In vielen Unternehmen ist der Bewerbermangel ein großes Problem. Freie Stellen lassen sich nicht mit den passenden Bewerbern besetzen, in den betrieblichen Prozessen fehlen die Fachkräfte, was die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens beeinträchtigt. Dem kann ein effizientes Bewerbermanagement entgegenwirken. Denn erfolgreiches Bewerbermanagement bedeutet nicht nur Zeit- und Kostenersparnis. Es bedeute auch eine positive Erfahrung für die Kandidaten, weil sie schneller Antworten auf ihre Bewerbung bekommen und der gesamte Prozess bis zur Einstellung kurz und effizient ist. Doch das allein macht noch kein sehr gutes Bewerbermanagement aus. Hinzu kommt ein weiterer wichtiger Aspekt. Mit einem guten Bewerbermanagement können Unternehmen schnell passende Bewerber auswählen und eine zu vergebende Stelle schnell besetzen. Was ist beim Bewerbermanagement wichtig?
Was spricht für ein digitales Bewerbermanagement-System?
Viele Unternehmen arbeiten bereits mit Personalsoftware und digitalem Bewerbermanagement. Sie verschaffen sich damit einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen. Die Top-Bewerber wollen kein langwieriges Bewerbungsverfahren durchlaufen. Sie bevorzugen eine schnelle sogenannte Candidate Journey. Wenn es Young Professionals zu langsam geht, wenden sie sich einem anderen Unternehmen zu und gehen dann möglicherweise zur Konkurrenz. Mit einer Bewerbermanagement-Software steigt die Effizienz des Bewerbungsprozesses, die Außenwahrnehmung verbessert sich und am Ende haben die Unternehmen eine optimierte Candidate Experience.
Welche Aufgaben fallen dem Bewerbermanagement zu?
Beim E-Recruiting, also bei der digitalen Personalbeschaffung, ist das Bewerbermanagement ein wesentlicher Aspekt. Der gesamte Prozess des Recruitings läuft elektronisch ab. Das fängt bei der Stellenausschreibung an, geht über die Bewerberauswahl bis hin zur Einladung zu einem Bewerbergespräch. Zu den wesentlichen Vorteilen der digitalen Vorgehensweise gehören Zeit- und Kostenersparnis. Ein solches System deckt im Idealfall alle Prozesse im Zusammenhang mit einem Bewerber ab und unterstützt die verschiedenen Prozesse, bis ein Bewerber eingestellt ist. Alle, die an diesem Prozess beteiligt sind, wie Personalverantwortliche oder zukünftige Vorgesetzte, sind in das digitale Recruiting eingebunden.
Das Bewerbermanagement automatisiert Prozesse, nachdem eine Stellenausschreibung online gegangen ist. Beispielsweise erhalten die Bewerber automatisch eine Bestätigung, wenn ihre Bewerbung im System des Unternehmens eingegangen ist. Die Bewerbungen gelangen dann automatisch zum richtigen Ansprechpartner im Unternehmen, meist sind das die Fachabteilungsleiter. Durch einen automatischen Kompetenzabgleich hilft die Software dabei, geeignete Kandidaten auszuwählen. Das Bewerbermanagement beinhaltet auch das Versenden von Zu- und Absagen an die Bewerber oder die Einladung zu Vorstellungsgesprächen. Obendrein ist damit auch die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen gewährleistet.
Wie läuft das Bewerbermanagement ab? Was ist dabei zu beachten?
Der Bewerbermanagement-Prozess beginnt normalerweise mit Personalbedarf. Wird eine Stelle nachbesetzt, steht das Anforderungsprofil bereits fest. Entsteht eine neue Position im Unternehmen, ist es als Erstes notwendig, genau die Aufgaben zu definieren, die der künftige Mitarbeitende abdecken soll. Je konkreter die Formulierungen sind, umso besser. Folgende Fragen sind dabei wichtig:
- Welchen Herausforderungen muss sich der Mitarbeitende stellen?
- Mit welchen Kompetenzen und Fähigkeiten ist das möglich?
- Welche Vorkenntnisse, Fachkenntnisse und Erfahrungen müssen die Kandidaten unbedingt vorweisen?
Durch die Beantwortung dieser Fragen lässt sich eine exakte Zielgruppe für die Stellenausschreibung definieren. Durch sogenannte Personas lässt sich die Zielgruppe weiter differenzieren.
Im nächsten Schritt gilt es, den passenden Kandidaten anzusprechen. Wege zur Kommunikation und HR-Strategien gibt es viele. Welche Vorlieben eine bestimmte Gruppe von Bewerbenden hat, lässt sich in Studien oder in den neusten Ausgaben von Fachzeitschriften nachlesen. Die angewandten Tools im Bewerbermanagement sind an den Kandidaten ausgerichtet und nicht umgekehrt.
