Projektmanagement: Mit großen Vorhaben durchstarten

Projektmanagement wird in fast allen Unternehmen immer wichtiger. Je spezieller die Anforderungen sind, die Kunden stellen, desto eher wird ein Team zusammengestellt, das gemeinsam versucht, diese Vorgaben zu erfüllen. Und damit spielt das Projektmanagement auch für Sie als Assistenz eine bedeutende Rolle, sei es, dass Sie selbst Mitglied eines Projektteams sind oder aber Ihre Führungskraft unterstützen, der als Projektleiter für den Erfolg des Vorhabens verantwortlich ist. Selbst die eigentliche Projektorganisation liegt oft Ihren Händen, ganz gleich, ob sie die Projektassistenz offiziell innehat oder nicht.

Aber wie ist ein Projekt eigentlich definiert? In welchen Schritten läuft es ab und wie können Sie dazu beitragen, dass es erfolgreich wird? Worin bestehen Ihre Aufgaben in der Projektorganisation? So viel ist sicher: Abwechslung ist auf der Position der Projektassistenz garantiert!

Projektmanagement ist ein wichtiger Teilbereich der Büroorganisation.

Worum geht es im Projektmanagement überhaupt?

Heutzutage wird vieles als Projekt bezeichnet, was bei genauerem Hinsehen diese Bezeichnung nicht verdient. Ganz klar, nicht jeder Auftrag ist gleich ein Projekt. Einige typische Kennzeichen sind:

• Die Aufgabe ist neu, etwas Vergleichbares gibt es bislang im Unternehmen noch nicht.
• An der Lösung arbeiten Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, die ganz oder teilweise für dieses Projekt abgestellt werden.
• Das Vorhaben ist komplex und für das Unternehmen strategisch wichtig, es sind Investitionen, sowohl zeitliche als auch finanzielle, notwendig.

Angenommen, Ihr Unternehmen plant, eine Lagerhaltungssoftware einzuführen, bisher gab es noch kein entsprechendes Programm. In diesem Fall ist es sinnvoll, ein Projekt aufzusetzen und ein entsprechendes Team zu bilden. Immerhin handelt es sich um ein strategisch bedeutendes und meist auch kostspieliges Vorhaben. Ist das neue System erst einmal installiert, soll es erstmal für mehrere Jahre erhalten bleiben. An den vorbereitenden Arbeiten werden verschiedene Abteilungen beteiligt werden, diejenigen nämlich, die später auf die Informationen der Software zugreifen und damit arbeiten müssen. Das könnten etwa sein:

• der Vertrieb in Online-Handelshäusern,
• die Herstellung in produzierenden Unternehmen, eventuell auch die Entwicklung,
• der Einkauf – überall, um Bestände rechtzeitig auffüllen zu können,
• das Controlling, um relevante Kennzahlen ziehen zu können,
• der Kundenservice

und so weiter. Grundsätzlich sollten alle Abteilungen, die in irgendeiner Weise mit dem Projektziel zu tun haben, beteiligt werden. Im Idealfall, indem sie einen Mitarbeiter ins Projektteam abstellen, zumindest aber sollten sie gehört und bei Zwischenberichten konsultiert werden. Sonst besteht die Gefahr, dass die im Projekt entwickelte Lösung am eigentlichen Bedarf vorbeigeht.

Innerhalb des Projekts können Sie als Assistenz verschiedene Rollen einnehmen, von denen dann wiederum abhängt, was von Ihnen erwartet wird.

Projektassistenz – das kommt auf Sie zu

Wenn Sie einem Team als Projektassistenz zugeteilt werden, brauchen Sie vor allem eine strukturierte Arbeitsweise und viel Durchsetzungsvermögen. Denn im Projektmanagement kann es manchmal ganz schön schwierig werden, den Überblick zu behalten und alle Mitarbeiter bei der Stange zu halten. Gerade wenn es zwischendurch einmal nicht so läuft, wie Sie und der Projektleiter es sich wünschen, gilt es, nachdrücklich und engagiert weiter am Erfolg des Vorhabens zu arbeiten. Und die Mühe lohnt sich. Als Belohnung winken Abwechslung und spannende Aufgaben. Außerdem kann ein erfolgreiches Projekt für alle Projektbeteiligten, von der Projektleitung bis zur Projektassistenz, zum Karrieresprungbrett werden.

Je wichtiger das Projekt für die Zukunft des Unternehmens ist, desto höher in der Hierarchie ist es aufgehängt. Projektassistenzen arbeiten daher häufig in Stabsstellen direkt der Geschäftsleitung bzw. dem Management zu.

Im Projektmanagement richtig planen und vorbereiten

Im Projektmanagement ist es von zentraler Bedeutung, dass von Beginn an strukturiert gearbeitet wird. Sie brauchen einen Projektplan, aus dem alle wesentlichen Informationen hervorgehen. Schon beim Start muss klar sein, welches Ergebnis am Ende herauskommen soll. Zwar gibt es in Projekten keine Routinen und bei vielen Ideen lässt sich erst im Nachhinein sagen, ob sie tatsächlich funktioniert haben. Allerdings lässt sich diese Feststellung nur dann treffen, wenn Kriterien festgelegt wurden, die den Erfolg oder Misserfolg definieren.

