Digitale Protokollführung

Es gibt mittlerweile kaum noch einen Bereich im Office, der nicht von der Digitalisierung erfasst wurde. Auch für die Protokollführung – eine der Kernaufgaben einer Assistenz – sind digitale Lösungen längst gang und gäbe.

Dass Protokolle wie andere Dokumente im Unternehmen auch in digitaler Form als Dateien auf einem Server liegen, versteht sich. Große Unterschiede gibt es aber noch beim Erstellen der Mitschriften. Hier herrscht oft sogar im Unternehmen selbst Wildwuchs und jede Abteilung bevorzugt eine andere Vorgehensweise.

Von handgestrickt bis komplett integriert

Die Bandbreite der genutzten Lösungen für die digitale Protokollführung ist groß. Sie reicht von sehr einfachen, unternehmensinternen Regelungen unter Nutzung von Word oder OneNote bis hin zum Einsatz einer ausgefeilten speziellen Meetingsoftware, die weit mehr kann als nur Mitschriften verwalten.

Simultane Protokollführung

Die simultane Protokollführung hat sich vermutlich schon in vielen Unternehmen etabliert. Das Vorgehen ist denkbar einfach: Die Mitschrift entsteht während des Meetings in Zusammenarbeit aller Beteiligten beispielsweise in Word. In den Sitzungen, bei denen alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen vor Ort sind, wird das Protokolldokument per Beamer an die Wand geworfen und alle feilen an den Formulierungen mit. Während eines Onlinemeetings wird das Dokument in den entsprechenden Kollaborationstools geteilt und bearbeitet. Am Ende geben alle das Protokoll sofort frei. Schnell, einfach, unkompliziert – das sind die großen Vorteile der simultanen Protokollführung. Nachbearbeitungsbedarf gibt es in der Regel nicht, weil alle Beteiligten ja direkt am Dokument mitwirken.

Allerdings können solche handgestrickten Lösungen heikel sein: Wie verhindern Sie nachträgliche Änderungen? Wie stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die gleiche Version des Dokuments ggf. schriftlich freigeben, und wie verwalten Sie diese Freigaben? Natürlich können Sie all das über Berechtigungen und Sperren steuern. Aber der Aufwand für ein solches Vorgehen ist groß, vor allem, wenn Sie zahlreiche Protokolle verwalten müssen. Schnell sind dann die Vorteile der simultanen Protokollführung durch den Verwaltungsaufwand aufgefressen.

Protokolle in OneNote

Oft wird auch empfohlen, OneNote für die Protokollführung zu nutzen. Dann legen Sie beispielsweise eigene Abschnitte in den Team-Notizbüchern der Projekte an, in denen Sie die Protokolle führen und verwalten. Mit Vorlagen können Sie die Abschnitte gleich als Protokolle mit allen notwendigen Feldern, Tabellen und Standardtexten anlegen. Weil das Notizbuch für alle Projektmitarbeiter und -mitarbeiterinnen freigeschaltet ist, haben diese auch Zugriff darauf. Auch hier können alle live während des Meetings mitschreiben, das Protokoll sofort freigeben und später auch wieder abrufen.

Da OneNote und Outlook eng miteinander verknüpft sind, ist es möglich, die To-dos sofort in die Outlook-Aufgabenliste der betreffenden Person zu übertragen, mit Fristen zu versehen, die Erledigung nachzuverfolgen etc. Nach der Sitzung legen Sie das Protokoll entweder als PDF-Datei oder als OneNote-Abschnitt auf dem gemeinsamen Server ab.

Der große Vorteil dieser Lösung ist, dass die Software in der Regel im Unternehmen schon vorhanden ist und genutzt wird. Die Kollegen und Kolleginnen kennen den Umgang mit den Programmen, eine Einarbeitungszeit und zusätzliche Kosten entfallen. Die Nachteile hingegen sind die gleichen wie bei der einfachen simultanen Protokollführung.

Apps zur Protokollführung

In vielen Unternehmen geht es beim Protokollieren aber nicht nur darum, Vereinbarungen aus Teammeetings festzuhalten. Oft entstehen dabei offizielle, rechtlich relevante Dokumente, etwa wenn Sie Beschlüsse in Aufsichtsratssitzungen oder anderen Gremien erfassen. In diesen Fällen benötigen Sie ein professionelles und revisionssicheres Vorgehen. Am effektivsten und elegantesten sind spezielle Softwarelösungen, die nicht nur die Protokollführung und -verwaltung erleichtern, sondern ein komplettes Sitzungsmanagement bieten. Bekannte Programme sind BoardPad, Diligent Minutes, MeetingBooster und andere mehr.

Der Einsatz einer Meetingsoftware

Der Begriff Protokollsoftware greift tatsächlich zu kurz, meist ist von Meetingsoftware die Rede. Die Protokollführung ist bei solchen Programmen nur ein – wenn auch wesentlicher – Teil der Besprechungsorganisation. Alle Schritte von der Planung der Besprechungen über die Einladungen, die Protokollführung, das Nachverfolgen von Aufgaben bis hin zur nächsten Sitzungsorganisation gehen Hand in Hand. So sorgt die Software für eine Entlastung bei Verwaltungsaufgaben und eine deutliche Zeitersparnis. Der Funktionsumfang ist von Anwendung zu Anwendung unterschiedlich. Testen Sie daher die verschiedenen Anbieter gründlich durch, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden.

