Neuer Chef – was ist jetzt zu tun?

Wenn ein neuer Chef kommt, herrscht erst einmal Unsicherheit unter den Kolleginnen und Kollegen und vielleicht auch bei Ihnen selbst. Aber: Gehen Sie ruhig davon aus, dass auch der „Neue“ am ersten Tag nervös ist. Mit ein bisschen Vorbereitung können Sie allen Beteiligten den Start erleichtern.

Als Sekretärin oder Assistentin haben Sie eine besondere Verantwortung für das Gelingen der ersten Tage des neuen Vorgesetzten. „Onboarding“ oder auch „Inplacement“ heißt dieser Vorgang auf Neudeutsch. Vieles – gerade in der Organisation – gleicht den Aufgaben, die Sie auch dann haben, wenn ein neuer Sachbearbeiter eingestellt wird. Aber bei einem neuen Chef müssen Sie viel mehr bedenken, damit der Übergang reibungslos läuft und bei Mitarbeitern, Kunden und in der Öffentlichkeit positiv aufgenommen wird.

Organisatorisches

Wie aufwendig die Organisation des Chefwechsels ist, hängt vor allem davon ab, auf welcher Hierarchieebene er stattfindet und wie groß und bedeutend Ihr Unternehmen ist.

Mittleres Management

Wenn einfach nur eine neue Führungskraft im mittleren Management eingestellt wird, hält sich der organisatorische Aufwand meist in  Grenzen. Wie für andere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auch besorgen Sie eine Schlüsselkarte, Visitenkarten und ein Namensschild für die Bürotür, kümmern sich darum, dass Ihr neuer Chef einen E-Mail-Account und die Zugangsdaten für das Intranet erhält, und pflegen seinen Namen in Telefonverzeichnisse und Organigramme ein. Sie beschaffen gegebenenfalls ein Diensthandy und ein Laptop etc.

Geschäftsführungsebene

Weit aufwendiger ist es, wenn der Wechsel auf Geschäftsführungsebene stattfindet. Natürlich braucht auch ein neuer Geschäftsführer Visitenkarten und Zugangsdaten, aber in diesem Fall müssen Sie noch mehr berücksichtigen. Hier sollten Sie nicht nur die internen Belange, sondern die Bedeutung des Unternehmens darüber hinaus bedenken:

• Als Erstes sollten Sie klären, ob die rechtlichen Angaben auf dem Geschäftspapier, im Internet und in E-Mail-Signaturen geändert werden müssen. Hier ist der Firmenanwalt der richtige Ansprechpartner. Ist das der Fall, ändern Sie die Angaben in den Vorlagen, lassen Sie sie freigeben und entsorgen Sie eventuell vorhandene Altbestände an Briefpapier. Informieren Sie darüber auch Ihre Kolleginnen und Kollegen, damit diese ihre E-Mail-Signaturen und Vorlagen anpassen.
• Wenn Sie in einem bedeutenden Unternehmen arbeiten, ist ein Wechsel in der Geschäftsführung auch für die Presse interessant. „Bedeutend“ kann auch ein Mittelständler in einer kleineren Stadt sein, wenn das Unternehmen ein wichtiger Arbeitgeber ist oder in der Vergangenheit häufiger positiv oder negativ in den Medien auftauchte. Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem neuen Chef, ob zum Wechsel in der obersten Etage eine Pressemitteilung angebracht ist.
• Informieren Sie die Ansprechpartner bei Ihren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Verfassen Sie dazu einen Ankündigungsbrief. Bei wichtigen Personen können Sie auch gleich einen Termin für einen Antrittsbesuch vereinbaren.
• Erstellen Sie eine Übersicht, in welchen Verbänden, Vereinen und sonstigen Kooperationen Ihr bisheriger Chef Mitglied war. Sobald sich die Gelegenheit ergibt, legen Sie dem neuen Chef diese Liste vor und besprechen Sie, ob und in welcher Form das Engagement weitergeführt werden soll. Informieren Sie die Organisationen entsprechend.

Einarbeitungsphase organisieren

Es ist besonders wichtig, dass Sie die Einarbeitungsphase gründlich vorbereiten. Sie entscheidet über den langfristigen Erfolg der neuen Führungskraft – egal auf welcher hierarchischen Ebene sie einsteigt.

Wenn alter und neuer Chef gleichzeitig vor Ort sind

Im Idealfall sind der alte und der neue Chef eine Weile gleichzeitig im Unternehmen, sodass eine gründliche Einarbeitung und eine geordnete Übergabe gewährleistet sind. Erstellen Sie gemeinsam einen Plan, wie die zur Verfügung stehende Zeit am sinnvollsten genutzt werden kann:

• Bei welchen Personen wird der neue Chef wann vorgestellt?
• Was sind die drängendsten Probleme? Was muss sofort angegangen werden?
• Welche sind die wichtigsten Projekte, die bei der Übergabe besonders besprochen werden sollten?
• Welche Termine stehen in naher Zukunft an?

