Gerade im Zeitalter von Social Media & Co. müssen immer mehr Informationen in kürzester Zeit im Sekretariat verarbeitet werden. 20 Prozent der Arbeit bringen 80 Prozent der Ergebnisse, das heißt, die wichtigsten Aufgaben müssen herausgefiltert werden. Es geht nicht darum, seine Aufgaben effizient zu erledigen, sondern effektiv zu arbeiten und die richtigen Dinge zu tun. Das heißt, am Ende des Tages ist es nicht wichtig, wie viel man geschafft hat, sondern, wie relevant das Ergebnis ist: Qualität vor Quantität.
Ein bekanntes Zeiteinteilungsmodell ist das PARETO-Prinzip (benannt nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto): Hier wird auch häufig von der 80:20-Regel gesprochen, 20 Prozent der Aufgaben sind also wichtig, dass man mit ihrer Erledigung 80 Prozent des möglichen Erfolges erzielt. Eine kleine Anzahl von Dingen ist also viel wichtiger als der Rest.
Hier ein paar anschauliche Beispiele:
- 20 Prozent der Kunden sind für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich.
- Der Leser zieht 80 Prozent seiner Erkenntnisse aus 20 Prozent der Informationen.
- 80 Prozent unserer Zeit vergeuden wir mit Dingen, die uns unseren Zielen nur zu 20 Prozent näherbringen.
- Bei Besprechungen kommt es meistens in 20 Prozent der Zeit zu 80 Prozent der Beschlüsse.
- 80 Prozent der Zeit trägt man nur eine Auswahl von 20 Prozent der Sachen im Kleiderschrank.
(Quelle: Traumberuf Sekretärin – Was Sie heute wissen müssen, um erfolgreich zu sein)
Auch das Arbeiten im digitalen Umfeld von heute bedeutet besonders für die Konstellation Assistenz/Vorgesetzter eine Vielzahl schnell eintreffender und stets auf Knopfdruck verfügbarer Informationen mit der richtigen Zielsetzung zum richtigen Termin zu verarbeiten.
Für den produktiven Umgang benötigt ihr dafür abgestimmte Arbeitsabläufe, einen effizienten Arbeitsstil, eine gute persönliche Zeitplanung sowie Selbstorganisation.
Ich wünsche euch eine erfolgreiche Arbeitswoche!
Eure Tanja
