Ohne Kommunikation geht in Ihrem Unternehmen gar nichts. Um sachgemäße Entscheidungen treffen und rational, effektiv und eigenverantwortlich handeln zu können, benötigen Sie wie auch alle anderen Mitarbeiter Informationen. Mit einer guten Kommunikationsstruktur lassen sich zudem Missverständnisse und Konflikte vermeiden. Und auch als Motivator ist die Kommunikation nicht zu unterschätzen. Jeder Chef sollte wissen, dass informierte Mitarbeiter motivierter sind, aktiv Ideen entwickeln und zu Problemlösungen beitragen können.
Allerdings gibt es viele Unternehmen, in denen dieses Wissen nicht gelebt wird. Kennen Sie es auch, das große Schweigen in Büros und auf den Gängen? Kommt es bei Ihnen vor, dass Vorgesetzte wesentliche Informationen zurückhalten oder unpräzise Anweisungen geben? Trauen sich Ihre Kollegen nicht, solche Probleme anzusprechen? Und hakt es beim Austausch innerhalb und zwischen den Abteilungen immer wieder? Solche Kommunikationshindernisse schlagen sich langfristig auf das Betriebsklima nieder und hemmen die Produktivität des ganzen Unternehmens. Deshalb sollte die Geschäftsführung gegensteuern.
Bei Ihnen im Sekretariat laufen viele interne und externe Informationen zusammen, deshalb fällt Ihnen frühzeitig auf, wenn bei der Kommunikation Verbesserungspotenzial besteht. Zögern Sie nicht, Ihren Vorgesetzten darauf hinzuweisen – und werden Sie selbst aktiv. Zu einer guten Gesprächskultur kann jeder im Unternehmen etwas beitragen.
Kommunikationsfähigkeit ist eine wichtige Voraussetzung für Ihren beruflichen Erfolg. In der Rubrik Soft Skills lernen Sie weitere persönliche und soziale Kompetenzen kennen, die Sie im Job voranbringen.
Mangelnde Kommunikation und ihre Folgen
Wenn die innerbetrieblichen Kommunikationsstrukturen gestört sind, kann das weitreichende Auswirkungen haben. Folgen von mangelndem Austausch sind z. B.:
- Mitarbeiter arbeiten aneinander vorbei oder sogar gegeneinander.
- Sie investieren mehr Zeit und Mühe in eine Aufgabe als nötig.
- Die ganze Arbeit muss noch einmal gemacht werden, weil der Vorgesetzte, der den Auftrag vergeben hat, andere Vorstellungen hatte.
- Langfristig führt mangelnde Verständigung zu Vertrauensverlust, einem schlechten Arbeitsklima und schlechten Arbeitsleistungen.
Um solche negativen Konsequenzen zu vermeiden, müssen alle im Unternehmen – vom Geschäftsführer bis zur Aushilfskraft – im Gespräch bleiben. Auch und vor allem an hektischen Tagen und in heißen Projektphasen darf der Austausch nicht auf der Strecke bleiben. Generell gilt: Ohne regelmäßige Abstimmungsgespräche können Sie und Ihre Kollegen nicht effizient arbeiten.
Ohne Strukturen geht’s nicht
Damit der Informationsfluss auch in stressigen Zeiten nicht versiegt, sollten in Ihrem Unternehmen klare Kommunikationsstrukturen etabliert sein. Es muss geregelt sein, wer welche Informationen wann, wie und warum von wem erhält. Einen wichtigen Beitrag kann dabei das Intranet leisten: Es dämmt die Papierflut von Rundschreiben und Hausmitteilungen ein und macht aus der „Bringschuld“ eine „Holschuld“. Informationen können nicht auf halber Strecke hängen bleiben und die Mitarbeiter haben es selbst in der Hand, sich Wissen zu beschaffen und anzueignen.
Reden ist Silber, Schweigen verboten: Kommunizieren Sie aktiv!
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Die strukturellen Voraussetzungen für Informationsaustausch im Unternehmen zu schaffen, ist Aufgabe der Geschäftsleitung. Ebenso wichtig ist es aber, dass Sie und Ihre Kollegen diese Strukturen mit Leben füllen und aktiv miteinander im Gespräch bleiben. Wenn Sie selbst folgende Punkte beherzigen, tragen Sie schon einen großen Teil dazu bei, die Verständigung zu fördern:
- Unterbreiten Sie Vorschläge für eine geregelte Kommunikation.
- Gehen Sie aktiv auf andere zu und warten Sie nicht, bis Sie angesprochen werden.
