Wenn ein Kollege plötzlich verstirbt oder einen tödlichen Unfall erleidet, ist die Bestürzung im Unternehmen groß. Aber bei aller Trauer gilt es, ein paar Dinge zu veranlassen – das Unternehmen hat beim Tod eines Mitarbeiters viele Pflichten. Wir haben Ihnen eine Checkliste mit Sofortmaßnahmen zusammengestellt, damit Sie auch in dieser schwierigen Situation nichts Wichtiges vergessen.
Sofortmaßnahmen beim Tod eines Kollegen
Die nachfolgende Checkliste beantwortet Ihnen auf einen Blick folgende Fragen:
- In welchen Bereichen muss Ihr Unternehmen nach dem Tod eines Mitarbeiters aktiv werden?
- Welche Maßnahmen müssen Sie dabei umgehend einleiten?
- Welche Besonderheiten müssen Sie dabei jeweils beachten?
Extratipp: Schalten Sie gegebenenfalls einen Experten ein. So lassen sich Fehler vermeiden, die nicht nur teuer werden können, sondern auch für viel Unfrieden unter der Belegschaft sorgen.
| Darum geht es | Sofortmaßnahmen | Das müssen Sie beachten |
| Der Arbeitsvertrag endet mit dem Tod. Eine Arbeitsleistung hat Höchstpersönlich-keitscharakter, kann also von niemand anderem “geerbt” werden. |
Prüfen Sie den Arbeitsvertrag auf mögliche Entgeltfortzahlungen. Dasselbe gilt für mögliche Betriebsvereinbarungen und/oder Tarifverträge. | Das Arbeits- oder Dienstverhältnis endet sofort und unmittelbar mit dem Tod des Arbeitnehmers. Dazu bedarf es keiner weiteren Feststellungen. Die Frage der Entgeltfortzahlung ohne Gegenleistung ist davon unabhängig. |
| Abwicklungspflichten der Erben und Angehörigen gegenüber dem Arbeitgeber | Prüfen Sie, welche Gegenstände und/oder Unterlagen, die dem Unternehmen gehören, der Verstorbene in seinem Besitz hatte. Achten Sie darauf, dass alle Dokumente und Gegenstände vollständig zurückgegeben werden. | Bedenken Sie, dass Mitarbeiter durchaus mehrere Aufbewahrungsorte haben können. So kommt neben dem Familienwohnheim auch ein Ferienhaus, eine Zweitwohnung oder die Wohnung von Freunden oder Freundinnen in Betracht. Denken Sie vor allem an die Rückgabe von Schlüsseln, Dienstwagen (Ausnahme: Im Arbeitsvertrag wurde die Weiterzahlung des Entgelts vereinbart. Die – meist auch private – Nutzung des Dienstfahrzeugs ist Entgeltbestandteil. Kümmern Sie sich um die Versteuerung des geldwerten Vorteils) Arbeitsmitteln (PC, Telefon, Handy, Drucker, Beamer …) Arbeitsunterlagen |
| Ihre Abwicklungspflichten gegenüber den Erben und Angehörigen | Prüfen Sie, welche vertraglichen Ansprüche der Arbeitnehmer auch nach seinem Tod hat. Überprüfen Sie die Berechnungsweise der Ansprüche. Die GmbH muss zumindest den noch offenen Lohnanspruch aus dem laufenden Monat bezahlen. |
Neben dem Arbeits- oder Dienstvertrag sollten Sie auch Nebenverträge prüfen, z. B. über: flexible Entgeltbestandteile (Provisionen, Tantiemen) besondere Entgelte (Sonderzuwendungen) Entgeltfortzahlungen Pensionsvereinbarungen Hinterbliebenenversorgung |
| Restlohn- und andere Entgeltansprüche | Weisen Sie die Personalabteilung an, keine Auszahlungen vorzunehmen, bevor ein Erbschein vorliegt. Weisen Sie die Angehörigen darauf hin, dass Sie einen Erbschein benötigen. Der Erbschein muss beim Nachlassgericht (gehört zum Amtsgericht) beantragt werden. |
