Hallo liebe Kolleginnen,
als Sekretärin bin ich ständig um mehr Effizienz und Produktivität bemüht. Schließlich weiß ich nie, wann welche Aufgabe auf meinem Schreibtisch landet und wie viel Zeit ich dann jeweils dafür brauchen werde. Also versuche ich, mit allem möglichst schnell fertig zu werden, um für Überraschungen gewappnet zu sein. Allerdings stelle ich immer wieder fest: Allein ist effizientes Arbeiten eigentlich gar nicht möglich, Effizienz ist Teamwork!
Natürlich kann ich meinen eigenen Arbeitsplatz optimieren. Aber im Sekretariat habe ich eine Schnittstellenfunktion. Auf meinem Schreibtisch landen Unterlagen von allen Kollegen, von hier aus gebe ich Informationen, Briefe, Anfragen etc. weiter. Ich habe Kontakt zu zahllosen anderen Mitarbeitern im Unternehmen, die mit den Ergebnissen meiner Arbeit weiterarbeiten müssen. Und die natürlich auch ihrerseits untereinander vernetzt sind. Wenn jeder irgendwie vor sich hin arbeitet, verpufft viel Energie.
Schon vor einiger Zeit haben eine Kollegin und ich daher begonnen, mit Kollegen nach Möglichkeiten zu suchen, um gemeinsam mehr zu erreichen. Anfangs stießen wir auf Widerstand – die Sitzungen raubten ja wieder Zeit, die im Grunde keiner von uns hatte. Aber die Erfolge überzeugten auch die Skeptiker: Mit koordinierten Abläufen sind wir im Team einfach besser. Mit der Zeit lernten wir alle mehr über die Aufgaben und Vorgehensweisen der anderen Teammitglieder. Das gegenseitige Verständnis wuchs, wir konnten Abläufe deutlich verschlanken und die Zusammenarbeit wurde immer besser. Die Zeitersparnis zieht sich durch alle Abteilungen, jeder einzelne profitiert.
Wenn Sie Ihre Effizienz steigern wollen, lautet mein Tipp: Sprechen Sie mit den Menschen in Ihrem Umfeld. Gehen Sie gemeinsam auf die Suche nach Optimierungsmöglichkeiten. Probieren Sie Dinge aus, behalten Sie das bei, was funktioniert, und verwerfen Sie das, was sich als Fehlschlag herausstellt. Es ist erstaunlich, wie viel man gemeinsam möglich machen kann. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei.
Lesen Sie Roswithas Kolumne im sekretaria-Magazin:
Die Themen der April-Ausgabe:
- Schlagwort Effizienz – nicht mehr, sondern cleverer arbeiten
- Die zehn besten Effizienztipps unserer Office-Expertinnen
- Outlook 2016 – Selbstorganisation mit dem Aufgabenbereich
- Gesünder, praktischer und schöner – Trends und Neuheiten auf der Paperworld 2018
- Travelmanagement – Türkei: Sind Geschäftsreisen noch sicher?
- Stressfalle Arbeitsverdichtung – mit Positiver Psychologie gegen übermäßigen Arbeitsdruck
- Business-English: Using a Company’s Laptop / Work-Life Balance
