Soft Skills – in vielen Stellenbeschreibungen werden sie an zentraler Stelle genannt. Unternehmen erwarten heute selbstverständlich von ihren Angestellten, dass sie diese Fähigkeiten genauso mitbringen wie solide Kompetenz in fachlichen Fragen. Aber was steckt eigentlich hinter dem Begriff und vor allem: Wie können Sie Ihre wichtigsten Soft Skills gezielt weiterentwickeln?
Der englische Begriff Soft Skills bedeutet übersetzt „weiche Fähigkeiten“. Damit ist Ihre persönliche und soziale Kompetenz gemeint – also Ihr Potenzial, gut mit Menschen und deren Handlungsweisen, aber auch gut mit sich selbst umzugehen. Soft Skills sind heute eine wesentliche Grundvoraussetzung, um einen Job zu bekommen und zu behalten. Das Gegenstück zu den Soft Skills sind die Hard Skills („harte Fähigkeiten“), also das fachliche Know-how. Früher reichte es in aller Regel aus, in diesem Bereich zu überzeugen. In Zeiten beständigen Wandels, in Unternehmen mit immer weniger Mitarbeitern und hohem Erfolgsdruck sind Fachwissen und Intelligenz allein aber nicht mehr genug. Sie werden vorausgesetzt.
Soft Skills werden immer wichtiger im Berufsleben, aber natürlich sind auch Ihre Hard Skills weiterhin gefragt. In der Rubrik Büroorganisation geben wir Ihnen viele Tipps, wie Sie Ihre Kompetenz auf der fachlichen Seite ausbauen.
Soft Skills vs. Hard Skills
Arbeitgeber achten neben der fachlichen Qualifikation immer stärker auf soziale Kompetenz und emotionale Qualitäten der Angestellten. Wem nützt schon ein Mitarbeiter, der zwar ein ausgewiesener Experte auf seinem Gebiet ist, mit dem aber niemand etwas zu tun haben will, weil er kauzig und verschroben wirkt? Eigenbrötler kann sich im Zeitalter vernetzter Strukturen keine Firma mehr leisten. Jedes Unternehmen stellt ein soziales Gebilde dar. Ihr Vorgesetzter erwartet von Ihnen, dass Sie sich in das Netzwerk der formellen und informellen Wege im Unternehmen einfügen und so zum Gesamterfolg beitragen. Es wird vorausgesetzt, dass Sie sich mit Ihren emotionalen Stärken und Schwächen genauso auseinandergesetzt haben wie mit Ihren fachlichen Fähigkeiten und wissen, wo Ihre Potenziale liegen und wo eventuell Entwicklungsbedarf besteht. Soft Skills gehören heute also zu den beruflichen Schlüsselkompetenzen.
Warum Sie Ihre außerfachlichen Kompetenzen ausbauen sollten
So wie Sie Ihre fachliche Qualifikation erlernt haben, können Sie auch Ihre außerfachliche Kompetenz im Bereich Soft Skills weiter ausbauen. Wer an seinen Soft Skills arbeitet, ist nicht nur bei seinen Vorgesetzten besser angesehen und hat bessere Chancen im Job, sondern profitiert auch auf der persönlichen Ebene davon.
- Eine Kollegin, die neben fachlicher Kompetenz auch ihre menschlichen Vorzüge darzustellen weiß, wird eher anerkannt als das fleißige graue Mäuschen. Wenn Sie in Besprechungen durch Selbstbewusstsein und klare, präzise Kommunikation hervorstechen, werden Sie schneller wahrgenommen als diejenigen, die auf den richtigen Moment warten, der dann doch nicht oder zu spät kommt.
- Wer über die Fähigkeit verfügt, das Vertrauen anderer zu gewinnen und zu erhalten, ist beliebter als Kollegen, die sich im Kontakt in Zurückhaltung üben.
Seine Soft Skills kennen heißt: sich selbst kennen
Die gezielte Auseinandersetzung mit Ihren Soft Skills bringt Sie automatisch ins Gespräch mit sich selbst und vielleicht auch mit anderen. Die Auseinandersetzung gerade mit der eigenen Persönlichkeit ist für manchen sicherlich ungewohnt, aber Erfolg versprechend. Sie werden plötzlich auf Dinge achten, die Ihnen bislang verborgen geblieben sind. Ihnen wird auffallen, was Sie im Umgang mit sich und anderen schon gut beherrschen und warum manche Verhaltensweisen Sie stören oder verunsichern. Das Wissen um die Erfolgskomponenten des zwischenmenschlichen Miteinanders sorgt für Entspannung. Wenn Sie Ihre eigenen Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten erkennen, finden Sie zu einem inneren Gleichgewicht. Wer mit sich selbst vertraut ist, kann auch seine Mitmenschen viel besser einschätzen. Indem Sie sich selbst verstehen, steigt Ihre Empathie für andere. Der Mut, Ihre persönlichen Grenzen und Handlungsspielräume erweitern, führt Sie zum Erfolg.
aus: Peters-Kühlinger, Gabriele/John, Friedel: Soft Skills
Soft Skills für den Officealltag
Welche persönlichen Fähigkeiten werden nun zu den Soft Skills gezählt? Im Sekretariat sind Ihnen z. B. diese Schlüsselqualifikationen von Nutzen:
- Organisationstalent: Ohne geht es nicht. Ein gutes Organisationstalent zeigt sich vor allem darin, die richtigen Prioritäten zu setzen und den Blick fürs Wesentliche zu bewahren. Denn: Hinter einem gut organisierten Chef steht eine noch besser organisierte Sekretärin.
