Bitte anklopfen – hängt dieses Schild an einer Bürotür in Ihrem Unternehmen, ist der Fall klar: Sie sollten nicht eintreten, ohne sich durch ein Klopfen anzukündigen. Nicht immer äußern Führungskräfte und Kollegen ihren Wunsch so eindeutig. Dann müssen Sie selbst entscheiden, was die Büroetikette verlangt. Grundsätzlich sollten Sie natürlich anklopfen, bevor Sie eine Tür öffnen und eintreten. Aber es gibt auch Ausnahmen.
Anklopfen und warten oder immer herein?
In Ihrem Unternehmen findet eine wichtige Vertriebstagung statt. Die Top-Verkäufer und auch Ihr Vorgesetzter nehmen an dieser Veranstaltung teil. In konzentrierter Runde soll die Strategie für die kommenden zwölf Monate festgezurrt werden, Störungen sind unerwünscht. Um alle Anwesenden auf den neuesten Stand zu bringen, bittet Sie Ihr Chef zwischendurch, ihm die Umsatzzahlen des letzten Quartals zu bringen. Kein Problem, denn die Daten sind im Handumdrehen ausgedruckt. Die Herausforderung wartet erst vor der verschlossenen Konferenztür auf Sie: Sollen Sie anklopfen oder einfach unangekündigt eintreten?
Kündigen Sie sich mit einem Klopfen an
Grundsätzlich sollten Sie bei einer verschlossenen Tür anklopfen und damit Ihr Eintreten ankündigen. Denn Sie wissen nie, worüber sich Ihr Chef/Ihre Chefin gerade mit einem Kunden unterhält oder mit wem er augenblicklich telefoniert. Treten Sie bei einem heiklen Thema ohne zu klopfen überraschend ein, bringen Sie sie oder ihn und vor allem sich selbst womöglich ungewollt in eine brisante Situation.
Seien Sie beim Anklopfen nicht zu zögerlich. Ein kurzes, aber deutliches Klopfen kündigt Ihr Kommen hörbar an – ohne störend zu wirken. Warten Sie jedoch nicht, bis Sie jemand hereinbittet, sondern öffnen Sie die Tür selbstständig und ohne Aufforderung.
Vermeiden Sie Störungen
Es gibt allerdings auch Situationen, in denen Sie aus Rücksicht auf die Anwesenden auf das Anklopfen verzichten sollten. Das ist z. B. bei umfangreichen Meetings oder Konferenzen der Fall, die nicht im Chefbüro, sondern in einem größeren Rahmen stattfinden. Möchten Sie Ihrem Chef/Ihre Chefin bei einer solchen Gelegenheit Unterlagen reichen oder ihm eine Information zukommen lassen, müssen Sie nicht alle anderen Anwesenden darauf aufmerksam machen.
- Wählen Sie dabei immer diejenige Tür, die Ihrem Chef/Ihrer Chefin am nächsten ist und öffnen Sie sie so leise wie möglich.
- Verzichten Sie auch auf ein freundliches “Guten Tag”. Auch Erklärungen wie: “Ich wollte nur kurz Unterlagen vorbeibringen. Lassen Sie sich durch mich nicht stören, ich bin gleich wieder weg”, sind überflüssig. Denn dadurch reißen Sie erst recht alle Anwesenden aus ihren Gedanken.
- Sollte bei Ihrem Eintreten jemand Blickkontakt mit Ihnen suchen, reicht ein kurzes Kopfnicken als Gruß.
- Gehen Sie anschließend zielstrebig auf Ihre Führungskraft zu.
- Müssen Sie ihm längere Erklärungen liefern, bitten Sie sie oder ihn, kurz mit Ihnen den Raum zu verlassen. So können Sie dann Ihr Anliegen in Ruhe – und vor allem unter vier Augen erläutern.
Anklopfen erwünscht? Fragen hilft
Da Sie als Vertrauensperson in der Regel wissen, welche brisanten Themen er in seinem Büro diskutiert, sollten Sie mit Ihrer Führungskraft sprechen, ob er tatsächlich immer auf das Anklopfen vor dem Eintreten besteht. Schlagen Sie ihm z. B. vor, dass Sie seine Bürotür unangekündigt öffnen dürfen, wenn während einer Besprechung Unterlagen von Ihnen angefordert werden.
