Besonders in kleineren Firmen ist es gängige Praxis, dass Aufgaben im Bereich Human Resources (HR) von Assistenzkräften übernommen werden. Diese nutzen häufig noch traditionelle Methoden wie Papierakten und Excel-Tabellen zur Organisation und Verwaltung. Die Aufgaben können zwar auf diese Weise erledigt werden, aber der Zeitaufwand ist teilweise immens, Informationen werden manchmal vergessen und bei einem wachsenden Unternehmen geht oft der Überblick verloren. Es gibt eine Reihe von Gründen, die dafür sprechen, sich für den Einsatz einer HR Software zu engagieren und diese den Entscheidungsträgern vorzuschlagen.
Einsatz und Nutzen von HR Software
Eine HR-Software ist darauf ausgelegt, Aufgaben und Abläufe im Personalbereich zu vereinfachen und zu automatisieren. Sie fungiert als zentrale Datenbank für Mitarbeiterinformationen und unterstützt Personalabteilungen bei der effizienten Verwaltung und Durchführung von Schlüsselaufgaben wie Recruiting, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung, Talentmanagement und Finanzen.
Der modulare Aufbau der meisten Softwarelösungen erlaubt eine anpassbare Nutzung, sodass nur die benötigten Personalprozesse unterstützt und finanziert werden müssen. Dies trägt auch dazu bei, die Kosten für Wartung und Aktualisierung der Software zu reduzieren.
Die Vorteile von HR Software
Abhängig von den gewählten Modulen ergeben sich eine Vielzahl von Vorteilen, die mit einer HR-Software einhergehen. Digitale Personalakten erlauben einen zentralen Zugang zu sämtlichen Mitarbeiterdokumenten und -daten. Sie räumen die Festlegung differenzierter Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für die verschiedenen Beteiligten im Prozess ein. Dies spart Ressourcen und schafft Platz in den Büroschränken, da überflüssige Ausdrucke und der Bedarf an physischen Akten vermieden werden.
Manuelle Dateneingaben sind fehleranfällig, automatisierte Prozesse in der Personalverwaltungssoftware minimieren dieses Risiko durch Standardisierung. Die Software übernimmt wiederkehrende Aufgaben und ermöglicht die Erstellung von Dokumenten mit rechtskonformen Vorlagen in wenigen Schritten. Filterfunktionen erleichtern zudem die Suche nach bestimmten Dokumenten und das System hält den aktuellen Status eines Dokuments jederzeit transparent, sodass jederzeit über den Stand eines Antrags informiert werden kann.
Moderne HR Systeme umfassen fortschrittliche Rekrutierungs- und Onboarding-Module, die Unternehmen dabei unterstützen, die besten Talente für sich zu gewinnen, den Rekrutierungsprozess effizienter zu gestalten und neuen Mitarbeitern einen reibungslosen Einstieg zu ermöglichen. Von der Gestaltung von Jobanzeigen bis hin zur Durchführung von Background-Checks vereinfachen solche Module den gesamten Prozess der Personalgewinnung.
Welche Funktionen die HR Software abdecken sollte
Eine leistungsfähige HR Software erleichtert die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen Assistenz- und Sekretariatspersonal sowie der Führungsebene. Die Softwarelösung sollte Aktennotizen unterstützen oder eine Chatfunktion bieten. Je nach Anbieter ist kann eine direkte Anbindung an Outlook erfolgen und darüber ein unkomplizierter Austausch erfolgen.
Intuitive Navigation hilft Mitarbeitenden und Führungskräften dabei, schnell auf gewünschte Funktionen und Informationen zuzugreifen, minimiert den Zeitaufwand für Managementaufgaben und steigert die allgemeine Zufriedenheit mit dem System. Die HR Software sollte daher über eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche verfügen.
Eine Schlüsselfunktion sind Self-Service-Optionen, die es den Mitarbeitern erlauben, persönliche Daten, Urlaubsanträge und andere HR-relevante Anliegen eigenständig zu bearbeiten und aufzurufen. Dies entlastet die Personalabteilung und fördert gleichzeitig die Autonomie und Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Zum Schutz vertraulicher und sensibler Mitarbeiterdaten muss eine HR Software höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards genügen. Dazu gehören erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrolle und Überwachung der Benutzeraktivitäten. Die Entwickler müssen regelmäßige Sicherheitsaudits durchführen und proaktive Maßnahmen zur Behebung von Sicherheitslücken ergreifen, um einen umfassenden Datenschutz zu gewährleisten.