Manchmal dauert es sehr lange, bis ein Erbschein vorliegt und in dieser Zeit fließt kein Geld an die Erben. Dann kommt die Familie möglicherweise in finanzielle Schwierigkeiten. Wenn Sie von solchen Problemen wissen und helfen möchten, können Sie der Familie einen Kredit geben, bis der Erbschein vorliegt. Wenn der Erbschein dann vorliegt, wird der rückständige Lohn ausgezahlt und gegen den Kredit gerechnet. Wenn kein Erbschein vorgelegt wird, müssen die Erben den Kredit zurückzahlen. |
| Abfindungen aus einem Aufhebungsvertrag sind nicht übertragbar. | Weisen Sie die Personalabteilung an, keine Abfindungen auszuzahlen. | Prüfen Sie den Aufhebungsvertrag auf mögliche Ausnahmen. |
| Die Sozialversicherungsträger benachrichtigen | Melden Sie den verstorbenen Mitarbeiter bei der Sozialversicherung ab. Abgabegrund für die “Meldung zur Sozialversicherung” ist “Tod des Beschäftigten”. Informieren Sie den Rentenversicherungsträger direkt vom Todesfall. |
Beachten Sie, dass Sie hier in aller Regel nur sehr kurze Benachrichtigungsfristen haben (unverzüglich!). Versäumen Sie diese, riskieren Sie Rechtsnachteile. |
| War der Tod Folge eines Betriebsunfalls, müssen Sie auch die Unfallversicherung und die Berufsgenossenschaft benachrichtigen. | Bei einem Unfalltod muss ein Arzt die Todesursache feststellen und den Totenschein ausstellen. | |
| Ansprüche des Witwers/der Witwe auf eine betriebliche Altersvorsorge | Prüfen Sie die Art der betrieblichen Altersvorsorge und die Versicherungsbedingungen. Dazu gehört auch, dass die Wartezeiten erfüllt sind. | Beachten Sie vor allem mögliche Ausschlüsse, z. B. Wiederverheiratungs-klauseln bei Pensionszusagen o. Ä. |
| Die Stelle des Verstorbenen ist neu zu besetzen oder zu streichen oder umzustrukturieren. |
Prüfen Sie, welche Maßnahmen kurzfristig zu treffen sind. | Kurzfristig können Sie die Regelungen für Urlaubsvertretungen einsetzen. |
| Prüfen Sie, welche mittel- oder langfristigen Maßnahmen notwendig sind. | Mittel- und langfristig sollten Sie sich überlegen, ob die Stelle entfallen kann bzw. sogar muss oder anders beschrieben werden soll oder muss. |
Lohnfortzahlung im Sterbemonat: steuerliche Folgen
Den laufenden Arbeitslohn, den Sie im Sterbemonat oder für den Sterbemonat zahlen, können Sie zur Vereinfachung den lohnsteuerlichen Merkmalen des Verstorbenen unterwerfen. Die Lohnsteuerbescheinigung ist auf den Erben auszuschreiben.
Was gilt für die “elektronische Lohnsteuerkarte”?
Seit 2013 ersetzen die sogenannten Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, kurz ELStAM, die alte Lohnsteuerkarte. Sie werden für jeden Arbeitnehmer in einer Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern geführt. Die Information über den Tod eines Arbeitnehmers gelangt automatisch in die ELStAM-Datenbank: Die zuständige Meldebehörde leitet das Todesdatum Ihres Mitarbeiters weiter und seine Lohnsteuerabzugsmerkmale werden gesperrt. Dennoch müssen Sie daran denken, den Kollegen abzumelden. Zahlt Ihr Unternehmen nach dem Tod des Mitarbeiters weiter Lohn an seine Erben, müssen sie wie reguläre Angestellte Ihrer Firma in der ELStAM-Datenbank angemeldet werden.
Extratipp: So wichtig die organisatorischen Fragen für Ihr Unternehmen sind – denken Sie auch ans Persönliche und verfassen Sie im Namen Ihres Chefs oder der gesamten Belegschaft einen Kondolenzbrief an die Angehörigen.
