“Nein” sagen – höflich, aber bestimmt

Nein sagen zu können, ist eine der wichtigsten Eigenschaften einer guten Sekretärin. Sonst kommen Sie bald zu gar nichts mehr.

Nein sagen kann sehr befreiend sein: Vor allem, wenn Sie selbst unter Druck stehen und Ihnen hartnäckige Kollegen mal wieder eigene, lästige Aufgaben aufdrücken wollen. Ihr Tisch quillt über, die Uhr tickt, bis abends muss die Prestige-Präsentation fertig sein. Da poppt die Mail Ihres Kollegen auf: “Können Sie eben noch schnell für mich einen Brief aufsetzen? Sie tippen viel schneller als ich.” Nein, das werden Sie nicht! Setzen Sie klare Grenzen – zum Beispiel mit der Ball- oder der Drama-Technik.

Ein höfliches, aber bestimmtes Nein hilft Ihnen

Vielen Menschen fällt eine Absage unnötig schwer. Meist blockieren sie negative Gedanken wie:

Wenn ich nein sage,

• halten mich mein Chef und meine Kollegen für faul und unkollegial.
• enttäusche, ärgere oder verletze ich andere.
• mögen mich die anderen weniger.
• reagiert mein Gegenüber aggressiv und beschimpft mich.
• verpasse ich vielleicht etwas?

Das aber wissen die Aufgaben-“Abwälzer” genau und wickeln Sie mit raffinierten Überzeugungstricks immer wieder um den Finger. Mit den folgenden Techniken wehren Sie sich erfolgreich und setzen zu Ihrem eigenen Schutz klare Grenzen.

Nein sagen – die Techniken

1. Die Dank-Technik:
Bedanken Sie sich für das Vertrauen Ihres Gegenübers und zeigen Sie sich versöhnlich: “Das ist ein tolles Kompliment, dass du gleich an mich gedacht hast und mir dieses schwierige Projekt zutraust, aber leider …”

2. Die Grundsatz-Technik:
Betonen Sie, dass Ihre Ablehnung nichts Persönliches ist, sondern berufen Sie sich auf grundsätzliche Vorgaben: “Der Chef legt Wert darauf, dass ich nur seine Aufträge annehme.”

3. Die Verständnis-Technik:
Zeigen Sie Verständnis für die Gefühle Ihres Gegenübers: “Ich weiß, das enttäuscht dich und du hast selbst wenig Zeit, aber…”

4. Die Ball-Technik:
Werfen Sie die Aufgabe zurück wie einen Ball: “Wie ich mitbekommen habe, hat dir der Chef die Verantwortung für diese Aufgaben gegeben und das bestimmt mit gutem Grund.”

5. Die Konsequenz-Technik:
Zeigen Sie die Folgen auf, wenn Sie nicht Nein sagen: “Ich habe selbst einen engen Fahrplan. Wenn ich das zusätzlich übernehmen würde, wird sich die Abgabe für das aktuelle Prestigeprojekt unseres Chefs verschieben. Der Chef wäre nicht begeistert.”

6. Die Drama-Technik:
Überspitzen Sie Ihre Gefühle für die Angelegenheit: “Ich würde ja gern diesem Projekt die Aufmerksamkeit schenken, die es verdient. Doch dazu habe ich gerade viel zu wenig Zeit! Da hätte ich ein schlechtes Gewissen.”

7. Die Aufdeck-Technik:
Ihr Kollege will ganz offensichtlich eine lästige Aufgabe an Sie abschieben? Dann enthüllen Sie die Unverschämtheit seiner Bitte: “Ich glaube dir, dass dir diese Aufgabe keinen Spaß macht – aber sie gehört nun mal zu deinem Anforderungsprofil.”

8. Die Lob-Technik:
Zeigen Sie Ihre Anerkennung und loben Sie die Beziehung zu Ihrem Gesprächspartner: “Das würde ich für keinen lieber machen als für dich, nur leider …”

9. Die Bedenkzeit-Technik:
Antworten Sie zunächst weder mit “Ja” noch mit “Nein”. Bitten Sie stattdessen um Bedenkzeit. Melden Sie sich nach dem vereinbarten Zeitraum: “Ich habe über deine Bitte nachgedacht. Leider bin ich im Moment voll und ganz mit den Vorbereitungen der anstehenden Hausmesse beschäftigt.”

10. Die Alternativen-Technik:
Bieten Sie Alternativhilfen an und verweisen Sie etwa auf andere Kollegen, die eventuell mehr Zeit haben. Oder sagen Sie zum Beispiel: “Diese Woche habe ich dafür leider keine Zeit. Aber nächste Woche könnte ich dir helfen.”

Kontern Sie hartnäckigen Kollegen mit Klartext

Bedrängt Sie ein hartnäckiger Zeitgenosse dennoch weiter, sollten Sie deutlicher werden mit der Klartext-Technik. Sprechen Sie seine offensichtliche Strategie an: “Anscheinend möchtest du mich mit allen Mitteln dazu bringen, dass ich die Aufgabe für dich übernehme. Es tut mir leid, aber das werde ich nicht.”

Nein sagen beim Chef

Ihrem Vorgesetzten einen Wunsch auszuschlagen, ist natürlich noch etwas heikler, als dem lästigen Kollegen einen Korb zu geben. Gehen Sie diplomatisch vor mit diesen zwei Techniken:

11. Die “Wissen Sie noch”-Technik:
Erinnern Sie Ihren Chef an sein Wort, aber bedrängen Sie ihn nicht: “Wissen Sie noch, vor ein paar Wochen haben wir vereinbart, dass mein anderes Projekt höchsten Vorrang hat. Können Sie mir bitte schnell erläutern, warum sich das jetzt geändert hat?”

12. Die Hilfe-Technik:
Verdeutlichen Sie, dass Sie schon bei Ihrem laufenden Projekt Entlastung gebrauchen könnten. Wenn Ihr Chef erkennt, dass Sie mit Ihren eigenen Aufgaben schon mehr als genug ausgelastet sind, sieht sich Ihr Chef möglicherweise selbst nach Alternativen um: “Wie Sie wissen, habe ich selbst gerade mit … alle Hände voll zu tun. Wenn ich die Abgabe sicher schaffen soll, bräuchte ich Unterstützung.”