Als eine Aktivität aus einer Fachbereichsleitersitzung (Anregung einer Führungskraft) sollte ein “Aufräumtag” organisiert werden. Es wurde ein Termin bestimmt und die Bereiche sollten diese Aktion selbst organisieren. Die Zeit verging und der Termin rückte näher. In jedem neuen Protokoll tauchte dieses To-do auf, wurde zur Kenntnis genommen und vergessen.
Was soll aufgeräumt werden?
Nachdem wir überhaupt keine Rückmeldungen bekamen, begannen meine Kollegin und ich uns dann einige Tage vorher zu fragen, was da eigentlich “aufgeräumt” werden sollte und – ganz wichtig – WANN und WIE?
- Den ganzen Tag und nur im Keller?
- Wohin mit dem “Aufgeräumtem”?
Bereichsübergreifend zu organisieren klappt erfahrungsgemäß nicht immer einwandfrei; und es stellte sich heraus, dass wir richtig lagen. Der Kommunikationsfluss hatte nicht vollständig funktioniert. Und als unser Chef uns fragte, ob sich denn die einzelnen Referate organisiert hätten, mussten wir das verneinen. Keiner wusste Bescheid und niemand fühlte sich verantwortlich. Kennen Sie Keiner und Niemand? Jemand und irgendwer gibt es auch noch, und sie tauchen immer dann auf, wenn keiner die Verantwortung übernehmen möchte.
Informationen suchen – wer hat das Ganze ins Rollen gebracht?
So kam es dann, dass ich mich um Informationen bemüht habe. Es stellte sich heraus, dass unsere Sicherheitsfachkraft auf Bitten des Leiters der Rechnungsstelle entsprechende Müllcontainer bestellt hatte. Er wusste aber nicht, ob diese schon geliefert wurden und wo sie deponiert werden sollten. Auf Nachfrage bei der Dienstzentrale teilte man mir mit, dass wohl schon etwas angekommen sei, aber man nicht wusste, wo. Weder die Kolleginnen der anderen Fachbereiche, noch die Haustechnik oder die Leitung unseres Hauses konnten weiterhelfen. Es war zum Verrücktwerden. Wo anfangen? Am besten am Anfang, also bei der Person, die quasi “alles ins Rollen” gebracht hatte – bei der Führungskraft, die den Vorschlag gemacht hatte. Diese war aber leider nicht im Haus. Also sprach ich den Leiter der Rechnungsstelle an.
Er – ganz der Mann der Aktion – sorgte dafür, dass die Container gefunden und für den unterschiedlichen Schrott (Papier, Elektro, Restmüll) zum Wirtschaftshof gebracht und gekennzeichnet wurden. Diese Info gab ich dann nicht nur an meinen Fachbereich weiter, sondern auch an die Kolleginnen der anderen Abteilungen. Der erste Schritt war getan und Tag X kam.
Tag X – der Aufräumtag
Zuerst einmal hörten wir gar nichts, es war erstaunlich ruhig auf den Gängen. Doch nach und nach tauchten Kollegen auf, die bereits fertig mit Aufräumen waren oder uns baten, einmal einen Blick auf alte Disketten oder Dokumente zu werfen. Wir arbeiteten alle Hand in Hand und es war erfreulich zu sehen, dass sich viele an der Aktion beteiligten und dass Organisieren durchaus klappen kann, wenn man miteinander redet.
Es war ein reges Kommen und Gehen und oftmals berichteten die Kollegen erstaunt, was sie alles so gefunden hatten. Die Aktion führte auch dazu, dass nicht nur der Keller, sondern auch diverse Büros aufgeräumt wurden. Die Kollegen fanden sogar alte Schätzchen”, wie eine CD mit Fotos vom Tag der offenen Tür vor 15 Jahren! Da gab es ein großes Hallo, als wir die Fotos betrachteten. “Alte” Mitarbeitende zeigten den anderen, wer da alles auf den Fotos zu sehen war und erzählten von der damaligen Zeit. Schön war das und sehr interessant. Im Keller tauschten sich Kollegen aus verschiedenen Bereichen aus, halfen sich gegenseitig und kamen ins Gespräch – und am Nachmittag waren alle zufrieden und ganz “aufgeräumt”. Eine tolle Aktion war das!
Und so kam es, dass trotz der anfänglichen Missverständnisse und Probleme ein “alter Hut” wie Aufräumen eine tolle, gemeinsame Angelegenheit geworden ist. Wir werden den Aufräumtag mit Sicherheit wiederholen. Dann reden wir aber vorher miteinander.
Die Autorin Susanne Winkler wurde 1967 am Niederrhein geboren und lebt heute mit ihrer Familie und zwei Katzen im Rhein-Sieg-Kreis. Nach ihrem Abitur machte sie eine Ausbildung zur Bürogehilfin bei einem großen Düsseldorfer Unternehmen und arbeitet seitdem im Office- und Assistenzbereich. Sie hat schon in der Schule gerne geschrieben und hat über ihre berufliche Netzwerkarbeit bereits Artikel veröffentlicht.
