Dass Sie offiziell eine Protokollfreigabe benötigen, ist wohl die Ausnahme. In der Regel erfolgt die Freigabe stillschweigend, wenn kein Teilnehmer der Sitzung gegen Ihre Mitschrift Einwände erhebt. In einigen Fällen jedoch kann es sinnvoll sein, eine Unterschrift zu verlangen, etwa wenn während der Sitzung wichtige, umstrittene Beschlüsse gefasst wurden.
Wenn klar ist, dass Sie für Ihr Protokoll Freigaben benötigen, sollten Sie zeitnah nach der Sitzung eine erste Rohfassung Ihres Protokolls verschicken. Denken Sie daran, dieses Dokument mit “Entwurf” zu kennzeichnen. Bitten Sie alle Empfänger darum, ihre Korrekturen und Anmerkungen bei Ihnen einzureichen, setzen Sie dafür einen engen Termin.
Wie mit Korrekturen vor Protokollfreigaben umgehen?
In den meisten Fällen werden Sie nun ein “Alles in Ordnung” zurückbekommen. Wenn bei Ihnen aber tatsächlich einmal Korrekturen eingehen, sollten Sie diese kritisch begutachten. Geht es darum, bestimmte Formulierungen zu entschärfen? Oder hat sich vielleicht ein Zahlendreher eingeschlichen? Solche Änderungen sind in der Regel unproblematisch. Schwieriger wird es allerdings, wenn durch den Korrekturwunsch das Gesagte einen anderen Sinn bekommt und dadurch das Protokoll verfälscht wird. Suchen Sie in diesen Fällen das Gespräch mit dem betreffenden Kollegen und versuchen Sie herauszufinden, welchen Hintergrund die Änderungswünsche haben. Womöglich haben Sie sich bei der Mitschrift oder auch der Niederschrift tatsächlich vertan? Das kann passieren. Wenn Sie aber zu keiner Einigung kommen, müssen Sie zur Not den Moderator und andere Teilnehmer fragen, wie Sie den Sachverhalt in Erinnerung haben. Im Idealfall haben Sie eine Tonbandaufzeichnung, die Sie zurate ziehen können.
Korrigierte Fassung verschicken
Sind erst einmal alle Korrekturen vorhanden, erstellen Sie die Endfassung des Protokolls. Erst diese wird zur Unterschrift vorgelegt. Dafür drucken Sie vom Dokument für jeden Teilnehmer zwei Exemplare aus: eines für Ihre Unterlagen, eines zum Verbleib bei der betreffenden Person. Wenn die Teilnehmer nicht bei Ihnen im Haus sitzen, ist es sinnvoll, einen adressierten und bereits frankierten Umschlag beizulegen. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Unterlagen kurzfristig zurückbekommen und nicht noch mehrfach nachfragen müssen.
Führen Sie eine Liste über alle Empfänger und haken Sie die Namen ab, wenn Ihnen die Freigaben vorliegen. So verlieren Sie nicht den Überblick und können bei Bedarf nachfragen.
Quelle: Bögner, Kettl-Römer, Natusch: Protokolle schreiben. Professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht. Mit Checklisten, Praxistipps, Mustern und Vorlagen. Linde Verlag
