Als Assistentin repräsentieren Sie immer auch Ihren Chef. Das ist eine mitunter ganz schön heikle Aufgabe, für die Sie Kommunikationsgeschick, Fingerspitzengefühl und Disziplin brauchen. Und eine, die Sie an Ihre Grenzen bringen kann. Trotzdem sollten Sie sich vom Imagedruck nicht verbiegen oder gar erdrücken lassen.
Wie Imagedruck entsteht
Expertin und Trainerin Marit Zenk hat es im Interview mit dem sekretaria Magazin so formuliert: „Die größte Bürde der Assistenz ist meiner Meinung nach der Imagedruck, den Chef richtig zu repräsentieren. Sie hält ihm ja nicht nur den Rücken frei, sondern gelegentlich den Kopf für ihn hin. Darüber hinaus leistet sie „Übersetzungsarbeit“, vermittelt, wenn er beispielsweise vom Team falsch verstanden wurde oder etwas bei ihm verkehrt ankam.“
Zwar muss das Repräsentieren nicht in jedem Fall eine Bürde sein: Wenn Sie für eine allseits beliebte Chefin in einem Unternehmen arbeiten, dem es rundum gut geht und das beste Beziehungen zu allen Geschäftspartnern unterhält, wird es Ihnen leichtfallen, sie nach innen und außen loyal und souverän zu repräsentieren.
LEKTÜRE
Das Interview mit Expertin Marit Zenk können Sie in dieser Ausgabe des sekretaria Magazins nachlesen.
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Aber was, wenn der Chef auch launisch und cholerisch sein kann? Wenn er mitunter nicht für Klarheit, sondern für Chaos sorgt? Wenn das Unternehmen in Schwierigkeiten ist und harte Entscheidungen gefällt und kommuniziert werden, mit denen Mitarbeiter und Geschäftspartner unzufrieden sind? Dann erwartet Ihr Chef immer noch von Ihnen, dass Sie den Kopf für ihn hinhalten – und das zu Recht, denn das gehört zu Ihrem Job.
Vom Umgang mit dem Imagedruck
Einen der wichtigsten Ratschläge zu diesem Thema formuliert Marit Zenk in ihrem Buch „Der Anti-Stress-Trainer für Assistenzen“ so: „Als Assistenz brauchen Sie ein ganz bestimmtes Gen: Das Dienstleister-Gen. (Bitte verwechseln Sie dies niemals mit dem Mutter-Gen!)“
Es geht also um Ihr Rollenverständnis: Als Dienstleisterin für Ihre Chefin und für Ihr Unternehmen ist es Ihre Aufgabe, nach innen und außen zu informieren, zu erklären, zu vermitteln und dabei eine professionelle Haltung zu zeigen. Das müssen Mütter übrigens oft genug auch, sei es beim Streit in der Familie oder beim Klassenelternabend. Aber die Aktivierung des „Mutter-Gens“, das Sie dazu bringt, sich unter Vernachlässigung Ihrer eigenen Interessen völlig aufzuopfern und sich notfalls wie eine Löwin ohne Rücksicht auf Verluste in den Kampf zu werfen, sollten Sie tatsächlich dem Nachwuchs vorbehalten. Ihr Chef ist nicht Ihr Kind und Sie sind nicht die „Mutter der Kompanie“!
So zeigen Sie beim Repräsentieren Haltung, ohne sich zu verbiegen:
1. Achten Sie auf Ihr Äußeres, aber übertreiben Sie nicht!
In Ihrer Rolle als Chefrepräsentantin kleiden Sie sich angemessen und achten auf ein gepflegtes Erscheinungsbild. Aber Sie müssen nicht jeden Tag aufwendig geschminkt, gestylt und frisiert im Büro erscheinen wie ein Model aus einem Hochglanzmagazin. Sie brauchen sich nicht hinter einer perfekten Maske zu verstecken – es sei denn natürlich, Sie machen das, weil es Ihnen Freude macht.
2. Seien Sie diszipliniert, aber nicht steif!
Mögen andere Kolleginnen Kette rauchen, bei betrieblichen Anlässen auch mal zu tief ins Glas schauen, nervige Kollegen bei Bedarf anschreien und gern über die Chefin lästern, für Sie ist Derartiges tabu.
Das heißt aber nicht, dass Sie Mrs. Perfect sein und sich jegliche Gefühlsregung verkneifen müssen. Natürlich dürfen Sie auch ein Gläschen Sekt mittrinken, wenn die Kollegin einen ausgibt, und Schokolade naschen, wenn Sie einen kleinen Seelentröster brauchen. Nervige Kollegen brauchen manchmal eine klare Ansage und wenn die Chefin sich mal völlig vergaloppiert hat, dürfen und müssen Sie sie darauf hinweisen.
3. Übernehmen Sie Verantwortung, aber übernehmen Sie sich nicht!
In Ihrer Rolle als „Übersetzerin“ zwischen Chef und Team werden Sie oft eine gewisse Pufferfunktion haben. Wenn es aber mal richtig kracht, sollten Sie nicht versuchen, das allein abzufangen. Dann schlagen Sie lieber ein direktes Chef-Team-Gespräch vor. Am Ende liegt die Verantwortung für die gelingende Kommunikation nämlich bei der Führungskraft, nicht bei der Assistenz.
Die Autorin Barbara Kettl-Römer ist Autorin mehrerer Ratgeber, darunter „Kundenorientierte Korrespondenz. Zeitgemäß, stimmig und rechtlich einwandfrei schreiben“ sowie „Wege zum Kunden. Akquise für Existenzgründer, Freelancer und Kleinunternehmer“, beide Linde International. www.kettl-roemer.de