- Suchen Sie auch Kontakt zu Mitarbeitern aus anderen Teams und Abteilungen.
- Suchen Sie Unterstützung bei anderen Gruppen und Experten und stellen Sie Ihr eigenes Wissen anderen zur Verfügung.
- Kommunizieren Sie offen und ehrlich.
- Verwenden Sie einen dem Gesprächspartner und der Situation angemessenen Wortschatz.
- Sprechen Sie mit anderen darüber, was Ihnen an der Zusammenarbeit gefällt und was Sie für verbesserungswürdig halten.
- Kommunizieren Sie lieber mündlich als schriftlich.
- Hören Sie geduldig zu.
Und ganz wichtig: Fragen Sie nach, wann immer Sie etwas nicht verstanden haben oder Ihnen Informationen fehlen. Fragen wertet Sie nicht ab, sondern zeigt Ihr Interesse und Ihr Engagement für das Unternehmen.
Ihr Erfolg in der Gesprächsführung
Kommunikationsfähigkeit bedeutet auch, dass Sie in der Lage sind, Gespräche in Ihrem Sinne zu führen und zu steuern. Dabei geht es nicht darum, Ihr Gegenüber zu manipulieren, sondern darum, Ihre Meinung und Ihre eigenen, legitimen Interessen zur Sprache zu bringen und durchzusetzen. Im Jahresgespräch mit Ihrem Chef, in der Teamsitzung mit Kollegen, im Feedbackgespräch mit einem Azubi oder im Termin mit einem externen Partner – immer verfolgen Sie ein bestimmtes Ziel. Wichtigste Voraussetzung dafür, dass Sie es erreichen: Machen Sie sich im Vorfeld bewusst, was Sie von einem Gespräch erwarten. Sie stärken Ihre Position in der Gesprächsführung, wenn Sie die Grundregeln der Rhetorik beherrschen und anwenden. So fällt es Ihnen auch leicht, Gesprächstaktiken der anderen zu erkennen und sie zu entschärfen. Eine weitere Fähigkeit ist ganz besonders wichtig, damit Sie sich nicht von Ihren Zielen abbringen lassen: Sie sollten wissen, wie Sie an der richtigen Stelle Nein sagen.
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Sprechende Mimik und Gestik: Ihre Körpersprache
Professionelle Gesprächstechniken und überzeugende Argumente sind längst nicht die einzigen Faktoren, die Ihre Wirkung im Gespräch beeinflussen. Tatsächlich findet der weit größere Teil unserer Kommunikation auf einer ganz anderen, nämlich der nonverbalen Ebene statt. Viele Informationen übermitteln wir unserem Gegenüber buchstäblich mit Händen und Füßen – aber auch mit den Augen und der gesamten Körperhaltung.
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Sitzt Ihnen ein Kollege mit verschränkten Armen oder Beinen gegenüber, ist das ein abweisendes Signal. Eine Auszubildende, die mit hochgezogenen Schultern vor Ihnen steht und im Gespräch häufig zu Boden blickt, wirkt defensiv und unsicher. Lernen Sie, wie man die Zeichen der nonverbalen Kommunikation entschlüsselt, und Sie werden Gesprächssituationen besser einschätzen können. Und wenn Sie in der Lage sind, Ihre eigenen Körperbotschaften bewusst zu steuern, nehmen Sie gezielt Einfluss darauf, wie Ihre Mitmenschen Sie wahrnehmen.
Trainieren Sie Ihre Telefonkompetenz
Wie wichtig die nonverbale Kommunikation für das gegenseitige Verstehen ist, merken Sie am deutlichsten, wenn sie nicht zum Einsatz kommen kann. Am Telefon sind besondere Gesprächskompetenzen gefragt. Achten Sie z. B. auf eine konstruktive Sprache und formulieren Sie freundlich und zielorientiert. Eine besondere Rolle spielt im telefonischen Kontakt das aktive Zuhören: Mit einfachen Signalen wie einem „Hmm“ oder „Aha“ zeigen Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie seinen Ausführungen interessiert folgen. Trotz allem: Auch wenn am Telefon keine nonverbale Kommunikation stattfindet, kann Ihr Körper Ihnen doch beim Gesprächserfolg helfen. Schon eine aufrechte Haltung oder ein freundliches Lächeln beeinflussen Ihre Selbstwahrnehmung und die Wirkung Ihrer Stimme. So können Sie im Telefonat ganz leicht positive Botschaften senden.
