Um zum Chef durchzudringen, kommt man selten an der Assistenz vorbei. Wie man diese für sich erfolgreich gewinnt und die Kommunikation mit ihr erleichtern kann, verraten diese 5 Tipps aus Sicht eines Verkäufers, der gerne zum Chef durchgestellt werden möchte. Es ist doch ganz interessant, was bei diesem Perspektivenwechsel zum Vorschein kommt.
1. Unterschätze niemals die Assistentin
Es sind hochqualifizierte, gut ausgebildete Mitarbeiterinnen, die mehrere Sprachen sprechen, den Computer beherrschen und mitunter von anderen Führungskräften gefürchtet werden. Ein Mangel an Respekt und schlechte Manieren sind eine Einbahnstraße. Wenn man der Assistentin mit Wertschätzung und Freundlichkeit entgegentritt, ist es gleich viel leichter eine gute Beziehung zu ihr herzustellen.
2. Nenne die Assistentin beim Namen
Einen Menschen mit seinem Namen anzusprechen, signalisiert Respekt und Interesse (aber Vorsicht vor Überdosierung!). Mehr noch: Man unterscheidet sich positiv von der Masse der meisten Anrufer, die sich diese Mühe bei der Assistentin nicht machen.
3. Sei immer ehrlich
Tatsache ist: Es gibt keine Möglichkeit an einer erfahrenen Assistentin vorbei zu kommen, wenn sie es nicht will. Deshalb ist es wichtig, den wahren Grund seines Anrufs zu nennen. Das Anliegen muss so geschildert werden, als wäre die Assistenz die mögliche Kundin. Entweder, sie nennt den Namen des Chefs als richtige Bezugsperson oder informiert darüber, wer tatsächlich im Unternehmen zuständig ist. Wenn man Glück hat, wird man gleich verbunden, was die Beziehung zum neuen Ansprechpartner erleichtern kann.
4. Bitte um Hilfe und Unterstützung
Oftmals scheitert man gleich beim ersten Versuch, den Chef zu erreichen. Meetings, Dienstreisen, Konferenzen… die tägliche Routine im Arbeitsleben erschwert es, mit seinem Anliegen zu ihm durchzukommen.
Wenn bereits aufgrund der ersten positiven Anrufe eine vertrauensvolle telefonische Beziehung aufgebaut ist, bittet man die Assistentin um ihre Hilfe beim Erreichen des entsprechenden Ansprechpartners.
Sie ist in der Lage, konkrete Hinweise zu geben, wann ein Anruf sinnvoll ist (früh morgens, spät abends etc.).
5. Wahrheit oder Lüge?
Bei all den Tipps kann es natürlich trotzdem sein, dass man es mit einer Assistentin zu tun hat, die ein Telefonat nicht ermöglichen möchte. Ob sie die Wahrheit sagt oder nicht, kann man letztendlich nicht herausfinden.
Schafft man es dennoch, beim Chef zu landen, kann es immer noch sein, dass die Assistentin Einfluss nimmt. Wenn sie manipulative oder unhöfliche Verhaltensweisen erfahren hat, wird sie sich deutlich gegen den Anrufer aussprechen.
Schön zu wissen, dass sich jemand Gedanken über unsere bedeutende Position im Sekretariat macht! 😉
Ich wünsche euch eine schöne und erfolgreiche Woche!
Eure Tanja
Tanja Bögner ist diplomierte fremdsprachliche Management-Assistentin, Vorstandsassistentin, Trainerin für Themen rund ums Office-Management, Personal & Business Coach, Fachbuchautorin und seit über 30 Jahren im internationalen Assistenzbereich bei namhaften Wirtschaftsunternehmen tätig. Sie ist Herausgeberin des sekretaria-Magazins und gibt auf sekretaria.de Praxistipps aus ihrem Büro-Alltag. Weitere Infos unter: tanjaboegner.de
