Warum ist das Protokollführen eigentlich eine so ungeliebte Aufgabe? Vielleicht liegt es daran, dass der Protokollführer oft erst zu Beginn der Sitzung bestimmt wird und daher keine Zeit hat, sich vorzubereiten. Denn mit einer guten Vorbereitung wird die Mitschrift gleich viel einfacher.
Die Vorbereitung erfolgt auf mehreren Ebenen:
Lesen Sie sich ins Thema ein
Wenn Sie absehen können, dass Sie viel Fachwissen brauchen werden, um eine gute Mitschrift anzufertigen, lesen Sie sich rechtzeitig in das Thema ein. Dann wird es Ihnen leichter fallen, während der Debatten Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Dazu können Sie z. B. die Protokolle von zurückliegenden Sitzungen durchlesen oder sich vorab mit Kollegen darüber austauschen, worüber diese sprechen werden. Bitten Sie die Kollegen darum, Ihnen Material, das sie während des Meetings verteilen werden, Ihnen schon vorab zu schicken.
Tipp: Wenn die Sitzung in einer Fremdsprache abgehalten wird, kann es sinnvoll sein, die wichtigsten Vokabeln vorab noch einmal zu wiederholen.
Klären Sie Organisatorisches
Welches Ziel hat die Besprechung? Wie lange wird sie voraussichtlich dauern? Wer wird teilnehmen? Welche Protokollform wird benötigt? Solche Fragen sollten Sie frühzeitig beantworten. Damit können Sie z. B. schon die Vorlage für Protokolle ausfüllen, ausreichend Zeit für die Nachbereitung einplanen und gegebenenfalls auch Einspruch einlegen. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie als alleinige Protokollantin in einer mehrstündigen Besprechung ein Wortprotokoll anfertigen sollen. Hier sollten Sie mit Nachdruck einen zweiten Protokollführer anfordern.
Bereiten Sie sich körperlich und mental vor
Wie wichtig es ist, sich auch körperlich und mental vorzubereiten, wird oft unterschätzt. Aber Protokollführung ist anstrengend und nur wer fit ist, kann die ganze Zeit über konzentriert bleiben. Das beginnt damit, dass Sie ausgeschlafen sein sollten und nicht abgehetzt in der Besprechung erscheinen sollten. Trinken Sie ausreichend – und zwar nicht nur Kaffee – und essen Sie zwischendurch etwas Leichtes.
Zur mentalen Einstellung gehört es, die eigene Rolle während der Sitzung zu klären. Sie sind, wenn Sie die Mitschrift verfassen, neutraler Beobachter. Das ist vor allem dann eine Herausforderung, wenn Sie in Personalunion auch beteiligter Mitarbeiter am Projekt sind. Halten Sie dann immer strikt auseinander: Was ist meine Meinung? Was wurde tatsächlich gesagt?
