Kennen Sie die wichtigsten Protokollarten? Dieses Wissen ist wichtig, damit Ihr Protokoll auch dem gewünschten Zweck entspricht. Eine Mitschrift ist ein mächtiges Instrument, denn damit liefern Sie Ihrem Chef eine wichtige Entscheidungsgrundlage, Gedächtnisstütze und Arbeitserleichterung. Das gilt allerdings nur, wenn Sie wissen, wie Sie die verschiedenen Protokollarten jeweils einsetzen. Ob und in welcher Form Sie das Ereignis protokollieren, hängt von der Art der Besprechung ab. Die folgenden vier Protokollarten sollten Sie kennen:
1. Das wörtliche Protokoll oder Vollprotokoll
- Einsatz: bei jeder Versammlung, zu der die Redebeiträge schriftlich festgehalten werden sollen.
- Beispiel: Generalversammlungen, Mitgliederversammlungen, Beiratssitzungen
- So halten Sie die Redebeiträge fest: mit der vollständigen, chronologischen, wortgetreuen Wiedergabe aller Wortbeiträge.
- Die Beteiligten: werden namentlich notiert.
- Wichtig: Protokollieren Sie auch alle Voten, Beschlüsse, Aufträge und Termine wortgenau mit.
2. Das Verhandlungs- oder Verlaufsprotokoll
- Einsatz: besonders geeignet, wenn Sie Gespräche knapp und sachlich zusammenfassen sollen.
- Beispiel: alle schwierigen Verhandlungen mit Rechtsfolgen
- So halten Sie Redebeiträge fest: indirekte Rede, nicht wörtlich, aber inhaltlich korrekt.
- Die Beteiligten: werden namentlich notiert.
- Wichtig: Die protokollierten Beschlüsse und Absichtserklärungen gelten als verbindlich, wenn die Beteiligten das Protokoll abgesegnet. Protokollieren Sie auch hier alle Beschlüsse, Aufträge und Termine mit.
3. Das Kurzprotokoll
- Einsatz: gern genommener Klassiker für alle möglichen alltäglichen Sitzungssituationen.
- Beispiel: reguläre Meetings, Jour Fixe und Besprechungen
- So halten Sie Redebeiträge fest: Fassen Sie die wesentlichen Diskussionspunkte knapp zusammen, inklusive Beschlüsse, Aufträge und Termine.
- Die Beteiligten: werden nicht namentlich erwähnt.
4. Das Ergebnis- oder Beschlussprotokoll
- Einsatz: Wenn Sie nur Ergebnisse festhalten möchten.
- Beispiel: Projektsitzungen, Auszählungen oder Bekanntmachungen.
- So halten Sie Redebeiträge fest: Sie notieren nur Ergebnisse, keine Wortbeiträge oder Diskussionen.
- Die Beteiligten: werden nicht namentlich erwähnt.
Welche der Protokollarten ist gewüscht?
Klären Sie vor der Besprechung, welche der vier Protokollarten Ihr Chef wünscht. In der Regel werden Sie ein Ergebnisprotokoll verfassen, aber bei wichtigen Verhandlungen kann auch eine andere Art der Mitschrift verlangt werden. Das müssen Sie im Vorfeld wissen, um sich entsprechend vorbereiten zu können.
