Auch als Assistenz können Aufgaben am Messestand auf Sie zukommen. Wenn eine internationale Großmesse ansteht, sind oftmals vom Chef bis zum Auszubildenden alle verfügbaren Kräfte eines Ausstellers vor Ort – Sie inbegriffen. Konflikte sind dabei allerdings nicht ausgeschlossen.
Besprechen Sie, welche Aufgaben Sie als Assistentin am Messestand übernehmen
Wenn Sie gelegentlich zum Standdienst eingeteilt sind, kennen Sie vielleicht das Problem: Viele Sekretärinnen fühlen sich auf den Ausstellungen zu Hilfskräften degradiert, die sich nur darum zu kümmern haben, dass der Stand ordentlich aussieht und immer Kaffee und Snacks vorrätig sind. Mit sinnvollen Absprachen können Sie das verhindern. Machen Sie klar, dass ohne Sie in punkto Organisation auf der Messe wenig läuft!
Selbstverständlich werden Sie dafür sorgen, dass z. B. schmutziges Geschirr von den Besprechungstischen geräumt wird, wenn alle Kollegen anderweitig im Kundengespräch sind. Und Sie werden sich auch um Getränke und andere Erfrischungen kümmern – nur müssen Sie all das immer selbst machen? Das ist nicht sinnvoll, denn Ihre Aufgabe am Stand ist eine andere: Bei Ihnen läuft an den stressigen Tagen die Organisation des Messeauftritts zusammen!
Viele Assistenzen beklagen, dass den Kollegen oft gar nicht klar ist, worin die ihre Aufgaben eigentlich bestehen. Dagegen helfen nur klare Absprachen. Schon bevor die Messe beginnt, sollte sich das ganze Team zusammensetzen und die Aufgabenbereiche abgrenzen. Ebenso wie im Office-Alltag sollten Sie herausheben, worin Ihre Tätigkeit besteht – und worin nicht. Wenn Sie von Vorherein klarstellen, dass Sauberkeit und Ordnung am Messestand eine Gemeinschaftsaufgabe ist, haben Sie später bessere Karten, vor allem, wenn Ihr Chef Ihre Position unterstützt.
Typische Assistenzaufgaben am Messestand
Immerhin kümmern Sie sich am Ausstellungsstand um Folgendes:
- Sie verwalten das Material sowie die Vorräte und wissen, mit wem Ihr Unternehmen auf der Messe zusammenarbeitet. Sie wissen, wo welche Unterlagen liegen, wer der Ansprechpartner für das Catering ist und wo sich der Imbus-Schlüssel versteckt, der gebraucht wird, um die lockere Stellwand wieder zu befestigen.
- Sie wissen, wann welche Veranstaltung am Stand stattfindet, sorgen rechtzeitig dafür, dass die die Technik funktioniert, die Präsentationsmöglichkeit vorbereitet ist und der richtige Vortrag startet.
- Sie bereiten den Stand morgens für den Messetag vor und richten am Abend alles für die Nacht her. So achten Sie z. B. darauf, dass wertvolle Geräte und Ausstellungsstücke eingesammelt und eingeschlossen werden.
- Sie führen erste Informationsgespräche mit spontanen Besuchern, wenn gerade kein Berater frei ist, und überbrücken so deren Wartezeit.
- Sie sorgen dafür, dass gegebenenfalls wichtige Gäste abgeholt und über die Messe zu Ihnen gebracht werden.
- Sie betreuen die Standhostessen, Sie weisen sie in die Arbeit und den Stand ein und vergeben aktuelle Aufgaben. Außerdem kontrollieren Sie die Ausführung der Arbeiten.
- Sie verwalten die Messekasse, das heißt, Sie geben bei Bedarf Geldbeträge aus und sammeln im Gegenzug die Quittung ein.
- Sie sind für alle sonstigen Probleme, die auf einer Messe auftreten können, der erste Ansprechpartnern! Bitten Sie Ihre Kollege, sich bei Schwierigkeiten tatsächlich immer erst an die Sie zu wenden. So verhindern Sie, dass mangels Absprachen ein Problem möglicherweise von zwei verschiedenen Personen gleichzeitig angegangen wird.
Verdeutlichen Sie, dass Sie für all diese Aufgaben keine Kapazitäten mehr frei haben, wenn Sie plötzlich allein für das schmutzige Geschirr zuständig sind.
Tipp: Natürlich muss der Stand vernünftig aussehen und die Verpflegung sichergestellt sein. Nur: Das sind Aufgaben, die jeden Mitarbeiter am Stand betreffen und nicht nur eine einzelne Person. Im Idealfall bucht Ihr Unternehmen für solche Aufgaben Messehostessen.
Als Assistentin Wertschätzung vermitteln und erhalten
Es ist eine altbekannte Weisheit, dass derjenige Wertschätzung erhält, der sie auch vermittelt. Ein Messestand funktioniert nur im Miteinander. Haben Sie daher immer einen Blick dafür, was Ihre Kollegen leisten. Wenn Sie mitbekommen, dass ein Verkäufer gerade nach zähen Verhandlungen einen Abschluss geschafft hat, gewähren Sie ihm in eine Verschnaufpause und räumen schnell selbst den Tisch ab. Solange das nicht der Regelfall ist, sondern in die Kategorie “Gefallen” fällt, ist das völlig in Ordnung. Ist der Abschluss größer ausgefallen, sorgen Sie dafür, dass Sie nach dem Messetag abends alle gemeinsam noch etwas feiern können.
Achten Sie auch darauf, dass sich Ihre Messehostessen bei Ihnen wohlfühlen. Wer gern bei Ihnen arbeitet, wird auch freundlicher auf Ihre Gäste zugehen. Außerdem sind die Hostessen meist Studenten, die diesen Job nicht immer machen werden. Sie kennen bestimmt den Spruch: „Man sieht sich immer zweimal im Leben”. Das sollte dann für alle ein Vergnügen sein.
