Führungskräfte-Meetings, Vertriebstagungen oder der wöchentliche Jour Fixe – alle Beschlüsse müssen in einem Protokoll fixiert und an die Beteiligten kommuniziert werden. Doch gerade komplexe Themen stellen hohe Anforderungen an den Protokollanten: Sie müssen gut zuhören können und das Wesentliche vom Unwesentlichen trennen. Beim Verfassen des Protokolls müssen Sie die Informationen strukturiert zusammenfassen und verständlich darstellen. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie Ihre Protokolle übersichtlich aufbauen und die Informationen geschickt vermitteln.
Sinn und Zweck eines Protokolls
Protokolle dokumentieren Inhalt, Verlauf und Ergebnis von Diskussionen, Besprechungen, Verhandlungen, Konferenzen, Tagungen und Sitzungen. Darüber hinaus erfüllen Protokolle jedoch auch noch andere speziellere Anforderungen:Den Teilnehmern einer Sitzung dient das Protokoll vor allem als Gedächtnisstütze und Dokumentation des Besprochenen. Die niedergeschriebenen Informationen helfen, getroffene Entscheidungen organisiert und strukturiert umzusetzen. Anhand eines Protokolls kann also auch die Ausführung von Beschlüssen überprüft und kontrolliert werden.
Für Nicht-Teilnehmende sind Protokolle eine wichtige, verbindliche und zuverlässige Informationsquelle über festgelegte Aktionen und Beschlüsse.
Protokolle können auch als Beweismittel dienent, z. B. bei Streitfragen. Beweiskraft erhält ein Protokoll allerdings erst, wenn alle Beteiligten der Richtigkeit der Angaben zugestimmt haben.
Kriterien für ein gutes Protokoll
Ein Protokoll stellt wichtige Informationen gebündelt und systematisch dar. Daher müssen die Kerngedanken herausgestellt und strukturiert zusammengefasst werden. Klarheit und Prägnanz sind unerlässlich. Trotzdem sollten Sie sich beim Protokollieren auch immer um Genauigkeit und Vollständigkeit bemühen.
Emotionen, Stimmungen und Meinungen des Verfassers haben in einem Protokoll nichts zu suchen. Bleiben Sie also neutral und verstehen Sie sich als Beobachter. Da ein Protokoll auch Beweismittel sein kann müssen Sie die Informationen selbstverständlich immer wahrheitsgetreu wiedergeben.
Gliederung eines Protokolls
Ein Protokoll gliedert sich in einen Protokollkopf, einen Haupt- und einen Schlussteil.Im Protokollkopf stehen die grundlegenden Informationen über die Sitzung, z. B. Anlass, Ort und Raum, Datum, Anfangs- und Schlusszeiten, Teilnehmer (Anwesende, entschuldigte und unentschuldigte Abwesende), Vorsitzender, Protokollführer und Tagesordnung.
Im Hauptteil wird je nach Protokollart das eigentliche Protokoll niedergeschrieben. Verlauf oder Ergebnisse des Gesprächs müssen Sie zusammengefasst festhalten.
Im Schlussteil ist Platz für die Unterschriften des Protokollanten und des Vorsitzenden.
Sprache und Stil des Protokolls
Sprache und Stil von Protokollen sollten stets knapp, sachlich und informierend sein. Verwenden Sie Stichworte, um Sachverhalte festzuhalten. Wertungen oder unnötige Ausschmückungen sollten Sie unbedingt vermeiden. Beachten Sie dabei:Schreiben Sie Protokolle stets im Präsens.
Überleitungen zwischen einzelnen Punkten gibt es nicht. Sind erklärende Zusätze erforderlich, sollten Sie diese zur Verdeutlichung unbedingt in Klammern setzen.Für Redebeiträge gibt es besondere Regeln:Kennzeichnen Sie Redebeiträge stets als solche.
Werden die Teilnehmer nicht namentlich genannt, sollten Sie Passivwendungen gebrauchen (z. B. “es wurde diskutiert”, “… betont”, “… hervorgehoben”, “…erwogen”).
Verwenden Sie für namentlich gekennzeichnete Redebeiträge die indirekte Rede, wiedergegeben durch den Konjunktiv.
Häufungen wie “Herr X sagte …” können schnell eintönig wirken. Verwenden Sie besser abwechselnde Formulierungen, z. B. mit den Verben “einwerfen”, “ausdrücken”, “darstellen”, “erläutern”, “erklären”, “hervorheben”, “verdeutlichen”, “einwenden”, “äußern”, “bemerken”, “betonen” und “darlegen”).
Wörtliche Wiedergaben wie Anträge oder Beschlüsse sollten Sie mit Anführungszeichen kennzeichnen.
Beziehen Sie gestellte Fragen in die Antwort ein, z. B.: “Auf die Frage nach der Auslegung der Fakten … erläuterte Herr X …”.
Verfassen des Protokolls
Arbeiten Sie das Protokolls möglichst gleich nach dem jeweiligen Meeting aus. Dann sind das Gesagte und die unterschiedlichen Zusammenhänge noch frisch im Gedächtnis und es treten weniger Erinnerungslücken auf. Gehen Sie Ihre Aufzeichnungen genau durch und überprüfen Sie sie auf Vollständigkeit. Ziehen Sie auch Ihre Protokollunterlagen, wie Tagesordnung und Teilnehmerliste, hinzu.
Lassen Sie das fertige Protokoll vom Vorsitzenden unterzeichnen, bevor Sie schließlich als Protokollführerin ebenfalls unterschreiben.
Erstellen Sie gegebenenfalls Kopien vom fertigen Protokoll und heften Sie das Original ordnungsgemäß ab. Versenden Sie das Protokoll – entweder per Post, Hauspost oder per E-Mail – an alle Teilnehmer, auch an die Abwesenden. Als Anlagen bieten sich beispielsweise Kopien der Anträge mit längeren Bemerkungen und Erläuterungen, Bemerkungen zum Protokoll selbst oder eine Teilnehmerliste an.