- Empathie und Menschenkenntnis: Wie denkt Ihr Chef? Was wünscht der Kollege? Sekretärinnen müssen tagtäglich mit verschiedenen Menschen umgehen. Ihr Einfühlungsvermögen hilft Ihnen, empathisch und typgerecht zu kommunizieren.
- Loyalität: Sie steht an oberster Stelle im Sekretariat. Denn hier laufen streng vertrauliche Informationen zusammen. Beweisen Sie Loyalität gegenüber dem Unternehmen und auch dem Chef. Lassen Sie sich nicht von Dritten ausfragen, sondern weisen Sie sie diplomatisch auf Ihre Schweigepflicht hin.
- Teamfähigkeit: Projektarbeit ist in! Das ist auch gut so, denn nur gemeinsam ist man stark. Überprüfen Sie aber mithilfe von Checklisten die genauen Verantwortlichkeiten und halten Sie die genauen Abgabetermine fest. Sonst bleibt schnell alle Arbeit an Ihnen hängen.
- Kritikfähigkeit: Anderen Menschen Fehler aufzeigen, ohne belehrend, besserwisserisch oder gar verletzend rüberzukommen – das ist gerade im beruflichen Kontext eine unerlässliche Kompetenz. Zur Kritikfähigkeit gehört aber auch das Gegenteil: Nehmen Sie konstruktive Kritik an und betrachten Sie sie als Chance, sich weiterzuentwickeln!
- Humor und Gelassenheit: Beides ist unverzichtbar, um die täglichen Herausforderungen zu meistern. Lachen entlastet jeden, der viel um die Ohren hat. Und eine gewisse Portion Gelassenheit hilft, auch schwierige Situationen souverän zu meistern.
Trainieren Sie Ihre kommunikative Kompetenz
Daneben gibt es einige weitere soziale Kompetenzen, die für Sie als Sekretärin von besonderer Bedeutung sind, allen voran die Kommunikationsfähigkeit. Kommunikation ist die Basis jeder Zusammenarbeit und damit auch die Grundlage für den Erfolg Ihres Unternehmens. Es klingt wie eine Selbstverständlichkeit, doch so mancher Arbeitgeber hat hier noch Nachholbedarf: Nur wenn die Mitarbeiter miteinander im Gespräch bleiben, sind ein effektiver Informationsfluss und damit reibungslose Arbeitsabläufe gewährleistet. Außerdem ist eine gute Gesprächskultur Voraussetzung für ein positives Arbeitsklima.
Das Sekretariat ist oft eine Schnittstelle für Informationen im Unternehmen. Gerade wenn Sie mit vielen Kollegen in Kontakt sind, können Sie eine Menge dazu beitragen, dass die Kommunikation in der Firma gelingt. In jedem Gespräch ist eine klare und verständliche Ausdrucksweise ebenso wichtig wie eine konstruktive Atmosphäre. Zusätzlich hat Ihre Körpersprache, also Ihr Blick, Ihre Haltung, Ihre Gesten und Ihr Gesichtsausdruck, eine Wirkung auf Ihr Gegenüber. Erfolgreiche Kommunikation ist aber keine Einbahnstraße: Sie müssen auch zuhören können und in der Lage sein, die Signale Ihres Gesprächspartners richtig zu interpretieren. Mehr zu diesen Themen erfahren Sie in unserer Rubrik Kommunikation.
Konflikte erkennen und beilegen
Und was, wenn die Kommunikation schiefgeht und es zur Auseinandersetzung kommt? Dann ist eine weitere soziale Kompetenz gefragt: Ihre Fähigkeit zum Konfliktmanagement. Ein Streit kann das Arbeitsklima in einer Abteilung oder sogar im ganzen Unternehmen dauerhaft vergiften, wenn er nicht gelöst wird. Schlimmstenfalls behindert er die Zusammenarbeit und wird zur wirtschaftlichen Belastung für die Firma. Deshalb ist es im Interesse aller, Meinungsverschiedenheiten konstruktiv zu begegnen und nachhaltig beizulegen. Als Sekretärin sind Sie Vertrauensperson für viele Kollegen und können dabei eine wichtige Rolle spielen. In der Rubrik Konfliktmanagement stellen wir Ihnen Gesprächstechniken und Strategien vor, mit denen Sie aktiv und zielorientiert in Auseinandersetzungen eingreifen können. Am besten ist es aber immer noch, wenn Konflikte gar nicht erst entstehen. Trainieren Sie Ihren Blick für Spannungen zwischen Kollegen und lernen Sie, Streitpotenzial rechtzeitig zu entschärfen. Wir verraten Ihnen, worauf Sie achten müssen.
Business-Knigge: Souveränes Auftreten zu jeder Gelegenheit
Der Händedruck zur Begrüßung, das Zuprosten beim Geschäftsessen, der Blickkontakt im Gespräch – in den Beziehungen zu Ihren Mitmenschen sind es oft kleine Dinge, die einen großen Unterschied machen können. Das gilt im beruflichen Kontext noch mehr als im privaten Bereich. Wer beim ersten Treffen mit einem neuen Geschäftspartner gleich in ein Fettnäpfchen tritt, hinterlässt einen negativen Eindruck, der sich nur mit Mühe ausgleichen lässt. Dagegen agieren Sie mit Selbstbewusstsein und Souveränität, wenn Sie sich stets auf Ihre Business-Knigge-Kenntnisse verlassen können. So fällt es Ihnen leicht, Ihr Gegenüber von Ihrer Professionalität zu überzeugen. In der Rubrik Business-Knigge lesen Sie, wie Sie sich in jeder Situation angemessen verhalten, vom Alltag im Büro über Firmenevents, Geschäftsessen und Messen bis hin zu Terminen mit ausländischen Geschäftspartnern.