Auch wenn die Übergabe noch so konstruktiv verläuft: Sie können davon ausgehen, dass sie niemals vollständig ist. Zum einen ist ein Unternehmen ein komplexes Gebilde, das sich zudem ständig wandelt. Jede Beschreibung ist daher nur eine subjektive Momentaufnahme. Zum anderen hat der neue Chef vermutlich andere Instruktionen und Ziele als der alte. Dann hört er sich die Erläuterungen vielleicht gern an, macht sich aber innerlich gleichzeitig Notizen, was er in Zukunft garantiert ändern wird.

Wenn eine Kommunikation zwischen altem und neuem Chef nicht möglich ist

Eine direkte Übergabe von altem zu neuem Chef ist aber nicht immer möglich, etwa weil der Vorgänger Knall auf Fall gegangen ist oder sich die beiden einfach nicht verstehen und die Kommunikation daher auf Sparflamme läuft. Dann sind Sie als Assistentin oder Sekretärin viel stärker gefordert, denn nun muss sich der „Neue“ in weiten Teilen auf Ihre Expertise verlassen. Sie kennen die Kollegen, die wichtigsten Kunden, die zuverlässigsten Lieferanten, die zukunftsträchtigsten Pläne …

Unschätzbar ist insbesondere Ihr Wissen um die Unternehmenskultur. Geben Sie Ihrem neuen Vorgesetzten Hinweise, wenn bestimmte Themen im Unternehmen sensibel sind. So können Sie womöglich verhindern, dass das gesamte Projekt „Neuer Geschäftsführer“ an einem zu forschen Vorgehen scheitert. Dabei geht es nicht um „Das haben wir schon immer so gemacht“, sondern darum, Veränderungen nicht übers Knie zu brechen und die Kollegen und Kolleginnen nicht zu verprellen.

Auch hier ist es sinnvoll, einen Einarbeitungsplan zu erstellen. Eine gute Grundlage ist das Unternehmenshandbuch, sofern Sie eines angelegt haben. Hier sind alle Arbeitsabläufe hinterlegt, alle Verantwortlichen benannt und alle Projekte beschrieben.

Den Mitarbeitern den Umstieg erleichtern

Ein neuer Chef hat es bei den Kollegen und Kolleginnen meist nicht leicht. Entweder war sein Vorgänger beliebt – dann trauern ihm alle nach. Oder er war unbeliebt, dann ist die Stimmung schlecht und es herrscht oft ein generelles Misstrauen gegenüber „dem da oben“.

Alle Beteiligten brauchen jetzt Sicherheit: der neue Chef die Sicherheit, dass die Mannschaft hinter ihm steht; die Kollegen und Kolleginnen die Sicherheit, dass sie auch in Zukunft vernünftig arbeiten können. Für den Erfolg des Vorgesetztenwechsels ist wichtig, dass Ihr neuer Chef allen Beteiligten seine Ziele, seine Erwartungen und seine Vision für eine Zusammenarbeit vermitteln kann.

„Neue Leute dürfen nicht Bäume ausreißen, nur um zu sehen, ob die Wurzeln noch dran sind.“
Henry Kissinger, US-amerikanischer Politiker, Friedensnobelpreisträger (* 1923)

Planen Sie Vorstellungsrunden

Grundsätzlich sollte ein Vorgesetzter alle Kollegen und Kolleginnen kennen und wissen, welche Aufgaben sie erledigen. Das ist natürlich in einem Großunternehmen nur bis zu einem gewissen Grad erfüllbar. Aber auch hier sollte der Vorgesetzte eine Vorstellung davon haben, wer in seinem Umfeld wofür zuständig ist:

• Der neue Chef sollte so früh wie möglich den Kontakt mit der Belegschaft suchen – entweder bei einem Rundgang durch das Unternehmen oder bei einer Betriebsversammlung.
• Nutzen Sie die internen Medien, um den neuen Chef vorzustellen: Auf dem Schwarzen Brett, in der Mitarbeiterzeitung und im Intranet sollten ein Porträt und eine Stellungnahme veröffentlicht werden.
• Für die unmittelbaren Mitarbeiter sollten Sie – nach Absprache mit Ihrem neuen Vorgesetzten – Termine für Einzelgespräche in den Terminkalender eintragen.
• Im Idealfall gab es schon immer Abteilungsleitermeetings, die nun weitergeführt werden – lassen Sie sie im Kalender einfach stehen. Solche Runden sind wichtig, damit die Wünsche und Ideen des „Neuen“ durch die Hierarchie nach unten weitergereicht werden.