Integration und Interaktion mit bestehenden Systemen

Um vom Einsatz einer Meetingsoftware optimal profitieren zu können, muss sich diese vor allem nahtlos in bestehende Systeme in Ihrem Haus integrieren lassen. Das heißt in den meisten Fällen, dass das Programm problemlos mit Microsoft Office kommunizieren muss, beispielsweise über ein Plug-in, das unmittelbar an Outlook andockt:

• Für die Planung lassen sich die Kontakte aus Outlook integrieren.
• Sie können freie Termine aus der Software heraussuchen.
• Sie können Einladungen verschicken und Termine bei den Teilnehmerinnen und Teilnehmern gleich markieren.

Die organisatorischen Details sollten von der Software automatisch in den Protokollkopf übernommen werden: Datum, Uhrzeit, Teilnehmer – diese Informationen entstehen während der Planung und durch die Zusagen der beteiligten Personen. Dass sie nicht mehr von Hand in Protokollvorlagen eingetragen werden müssen, bedeutet bereits eine große Erleichterung.

Einfaches Erstellen einer Agenda

Die Software sollte Sie dabei unterstützen, die Agenda zu erstellen. Sind aus der letzten Sitzung noch Tagesordnungspunkte offen? Gibt es Themen, die in jedem Meeting besprochen werden müssen? Beides sollte automatisch in die Planung des neuen Meetings einfließen. Darüber hinaus sollte die Software es erlauben, dass die Teilnehmer und Teilnehmerinnen selbst Tagesordnungspunkte für das Meeting einstellen und den jeweiligen Zeitbedarf festlegen.

Der große Vorteil: Sie überwachen den Prozess und kontrollieren, ob die Agenda noch schlüssig ist – insbesondere im Hinblick auf den zeitlichen Ablauf. Aber Sie müssen im Vorfeld keine Sammel- E-Mails herumschicken und ständig nachhaken, um alle Tagesordnungspunkte zu erfassen.

Verwaltung der Teilnehmer und Teilnehmerinnen

Wer ist Moderator? Wer führt Protokoll? Wer verlässt die Besprechung vorzeitig oder kommt später hinzu? Eine gute Teilnehmerverwaltung ermöglicht es Ihnen, solche Informationen auf Knopfdruck festzuhalten. Das ist vor allem dann wichtig, wenn die Besprechungen in Ihrem Haus in großer Runde stattfinden, die Zusammensetzung sich auch während der Veranstaltung selbst häufig ändert und auch die Moderatorenrolle gelegentlich wechselt.

Nutzung von unternehmenseigenen Vorlagen

Vor allem bei offiziellen Dokumenten ist es wichtig, dass die Protokolle dem Corporate Design entsprechen. Gelöst wird dies über Vorlagen – meist in Word. In der Regel lassen sich solche Vorlagen in die Meetingsoftware hochladen und nutzen. Selbst wenn die eigentliche Protokollführung in einer speziellen Maske der Software erfolgt, werden dann die Eingaben automatisch in die verknüpfte Vorlage eingefügt.

Sinnvoll ist es, sich für die verschiedenen Meetingarten und für Besprechungen mit immer wiederkehrenden Tagesordnungspunkten eigene Vorlagen anzulegen.

Zuweisen von Aufgaben an die Verantwortlichen

Wenn während der Sitzung To-dos entstehen, sollte die Software es ermöglichen, sie per Knopfdruck einem oder einer Verantwortlichen – inklusive einer Fristsetzung – zuzuweisen. Durch die Integration in Outlook ploppen sie sofort bei der betreffenden Person in der Aufgabenliste auf. Auch der umgekehrte Weg funktioniert: Ist die Aufgabe erledigt, wird dies in die Meetingsoftware übernommen.

Verwaltung zugehöriger Dokumente

Zu einem Meeting gehören in der Regel Dokumente: PowerPoint-Präsentationen, Excel-Sheets, Vertragsentwürfe … Ausgefeilte Softwarelösungen erlauben es, diese Dokumente den einzelnen Tagesordnungspunkten zuzuordnen und so alle Informationen für den direkten Zugriff bereitzuhalten. Besonders clever ist es, wenn die Software erkennt, welche Personen zu welchen Zeitpunkten im Meeting an- oder abwesend waren, und die Zugriffserlaubnis daran knüpft. So lassen sich sensible Daten leichter schützen.

Steuerung des Freigabeprozesses

Auf Sie als Sekretärin und Assistentin kommt nach der Sitzung noch viel Arbeit zu, vor allem, wenn Sie offizielle Freigaben der Teilnehmer brauchen. In diesen Fällen ist es zum einen notwendig, dass nachträgliche Änderungen zwar möglich sind, aber auch festgehalten werden, und zum anderen, dass Sie Freigaben automatisch einfordern und dokumentieren können. Sperren Sie das Dokument für weitere Bearbeitungen, wenn erst einmal alle Freigaben vorhanden sind.

Datenschutzkonforme und revisionssichere Speicherung

Insbesondere bei Protokollen von Gremiensitzungen ist es notwendig, dass die Mitschriften gesetzeskonform gespeichert werden. Das heißt, dass die Speicherung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen muss, was insbesondere bei browsergestützten Apps problematisch sein kann. Ebenso wichtig ist, dass die Speicherung revisionssicher erfolgt. Das bedeutet vor allem, dass eine nachträgliche Änderung an den Dokumenten ausgeschlossen sein muss.

Erfüllt die gewählte Softwarelösung diese Bedingungen, kann selbst in kleineren Unternehmen ein großer Effizienzgewinn entstehen, wenn dort regelmäßig Meetings stattfinden. Die Investitionskosten amortisieren sich dann schnell.