Die Veranstaltungsorganisation sowie die Durchführung und Nachbereitung von Events sind so etwas wie die Königsdisziplin des Büromanagements und der Organisation im Unternehmen. Vom Erfolg einer Messe hängt vielleicht die Einführung eines neuen Produkts ab, vom Programm eines Kongresses das Renommee des gesamten Unternehmens.
Wenn es zu Ihren Aufgaben im Sekretariat gehört, Veranstaltungen und Events von Anfang bis Ende auf die Beine zu stellen, wissen Sie, dass diese Aufgabe sehr anspruchsvoll und kleinteilig ist. Gleichzeitig kann sie aber auch sehr viel Spaß machen. Die Tätigkeiten der Veranstaltungsorganisation beginnen bei der Frage: „Was wollen wir eigentlich genau machen?“ und enden noch lange nicht mit der Verabschiedung des letzten Gastes.
Die Veranstaltungsorganisation liegt oft in den Händen der Sekretärin. Welche weiteren typischen Arbeiten in einem Sekretariat noch vorkommen, lesen Sie in unserer Rubrik Büroorganisation.
Vom Messeauftritt über die Außendiensttagung und die Teambuildingmaßnahme bis zur alljährlichen Weihnachtsfeier reichen die verschiedenen Veranstaltungen, die bei einem Unternehmen auf der Agenda stehen können und die alle geplant werden wollen. Die Anforderungen, die auf Sie dabei zukommen, können sehr unterschiedlich sein. Bei einem externen Event kümmern Sie sich um ein passendes Hotel und buchen ein Catering.
Bei einer internen Feier für die Mitarbeiter geht es vielleicht eher um die Frage, in welchem Büro Sie gefahrlos ein Spielzimmer für die teilnehmenden Kinder der Kollegen einrichten können. Planen Sie die Teilnahme an einer Messe, wird Ihnen der Termin der Veranstaltung von außen vorgegeben. Stellen Sie selbst einen Kongress auf die Beine, müssen Sie andere Events im näheren zeitlichen Umfeld im Auge behalten usw. Jede Veranstaltung muss individuell geplant und vorbereitet werden, aber die grundsätzlichen Schritte beim Eventmanagement sind oft ähnlich. Oft wird die Veranstaltungsorganisation auch im Team erledigt, vor allem bei Großereignissen. Dann sind genaue Absprachen unerlässlich.
Von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung: Perfekte Veranstaltungen organisieren
Jede Veranstaltung kostet Geld. Stellen Sie über eine gute Vorbereitung sicher, dass Sie das Budget sinnvoll einsetzen. So ist gewährleistet, dass Ihr Unternehmen die Ziele, die es mit dem Event anpeilt, auch wirklich erreicht. Damit sind ein paar der wichtigsten Schlagwörter rund um die Vorbereitung und Durchführung von Events bereits genannt: Es geht bei der Veranstaltungsorganisation um die Zieldefinition, die Rahmenbedingungen und die Finanzierung.
Das A und O Ihrer Veranstaltungsorganisation: die Vorbereitung
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Entscheidend ist, dass Sie mit den Arbeiten rund um eine Veranstaltung frühzeitig beginnen. Je weiter die Zeit fortschreitet, desto schwieriger wird es beispielsweise, ein gutes geeignetes Hotel zu einem angemessenen Preis zu finden oder die Wunschreferenten Ihres Chefs zu buchen. Oft müssen Sie bei der Veranstaltungsorganisation in sehr langen Zeiträumen denken. Zudem sollte auch Ihre Einladung nicht zu spät bei Ihren Wunschgästen eingehen, damit deren Terminkalender noch nicht zu voll ist.
Orientieren Sie sich bei der Vorbereitung Ihres Events oder Ihrer Veranstaltung an folgenden Fragen:
- Was wollen wir genau machen?
- Welches Ziel verfolgen wir mit der Veranstaltung?
- Wer soll teilnehmen?
- Wann soll unser Event stattfinden?
- Wo soll es stattfinden?
- Wer ist wofür zuständig?
Das sind natürlich nur die übergeordneten Fragen, deren Beantwortung jeweils viele weitere Fragen und Arbeitsschritte mit sich bringt. Auf sekretaria.de sind zahlreiche Texte zu den unterschiedlichsten Aspekten der Veranstaltungsorganisation erschienen. Eventuell arbeiten Sie auch mit Veranstaltungsagenturen zusammen – dann läuft die Kommunikation meist über Ihren Schreibtisch.
