Die Digitalisierung macht auch vor der Protokollführung nicht halt. Mittlerweile gibt es am Markt zahlreiche Programme zur Meetingorganisation, wie zum Beispiel Minute, Meetin.gs, AgreeDo oder MeetingBooster. Mit deren Unterstützung lassen sich Protokolle erstellen und verwalten.
Der genaue Funktionsumfang unterscheidet sich von Software zu Software. Professionellen Programmen sparen nicht nur bei der Planung von Besprechungen viel Zeit, sondern erleichtern auch die Protokollverwaltung deutlich. Die Anschaffung lohnt sich vor allem für größere Unternehmen, in denen es eine Vielzahl an Besprechungen zu organisieren gibt. In jedem Fall sollte die Meetingsoftware zuvor auf Herz und Nieren getestet werden, bevor man sich endgütlig für ein Tool entscheidet.
Integration in und Interaktion mit bestehenden Systemen
Um eine echt Arbeitserleichterung sowohl in der Planung als auch in der Nachbereitung zu erreichen, muss sich die Meetingsoftware in das bestehende System des Unternehmens integrieren. Es sollte also möglich sein, die Kontakte und die Terminverwaltung aus Outlook zu nutzen, wenn man damit arbeitet.
Wenn man dann eine Besprechung mit der Meetingsoftware plant, werden alle Informationen wie Zeit und Ort der Besprechung automatisch in die Protokollvorlage zur Mitschrift übertragen. Nach der Besprechung können die To-dos automatisch in die Aufgabenlisten der Verantwortlichen exportiert werden.
Digitale Lösungen sorgen für Effizienzgewinne, ersetzen den Menschen aber nicht
Das Protokollieren selbst erfolgt bei diesen Softwarelösungen direkt während der Besprechung am Laptop. Nur die Fähigkeit, schnell das Wesentliche aus dem Gesagten herauszufiltern und es ebenso schnell einzutippen, kann – noch nicht – an den elektronischen Helfer delegiert werden.
Weitere Informationen zur digitalen Protokollführung, hilfreiche Vorlagen sowie wertvolle Praxistipps rund ums Protokollieren findet Ihr im aktuellen Berufsratgeber: „Protokolle schreiben: Professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht“ (2. Auflage, Linde Verlag)
Herzliche Grüße aus Berlin und eine schöne Sommerzeit
Eure Tanja
Tanja Bögner ist diplomierte fremdsprachliche Management-Assistentin, Vorstandsassistentin, Trainerin für Themen rund ums Office-Management, Personal & Business Coach, Fachbuchautorin und seit über 30 Jahren im internationalen Assistenzbereich bei namhaften Wirtschaftsunternehmen tätig. Sie ist Herausgeberin des sekretaria-Magazins und gibt auf sekretaria.de Praxistipps aus ihrem Büro-Alltag. Weitere Infos unter: tanjaboegner.de