Jetzt erst fängt der Recruiting-Ablauf an. Zunächst schreiben die Unternehmen die Stelle intern aus. Findet sich kein passender Bewerber, erfolgt eine externe Ausschreibung. Dabei ist es wichtig, dass die Stellenanzeige nicht nur ansprechend ist, sondern auch die richtige Struktur für Google for Jobs aufweist. Ansonsten verliert die Anzeige viel von ihrem Potenzial.
Einige Unternehmen setzen auf ein anderes System und suchen aktiv in den sozialen Medien beispielsweise bei LinkedIn oder Xing nach passenden Kandidaten. Dieses Recruiting über die sozialen Medien lässt sich durch YouTube-Videos oder Facebook-Kampagnen noch erweitern.
Sobald passende Bewerbungen eingegangen sind, folgt der nächste Schritt: die Koordinierung der Termine für Bewerbergespräche. Teilweise finden vor den Gesprächen zunächst Onlinetests oder andere diagnostische Verfahren statt. Ist die Entscheidung für einen bestimmten Bewerber gefallen, folgt der Arbeitsvertrag und die anderen Kandidaten erhalten eine Absage. Vielversprechende Talente sammeln einige Unternehmen auch in sogenannten Talentpools, um gegebenenfalls auf sie zurückgreifen zu können.
Mithilfe einer Bewerbermanagement-Software kann der gesamte Prozess strukturiert und transparent ablaufen. Für die einzelnen Beteiligten ist der gesamte Aufwand effizienter.
Wie sieht die technische Hilfe im Bewerbermanagement konkret aus?
Die technischen Hilfsmittel müssen zwingend sehr nutzerfreundlich sein, obendrein muss die Software einen hohen, wahrbenommenen Nutzen haben. Dabei stehen besonders praktische Aspekte im Vordergrund. Für Bewerbende ist es praktisch, wenn sie sich auf mehrere Stellenanzeigen bewerben können. Die Candidate Experience verbessert sich auch dadurch, dass die Bewerbenden sich über das Team informieren und einen ersten Eindruck gewinnen können.
Im Idealfall beginnt schon direkt nach der Ausschreibung ein Bewerbungsworkflow, der für beide Seiten komfortabel ist. Mitarbeitende der Personalabteilung können die Daten der Bewerbenden schnell und einfach eingeben. Die Bewerbenden erhalten einen seriösen Eindruck, sodass sie dem Unternehmen gerne einen Vertrauensvorschuss geben. User erwarten eine schnelle Eingangsbestätigung, wenn sie ihre Bewerbung abgeschickt haben. Unternehmen, die Top-Talente suchen, müssen lernen, das Recruiting anders zu denken. Die Bewerber sind eher Kunden, die es zu umwerben gilt.
Die richtigen KPIs für einen optimierten Bewerbermanagement-Prozess
Läuft das Bewerbermanagement-System gut, ist es eine großartige Unterstützung bei der Personalbeschaffung. Gute Fachkräfte bilden den Grundstein für künftigen Unternehmenserfolg. Damit auch die Personalabteilungen ihren Erfolg nachweisen und messbar machen können, gibt es wichtige Kennzahlen für Reporting und Controlling.
Time-to-Hire
Time-to-Hire ist der Zeitraum zwischen Feststellung des Personalbedarfs und Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Wie lange dieser Zeitraum ist, ist aus mehreren Gründen eine wichtige Stellschraube:
- Durch längere Vakanzen entstehen den Unternehmen hohe Kosten, weil beispielsweise wichtige Projekte ins Stocken geraten.
- Langwierige Prozesse schrecken Bewerbende ab. Die Top-Talente hat sich bei zu langen Prozessen schnell ein Mitbewerber geschnappt.
Cost-per-Hire
Der Quotient aus Kosten für die Personalbeschaffung und besetzten Stellen für einen bestimmten Zeitraum sind die Cost-per-Hire. Hier gibt es interne und externe Kosten. Es lassen sich auch bestimmte Funktionsbereiche oder Hierarchieebenen separat betrachten. Daraus ergibt sich ein Einblick, wo neue Stellen nur mit sehr hohen Kosten neu besetzt werden können.
Conversion Rate
Ein Begriff aus dem Onlinemarketing hat auch im E-Recruiting eine wichtige Bedeutung. Die Conversion Rate gibt an, in welchem Verhältnis die Zahl der Einstellungen zur Reichweite der Stellenausschreibung steht. Sie gibt Aufschluss über die Effizienz der verschiedenen Kanäle und lässt Rückschlüsse zu, wie groß die Reichweite sein muss, um eine bestimmte Anzahl an Bewerbungen zu erhalten.