Die Durchführung Ihrer Veranstaltung
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Nach vielen Wochen der Vorbereitung ist es dann so weit! Der Tag des Events bricht an. Das bedeutet zunächst einmal viel Stress. Ihre Gäste reisen an, müssen umsorgt werden und sind gespannt auf das, was sie erwartet. Keynote-Speaker und Referenten wollen letzte Einzelheiten für ihre Vorträge mit Ihnen besprechen. Der Caterer braucht von Ihnen eine Unterschrift, die Veranstaltungstechnik hat einen Aussetzer und so weiter. Aber ab einem bestimmten Zeitpunkt stellen Sie fest: Es läuft! Spätestens jetzt zahlt sich eine gute Vorbereitung für Sie aus.
Egal, wie gut Ihre Veranstaltungsorganisation im Vorfeld war: Sie werden währenddessen immer wieder eingreifen müssen. An irgendeiner Stelle hakt es immer. Verschaffen Sie sich rechtzeitig einen Überblick über mögliche Problemfelder rund um Ihre Veranstaltung, um keine böse Überraschung zu erleben. Mit den Beitragen und Arbeitshilfen auf sekretaria.de können Sie sich schon im Vorfeld wappnen.
Die Nachbereitung Ihrer Veranstaltung
Sind alle Gäste gegangen, sind die Materialien und Unterlagen eingesammelt und sind der Saal sowie die Besprechungszimmer wieder geräumt, gilt es zunächst einmal, im Team den Veranstaltungserfolg zu feiern und die lobenden Worte zu genießen. Wenn alles so geklappt hat, wie Sie es im Vorfeld geplant haben, wenn alle Beteiligten von Ihrem Chef bis zum letzten Teilnehmer glücklich und zufrieden sind und wenn Sie Ihre Vorgaben erreicht haben, dürfen Sie durchaus stolz auf sich und ihre Veranstaltungsorganisation sein.
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Allerdings wäre es falsch, sich auf den Lorbeeren auszuruhen. Die nächste Veranstaltung kommt bestimmt und auch die soll reibungslos über die Bühne gehen. Nach einer Weile ist es daher sinnvoll, mit einem etwas kritischerem Blick auf die zurückliegende Veranstaltung und ihre Organisation zu schauen: Wo hakte es vielleicht doch noch? Die folgenden Texte helfen Ihnen dabei, Schwachstellen zu entdecken und noch besser zu werden.
Messen vorbereiten, durchführen und nacharbeiten
Messen sind eine besondere Veranstaltungsform – und für viele Unternehmen auch besonders wichtig. Oft sind Sie als Sekretärin intensiv in die Vorbereitung gemeinsam mit den Sachbearbeitern eingebunden. Oder Sie sind sogar als Mitarbeiterin als Standbetreuung auf den Messen vor Ort eingeplant. Das gilt natürlich besonders, wenn Sie als Assistentin in einer Vertriebs- oder Marketingabteilung arbeiten.
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Die Teilnahme an einer großen internationalen Fachmesse erfordert eine gründliche Vorbereitung. Messeauftritte sind teuer: Je bedeutender die Messe ist, desto höher sind die Kosten. Und das betrifft nicht nur den Messestand selbst. Die Raten in Hotels im näheren und weiteren Umfeld steigen sprunghaft an, sobald eine Messe ihre Tore öffnet. Preiswerte Tickets für Zugfahrten oder Flüge sind ebenfalls nicht mehr zu bekommen und wer Messedienstleister nicht rechtzeitig bucht, zahlt möglicherweise Eilzuschläge. Beginnen Sie daher rechtzeitig damit, Ihren Messeauftritt zu planen und vorzubereiten.
Veranstaltungsmanagement intern: Mitarbeiterfeiern, Weihnachtsfeiern und Ähnliches organisieren
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Neben den externen Veranstaltungen wie Kundenevents oder Messen gibt es in fast jedem Unternehmen auch interne Veranstaltungen. Sommerfeste oder die Weihnachtsfeier für die Mitarbeiter sollten Sie in ihrer Bedeutung nicht unterschätzen. Und auch nicht den Aufwand, den die Veranstaltungsorganisation hier verursacht. Mitarbeiter erwarten, dass sich der Arbeitgeber zumindest zum Jahresende etwas einfallen lässt, um seine Anerkennung zu zeigen. Die Aktionen, die Sie planen und vorbereiten müssen, reichen von einem einfachen gemeinsamen Abendessen in einem feinen Restaurant auf Kosten des Chefs bis hin zu einem Großevent mit eigener Show und großem Buffet in der festlich geschmückten Betriebskantine.
Tipp: Planen Sie insbesondere die Weihnachtsfeier rechtzeitig. Beliebte Restaurants sind oft schon im Frühjahr für diese Hochzeit des Jahres ausgebucht.