Informieren Sie Ihren neuen Chef über die Mitarbeiter

Setzen Sie sich einmal mit Ihrem neuen Vorgesetzten zusammen und berichten Sie über Ihre Kollegen und Kolleginnen. Wer hat welche Kenntnisse und Stärken? Wer ist in welchem Projekt besonders aktiv? Welche Fähigkeiten sind aus Ihrer Sicht unverzichtbar für das Unternehmen? Wer ist der Meinungsführer im Unternehmen, wen gilt es also bei neuen Projekten besonders zu überzeugen?

Solche Informationen sind wesentlich, um schnell in die neue Aufgabe als Vorgesetzter hineinzuwachsen. Bleiben Sie dabei sachlich und objektiv! Sie haben eine Vertrauensstellung – Ihrem Chef, aber auch den Kollegen gegenüber.

Werden Sie Ihrer Vermittlerrolle gerecht

Nicht immer klappt der Übergang reibungslos und mancher Kollege fühlt sich vielleicht unter dem neuen Chef schlechter behandelt als unter dem alten. Seien Sie loyal, wenn Ihre Kollegen und Kolleginnen jammern! Wer ständig betont, dass der Vorgänger die Dinge ja ganz anders regelte und dass das viel besser war, hängt in der Vergangenheit fest. Betonen Sie lieber, was mittlerweile besser läuft als früher und welche positiven Veränderungen der „Neue“ angestoßen hat. Werben Sie um Verständnis, wenn noch nicht alles perfekt läuft. Ein Wechsel in der Chefetage ist nichts, was nach ein paar Wochen komplett erledigt ist.

Wie Sie sich selbst auf den neuen Chef einstellen

Als Sekretärin oder Assistentin ist die Veränderung für Sie besonders drastisch. Gerade wenn Sie mit Ihrem alten Vorgesetzten über eine sehr lange Zeit zusammengearbeitet haben, kann die Veränderung auch beängstigend sein. Aber in jedem Wandel liegt auch eine Gelegenheit.

Was wollen Sie?

Sehen Sie den Chefwechsel als Möglichkeit, etwas zu verändern:

• Bei aller Verklärung: Meist war auch in der Vergangenheit nicht immer alles gut. Fragen Sie sich ganz ehrlich, mit welchen „Marotten“ Ihres bisherigen Vorgesetzten Sie sich abgefunden hatten. Verweigerte er beharrlich die Nutzung moderner Medien, die Einführung eines regelmäßigen Jour fixe oder die Genehmigung einer „stillen Stunde“ für Ihre eigenen Projekte? War Ihnen die Unordnung auf seinem Schreibtisch schon immer ein Dorn im Auge? Verweigerte er Ihnen dauerhaft die schon längst fällige Fortbildung?
• Nutzen Sie diesen Moment, um auch Ihre eigenen Ziele und Wünsche zu hinterfragen. Wollen Sie Ihre Karriere so weiterführen wie bisher oder ist es Zeit für den nächsten Schritt? Welche Aufgaben und Projekte würden Sie gern übernehmen? Wollen Sie vielleicht Ihre Stundenzahl reduzieren und nur noch halbtags arbeiten? Oder einen Teil Ihrer Aufgaben im Homeoffice erledigen?

Machen Sie sich eine Liste, wie Sie sich die Zusammenarbeit vorstellen. Jetzt ist Ihre Chance, etwas zu bewegen.

Bauen Sie Vertrauen auf

Bitten Sie Ihren Chef frühzeitig um ein persönliches Gespräch. Je schneller Sie sich absprechen, desto besser klappt die Zusammenarbeit.

Nutzen Sie die erste Zeit ganz bewusst, um sich gegenseitig kennenzulernen. Wie tickt Ihr neuer Chef? Wie reagiert er auf Ihre Arbeit und Ihre Vorgehensweisen? Worauf legt er Wert? Worauf Sie? Welche gegenseitigen Erwartungen haben Sie? Kommunizieren Sie auf Augenhöhe und finden Sie die optimale Lösung für das gemeinsame Vorgehen.

Operatives klären

Bei diesen Gesprächen sollten Sie auch immer gleich operative Fragen stellen: Wie soll künftig die Terminvergabe laufen und wer beantwortet welche E-Mails? Welche Personen dürfen Sie am Telefon durchstellen? Wann ist der neue Chef für die Kollegen zu sprechen und wann macht er Pause? Welche Ansprüche hat er an ein Hotel auf der Geschäftsreise und was sollten Sie bei Flugbuchungen beachten? … Klären Sie also all die Details, die für die Zusammenarbeit entscheidend sind, und machen Sie sich entsprechende Notizen.

Holen Sie bei dieser Gelegenheit Ihre Wunschliste heraus. Sprechen Sie all jene Punkte an, die Sie verbessern möchten – den Jour fixe, die „stille Stunde“, den Wunsch nach einer Fortbildung oder einem eigenen Projekt. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, Ihren Job umzugestalten und sich zu profilieren. Nutzen Sie sie!