Als Gastgeber spielt Ihre Führungskraft bei einem Businesstreffen in Ihrer Firma natürlich die Hauptrolle. Die Gästebetreuung aber ist Ihre Aufgabe und damit sind Sie der heimliche Star. Ob bei Begrüßung, Verabschiedung oder während des Meetings, immer runden Sie den positiven Eindruck des Unternehmens mit Ihrem professionellen Auftreten ab. Umso wichtiger ist, dass Sie nicht aus Versehen in ein Fettnäpfchen treten. Mit einer sorgfältigen Vorbereitung können Sie die Fallen bei der Gästebetreuung leicht umgehen. Sie wissen nicht, welcher Ihrer Besucher der ranghöhere ist? Informieren Sie sich vorab in den Besprechungsunterlagen. So bekommen Sie heraus, wen Sie zuerst begrüßen müssen.
Die erste Frage bei der Gästebetreuung: Wer sind Ihre Besucher?
Bei der Begrüßung gilt stets: Heißen Sie den wichtigsten Gast zuerst willkommen. Wenn Sie nur einen Besucher empfangen, ist das natürlich nicht schwer. Aber was tun Sie, wenn Sie zwei oder drei Gäste erwarten, die Sie nicht persönlich kennen? Hier gilt: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Schauen Sie in Ihren Unterlagen nach, wer genau erwartet wird. Kommen z. B. Frau Kaiser, Geschäftsführerin eines Unternehmens, und ihre Kollegin Frau König, die Vertriebsleiterin, zu Besuch, so wissen Sie anhand dieser Informationen schon, wen Sie zuerst grüßen müssen: Frau Kaiser. Leider haben Sie aber nur in den wenigsten Fällen Fotos zur Hand, sodass Sie jetzt zwar den Namen des höher gestellten Gastes kennen, aber nicht wissen, wie er oder sie aussieht.
Ein kleiner Trick für die perfekte Begrüßung
Jetzt heißt es improvisieren: Gehen Sie auf die beiden Damen zu und fragen Sie: “Frau Kaiser?” Achten Sie genau auf die Reaktion Ihrer Gäste, denn die Angesprochene wird sich jetzt auf jeden Fall bemerkbar machen. Entweder mit einem deutlichen “Ja” oder anhand seines Blickes. Jetzt können Sie ihr die Hand reichen und sie freundlich begrüßen: “Guten Tag. Mein Name ist Simone Müller. Ich bin die Assistentin von Herrn Oberhaupt. Herzlich willkommen in unserem Unternehmen!” Auf dem Weg ins Chefbüro oder den Verhandlungsraum sollten Sie den Gästen vorangehen, denn Sie wissen, wo es entlanggeht.
Wie Sie Ihre Gäste vorstellen
Bei der Vorstellung gilt das gleiche Prinzip wie bei der Begrüßung: Nennen Sie Ihrem Vorgesetzten den Namen des höher gestellten Gastes zuerst. Verzichten Sie dabei aber unbedingt auf veraltete Floskeln. Diese wirken übertrieben und gekünstelt. Ein einfaches “Das ist Frau Kaiser, Geschäftsführerin der Firma XY” genügt.
Bei der Bewirtung zählen Kleinigkeiten
Gute Gästebetreuung beginnt schon vor dem Meeting. In der Regel werden Sie den Meetingraum bereits im Vorfeld vorbereiten. Kalte Getränke, wie Wasser oder Apfelsaft, gehören dabei zum Basisrepertoire. Auch Kaffee sollte nicht fehlen. Denken Sie aber unbedingt auch an die Kleinigkeiten: Sorgen Sie dafür, dass ausreichend Flaschenöffner für die Kaltgetränke vorhanden sind, und vergessen Sie nicht, zum Kaffee Milch und Zucker zu reichen. Wenn Sie auch kleine Snacks, wie Kekse oder Obst servieren, legen Sie genug Servietten bereit. Stellen Sie zudem Brotteller an jeden Platz, damit die Teilnehmer ihr Essen während der Besprechung ablegen können, z. B. wenn sie das Wort ergreifen oder sich eine Notiz machen möchten.
Extratipp: Für den Fall, dass ein Gast explizit nach Süßstoff fragt, sollten Sie stets eine Packung in der Hinterhand haben.
Wenn Sie Kaffee nachschenken möchten, achten Sie wieder auf die Hierarchie der Gäste. Die bzw. der Ranghöchste kommt zuerst an die Reihe, alle weiteren Anwesenden bedienen Sie nacheinander im Uhrzeigersinn. Lassen Sie die Tassen am besten auf dem Tisch stehen und servieren Sie den Kaffee stets von rechts, damit es beim Eingießen kein Malheur gibt.
Extratipp: Sollte Ihnen ein Gast seine Tasse reichen, nehmen Sie sie auf gar keinen Fall am Henkel von der Untertasse herunter. Ergreifen Sie stattdessen die Untertasse und schenken Sie nach, ohne die Tasse zu berühren.
Mit der Verabschiedung wird das Treffen eine runde Sache
Das Meeting ist gut gelaufen und alle Beteiligten machen sich mit einem positiven Gefühl bereit für den Aufbruch – auch dank Ihrer professionellen Gästebetreuung. Jetzt liegt es an Ihnen, diese Stimmung zu bewahren und die Gäste professionell zu verabschieden. Begleiten Sie sie in jedem Fall zum Ausgang. Sollten Sie ihnen ein Taxi bestellt haben, warten Sie gemeinsam mit Ihrem Besuch auf das Eintreffen des Autos. Laut Knigge-Regeln soll sich der Gast stets vom Gastgeber verabschieden. Sollte das bei Ihren Besuchern einmal nicht der Fall sein, reichen Sie Ihrem Gegenüber freundlich die Hand und sagen Sie “Auf Wiedersehen!” Bedanken Sie sich noch einmal für den Besuch. Ein Zusatz wie: “Ich freue mich auf unsere weitere Zusammenarbeit” oder “Die gewünschten Unterlagen sende ich Ihnen umgehend per E-Mail zu” rundet die Verabschiedung ab und bleibt Ihren Gästen in positiver Erinnerung.