Achten Sie als Projektassistenz darauf, dass alle wesentlichen Punkte tatsächlich im Projektauftrag festgehalten werden. Ziele sollten klar und messbar formuliert werden. Fragen, die Ihr Auftraggeber beantworten muss, sind etwa:

• Welches Ziel wollen wir mit dem Projekt erreichen?
• Wann sollen welche Ergebnisse vorliegen?
• Welches Budget steht für das Projekt zur Verfügung?

Je klarer diese Punkte von vornherein festgehalten sind, desto eher verhindern Sie Missverständnisse. Damit stellen Sie sicher, dass die Führungskraft am Ende nicht sagt, er hätte sich ein ganz anderes Ergebnis gewünscht.

Das fällt in der Projektrealisierungsphase an

In der Realisierungsphase des Projekts ist eine gute Organisation das A und O. Projekte sind davon gekennzeichnet, dass viele Informationen anfallen und zahlreiche Besprechungen abgehalten werden. Immer wieder werden Zwischenergebnisse verschiedenen Entscheidern vorgestellt etc. Mit anderen Worten: Als Projektmanager haben Sie es mit vielen kleinteiligen und unübersichtlichen Informationen und Abläufen zu tun.

Arbeiten Sie in der Projektorganisation von Beginn an mit Vorlagen, Checklisten und Plänen, um den Überblick nicht zu verlieren. Ganz gleich, ob es um das Budget oder die Terminplanung geht, ob Sie die Meilensteine oder To-dos kontrollieren wollen – nutzen Sie schriftliche Hilfsmittel und halten Sie Schwierigkeiten, Fortschritte und Planänderungen umgehend in Ihrem Projektplan fest.

Sorgen Sie auch für einen einwandfreien Informationsfluss mit und unter den anderen Teammitgliedern. Entwickeln Sie für das Projektmanagement gemeinsame Unterlagen, die für alle nützlich sind, bitten Sie Ihre Kollegen im Projektteam, diese zu nutzen und regelmäßig auszufüllen, und führen Sie parallel dazu ein Handbuch, in dem Sie alle wichtigen Informationen, etwa das Projektziel, den Projektleiter, alle Projektbeteiligte, den Projektplan und die -organisation sowie gegebenenfalls den Projektstrukturplan übersichtlich zusammenfassen. So können Sie im Bedarfsfall alle notwendigen Informationen schnell und zuverlässig zusammentragen, etwa wenn der Projektleiter von Ihnen kurzfristig einen Überblick über den Stand der Dinge haben möchte.

Eine weitere Tätigkeit als Projektassistenz besteht darin, rechtzeitig alle Informationen zu den meist regelmäßig stattfindenden Berichtstermine zusammenzustellen. Besorgen Sie sich frühzeitig alle Daten, die Sie für den Projektstatusbericht brauchen. Stellen Sie dabei fest, dass ein Mitarbeiter im Zeitplan und bei den Projektzielen hinterherhinkt, sollte zunächst gemeinsam nach den Ursachen geforscht werden:

• Ist dem Kollegen klar, worin die Aufgabe besteht?
• Liegen ihm alle notwendigen Informationen vor? Oder ertrinkt er möglicherweise gerade in der Informationsflut und weiß gar nicht, wo er anfangen soll?
• Liegen Umstände vor, warum der Kollegen den gewünschten Projektstand noch nicht erreichen konnte (Krankheit, der Kollege wartet noch auf Material vom Kunden etc.)?

Gegebenenfalls müssen Sie als Projektassistenz – nach Rücksprache mit dem Chef oder der Chefin – auch mal deutlich werden und auf die Wichtigkeit des Projekts hinweisen.

Oft obliegt Ihnen als Projektassistenz auch die Budgetplanung. Wenn alle Rechnungen über Ihren Schreibtisch laufen, führen Sie unbedingt eine Liste aller Ausgaben. Ansonsten lassen Sie sich die Zahlen regelmäßig von der Buchhaltung oder dem Controlling liefern. Informieren Sie die Projektleitung regelmäßig über den Stand der Projektfinanzen – vor allem natürlich, wenn die Ausgaben aus dem Ruder laufen.

Zusätzliche organisatorische Aufgaben kommen im Projektmanagement noch durch die Sitzungen hinzu, die geplant und einberufen werden müssen. Das beginnt mit Planungsmeetings in der Anfangsphase des Projekts, geht weiter über Sitzungen in kleineren Gruppen, um für Detailfragen Lösungen zu finden, bis hin zu regelmäßigen Meetings mit dem gesamten Team, um die Kommunikation zwischen allen Beteiligten sicherzustellen. Bei allen Treffen müssen Sie als Projektassistenz Protokolle führen und anschließend verteilen.

Gute Stimmung im Projektteam – dank der Projektassistenz

Es ist Aufgabe der Projektleitung, möglichst schnell ein arbeitsfähiges Team aufzubauen, denn oft sollen die Vorhaben in kurzer Zeit umgesetzt werden. Dabei können Sie ihn als Projektassistenz unterstützen, etwa indem Sie Kennenlern-Runden oder sogenannte Kick-off-Events planen und durchführen. Wenn es später mal zu Konflikten kommt, sollten Sie als Ansprechpartnerin und Moderatorin zur Verfügung stehen. Sehr wichtig ist, dass das Projektende gebührend gefeiert wird. Oft wurde im Vorfeld intensiv gearbeitet, da ist zumindest ein kleiner Umtrunk angebracht, wenn das Ergebnis steht. Immerhin sollen die Mitarbeiter beim nächsten Projekt engagiert mitwirken, da ist ein positiver Projektabschluss wichtig.