförderungen und Kündigungen bis hin zum Ruhestand. Immer involviert: Sie als Personalassistentin.
Mittlere und große Unternehmen verfügen in der Regel über eine eigene Personalabteilung. In kleineren Unternehmen wird das Personalmanagement hingegen meist von der Sekretärin des Chefs übernommen. Dann ist es Bestandteil der Büroorganisation.
Personalmanagement: Arbeitsrecht ist unverzichtbar
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Wer im Personalmanagement tätig ist, kommt nicht darum herum, sich intensiv mit dem Arbeitsrecht zu befassen. Überstunden und Feiertagsarbeit, Mutterschutz, Eltern- und Pflegezeit, Arbeitssicherheit und Unfallverhütungsvorschriften, Datenschutz und Diskriminierungsschutz – sobald es um Mitarbeiter geht, spricht der Gesetzgeber ein gewaltiges Wort mit. Und Verstöße gegen geltende Gesetze, Vorschriften und Regelungen können sehr teuer werden.
Sie als Personalassistentin müssen eine gehörige Portion Rechtswissen und juristisches Grundverständnis mitbringen und im Thema stets auf dem Laufenden bleiben. Viele auch ganz alltägliche Assistenzaufgaben im Personalmanagement haben rechtliche Konsequenzen. Eine ungeschickte Formulierung in einem Absagebrief oder eine nicht eingehaltene Frist bei verpflichtenden Schulungen können gravierende Folgen haben. Die Zusammenarbeit mit einer Personalvermittlung muss auf rechtsicheren Füßen stehen. Viele Kollegen und Kolleginnen, die im Personalmanagement tätig sind, haben sich in einem entsprechenden Studiengang im Personalwesen auf diese Aufgaben vorbereitet, es gibt aber auch viele Quereinsteiger.
In unserer Rubrik Arbeitsrecht finden Sie daher Wichtiges und Aktuelles rund um den Vertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Bleiben Sie auf dem Laufenden und umgehen Sie typische Arbeitsrechtsfallen.
Arbeitszeugnisse rechtssicher verfassen
Über kaum etwas streiten sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber so oft und so intensiv wie über das Arbeitszeugnis. Oft führen die Streitigkeiten bis vor Gericht, wo dann ein Richter über einzelne Formulierungen entscheiden muss. Als Sekretärin oder Assistentin im Personalmanagement gehört die Zeugnisausstellung zu Ihren Aufgaben. Sie sammeln alle notwendigen Informationen, schreiben die Beurteilungen vor und sorgen dafür, dass am letzten Arbeitstag des Mitarbeiters ein unterschriebenes Zeugnis überreicht werden kann. Sie kennen sich mit passenden Formulierungen aus und umgehen sicher alle verfänglichen Sätze.
Mit unserer Rubrik Arbeitszeugnis bieten wir Ihnen aktuelle Urteile und hilfreiche Tipps rund um dies wichtigen Aufgaben. Nutzen Sie außerdem unsere Musterzeugnisse, die Sie nur noch an die Beurteilungen anpassen müssen.
Den richtigen Bewerber finden
Für ein Unternehmen ist es in Zeiten des Facharbeitermangels überlebenswichtig, während der Personalbeschaffung die richtigen Mitarbeiter zu finden. Zum Bewerbermanagement, in das Sie als Personalassistentin meist eingebunden sind, gehört daher sehr viel mehr als nur ab und zu eine Annonce zu schalten. Das beginnt damit, dass das Stellenprofil in vielen Fällen erst einmal an moderne Zeiten angepasst werden muss, und endet noch lange nicht bei der Frage, ob es sinnvoll ist, einen Personaldienstleister einzuschalten. Personalvermittler können Ihnen einen Teil der Arbeit abnehmen, wollen aber ihrerseits gebrieft und geführt werden.
Als Assistentin obliegt Ihnen oft die gesamten administrativen Aufgaben rund um die Personalbeschaffung. Sie sammeln und kategorisieren eingehende Bewerbungen, kontrollieren anhand der Unterlagen die Eignung der Interessenten und arbeiten so dem Personalleiter unmittelbar zu. Mit passenden Bewerbern vereinbaren Sie Termine für Vorstellungsgespräche Assessment-Center, unpassende erhalten von Ihnen Absagen. Sie bereiten die Interviews ebenso vor wie den endgültigen Vertragsabschluss.
Informationen zu den interessanten und anspruchsvollen Aufgaben der Personalbeschaffung finden Sie in unserer Rubrik Bewerbermanagement. So wird Ihr Unternehmen fit für die Zukunft.
Mitarbeiter betreuen
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Mitarbeiterversammlungen, Teamevents, Zielvereinbarungsgespräche: Im Personalmanagement gibt es noch eine ganze Reihe Aufgaben und Themen, die nicht unmittelbar mit dem Arbeitsrecht, dem Arbeitszeugnis oder dem Bewerbermanagement zu tun habe. Als Personalassistentin sind Sie in der Regel in die Vorbereitung und oft auch die Durchführung verschiedenen Führungsinstrumente eingebunden. Erleichtern Sie sich mit unseren Tipps und Beiträgen die Arbeit.
