Die Rahmenbedingungen für das nächste Geschäftsessen sind abgesteckt, Restaurant und Tische reserviert. Aber ein guter Gastgeber zeichnet sich nicht nur durch perfekte Organisation aus. Ihrem Chef und Ihnen kommt die Aufgabe zu, während der Veranstaltung darauf zu achten, dass Ihre Gäste sich wohlfühlen und zufrieden sind. Briefen Sie Ihren Vorgesetzten: Was bedeutet es, ein guter Gastgeber zu sein?
Die Rolle des Gastgebers
Gastgeber sein will gelernt sein! Beim gemeinsamen Essen geht es nicht nur um Nahrungsaufnahme. Stand und Status aller Beteiligten sind dabei ebenfalls wichtige Faktoren. Gast und Gastgeber – beide haben Rechte und Pflichten. Entspannt am Tisch wird es dann, wenn beide sich ihrer Rolle bewusst sind.
Fehlendes Know-how lässt sich mit Charme gelegentlich ausgleichen. Aber wirklich brillant ist man nur dann, wenn sich Charme mit Wissen und Können ergänzt. Als guter Gastgeber führt Ihr Chef Regie, hält die Fäden in der Hand, gibt den Ton an. Und zwar so dezent, dass Ihre Gäste sich nicht bevormundet fühlen. Bei den Aufgaben des Gastgebers können Sie Ihren Vorgesetzten unterstützen.
Extratipp: Der gute Eindruck beginnt übrigens schon mit der perfekten Einladung. Je präziser Sie Einladungen formulieren, umso genauer wissen Ihre Gäste, was sie erwartet und umso weniger Nachfragen werden Sie erhalten.
Herzlich willkommen!
Ein guter Gastgeber sollte rechtzeitig vor Ort sein, d. h. mindestens 15 Minuten vor allen anderen. Treffen Ihre Gäste dann ein, heißt Ihr Chef sie per Handschlag willkommen.
Extratipp: Beim Business-Lunch kann es vorkommen, dass der Einladende mit den Gästen zusammen das Lokal betritt. Ein guter Gastgeber geht hier vor, öffnet die Tür, lässt die Gäste an sich vorbei und übernimmt im Restaurant wieder die Führung.
Sofern nicht das Restaurantpersonal sich darum kümmert, den Ankommenden die Mäntel abzunehmen, ist auch das die Aufgabe des Einladenden. Das kann übrigens bedeuten, dass Sie einem Mann aus dem Mantel helfen sollten. Meistens wird das allerdings von den Herren abgelehnt.
Der Gastgeber hat in der Regel das Privileg, seine Gäste an den Tisch zu führen. Eventuell übernimmt das auch der Service, dann sollten Ihr Chef und Sie der Gruppe als letzte folgen. Am Tisch angekommen, weist Ihr Vorgesetzter den Gästen die besten Plätze zu.
Ein guter Gastgeber ist auch beim Essen aufmerksam
Wenn alle Platz genommen haben, geht es an die Auswahl der Speisen und Getränke. Es gehört durchaus zu den Aufgaben eines guten Gastgebers, Empfehlungen auszusprechen. Dabei bietet sich Ihrem Chef übrigens die Möglichkeit, Einfluss auf Umfang und Preisklasse zu nehmen. Man spricht auch vom „gelenkten Essen“. Die Wünsche der Gäste werden dann gesammelt, und Ihr Chef gibt die Bestellung beim Service auf. Die verbale und nonverbale Kommunikation mit dem Personal darf auch während des Essens nicht aus dem Blick geraten. Wird neues Besteck benötigt? Ist es Zeit für den zweiten Gang? Es ist an Ihrem Vorgesetzten, darauf aufmerksam zu machen.
Zu guter Letzt: Rechnung und Verabschiedung
Die Rechnung sollte nicht unter den Augen der Eingeladenen beglichen werden. Am besten geht der Gastgeber dazu an den Tresen. Ein angemessenes Trinkgeld darf natürlich nicht fehlen. In Deutschland sind das 5 bis 10 Prozent des Rechnungsbetrags.
Beim Abschied begleitet der Einladende die Gäste zumindest bis an die Tür und verabschiedet sie mit einem freundlichen „Gutes Nachhausekommen“. Verlassen alle gemeinsam das Restaurant, schlüpft zuerst der Gastgeber in seinen Mantel und hilft dann dem Gast.
Die Rolle des Gastes
Und was, wenn Sie selbst eingeladen sind? Auch als Gast sollten Sie sich auf Ihren Gastgeber einstellen. Zur Rolle des Eingeladenen gehört, dass er den „Regieanweisungen“ des Gastgebers Folge leistet und sich führen lässt. Ein Gast reagiert zeitnah auf eine Einladung und bedankt sich für diese – unabhängig von einer Zu- oder Absage. An Kleidungsvermerke hält er sich, alles andere wäre unhöflich. Ein Gast ist pünktlich. Er wird zunächst nach den Gastgebern Ausschau halten, sofern sie gerade nicht an der Tür stehen. Der Gast wird von den Gastgebern begrüßt, stellt diesen eventuell seine Begleitung vor und bedankt sich zum zweiten Mal für die Einladung. Ein kleines, angemessenes Geschenk ist immer willkommen.
Welche Signale gibt der Gastgeber?
Gäste setzen sich erst nach Aufforderung durch die Gastgeber an den Tisch und achten während des Essens auf die nonverbalen Signale der Gastgeber: angefangen bei der Serviette bis hin zum unterdrückten Gähnen (Zeit zu gehen?). Und wann ist der richtige Zeitpunkt, um sich zu verabschieden? Sie machen nichts falsch, wenn Sie sich 15 bis 30 Minuten nach dem Kaffee bzw. Digestif langsam verabschieden und sich dabei zum dritten Mal für die Einladung bedanken.
Extratipp: Möchten Sie dem Ganzen noch ein Krönchen aufsetzen, bedanken Sie sich am nächsten Tag noch einmal per Karte oder Telefon für die freundliche Einladung. Ob Sie diese Gepflogenheit auch bei einem Business-Lunch anwenden wollen, ist Ihnen überlassen. Bei offiziellen Anlässen ist dies sicher der Königsweg.
Zur Autorin: Eveline Bischoff (Dipl. Image Consultant) ist selbständige Trainerin und Beraterin in den Bereichen Persönlichkeit, Image und Bürokompetenz.
